沟通纪要记录规范

沟通纪要记录规范一、常见应用情境本规范适用于各类需要记录沟通核心信息的场景，包括但不限于：常规会议沟通：部门例会、项目推进会、周/月度总结会等内部工作协调会议；跨部门协作沟通：涉及多部门配合的需求对接、资源协调、问题解决会议；客户/供应商对接沟通：需求沟通、方案确认、进度反馈、问题处理等外部协作会议；项目进度同步沟通：阶段性成果汇报、风险预警、计划调整等专项沟通；突发问题处理沟通：故障响应、紧急协调、临时决策等应急沟通场景。二、标准操作流程（一）会前准备：明确记录基础沟通目的确认提前与沟通发起人明确本次沟通的核心目标（如“确定项目Q3执行计划”“解决客户A的投诉问题”），保证记录内容聚焦关键议题。基础信息收集获取沟通的基本要素：时间（具体到分钟，如“2024年X月X日14:00-15:30”）、地点（会议室/线上会议/电话沟通）、参会人员（姓名+部门/角色，如“-产品部经理”“-技术部开发”）、记录人（指定专人负责，避免临时遗漏）。资料与工具准备提前获取沟通相关材料（如会议议程、项目背景文档、客户需求清单），准备记录工具（电子文档/专用纪要模板、录音设备【需提前告知参会人】），保证记录过程流畅。（二）会中记录：抓取核心信息开场关键信息确认沟通开始时，简要记录开场白（如“本次会议旨在讨论项目延期问题，由主持”），并核对参会人员是否与预期一致，如有变动注明原因（如“赵六-市场部因临时工作请假，由*孙七代为参会”）。议题与讨论内容记录按“议题-讨论要点-各方观点”结构记录：每个议题单独列出，记录讨论中的关键信息（如数据、事实、不同意见），避免逐字记录，提炼核心观点。示例：议题“项目延期原因分析”——讨论要点：技术部提出“模块开发耗时超预期3天”（依据：开发日志显示原计划5天，实际8天）；市场部反馈“客户临时增加2个需求变更”（依据：客户邮件确认）。区分“事实陈述”与“主观观点”：对客观事实（如“数据”“已完成动作”）直接记录，对个人观点（如“我认为应优先处理A需求”）标注发言人（如“*建议：优先处理A需求”）。决议与待办事项记录决议事项：明确记录沟通达成的共识，需包含“决策内容+决策依据+生效时间”。示例：决议“同意将项目交付日期顺延至X月X日”（依据：双方确认延期原因合理，客户已同意调整计划，生效时间：会议结束即刻）。待办事项：按“任务描述-负责人-截止时间-交付标准”四要素记录，保证可执行、可追溯。示例：待办“技术部于X月X日前完成模块开发优化，提交测试（负责人：*；截止时间：2024年X月X日18:00；交付标准：通过功能测试，无bug）”。标记待确认信息对沟通中未达成一致或需进一步核实的内容（如“客户是否接受方案B”“预算数据需财务部复核”），单独标注“【待确认】”，会后及时跟进。（三）会后整理：规范与分发信息核对与补充会议结束后2小时内，根据记录快速核对关键信息（如决议内容、待办负责人、截止时间），如有疑问及时联系参会人确认（如“*，待办任务中‘交付标准’是否需补充具体指标？”）。格式规范与排版按统一模板整理纪要，保证结构清晰：标题包含“沟通主题+日期+参会人核心信息”（如“项目Q3计划沟通纪要-20240520-*等5人”），分“基本信息-讨论议题-决议事项-待办事项-其他说明”模块，重点内容（如负责人、截止时间）可加粗突出。审核与分发纪要整理完成后，提交给沟通发起人（如*）审核，保证信息准确无误；审核通过后，在24小时内分发给所有参会人及相关方（如项目组、协作部门抄送*赵六），并同步归档至共享文件夹（如“公司-项目组-沟通纪要-2024年”），方便后续查阅。三、沟通纪要模板示例沟通纪要沟通主题：项目V2.0需求评审会沟通时间：2024年X月X日10:00-11:30沟通地点：3号会议室参会人员：（产品部经理）、（技术部负责人）、（设计组组长）、赵六（市场部代表）记录人：*孙七一、基本信息主持人：*会议目标：评审项目V2.0需求文档，确认开发优先级及资源投入二、讨论议题及内容序号议题讨论要点各方观点1需求优先级排序核心功能“用户登录”“数据可视化”与新增需求“社交分享”的优先级：核心功能优先，因客户需求文档明确要求；：社交分享设计周期短，可并行开发2技术实现可行性“数据可视化”模块是否采用第三方工具（节省时间）或自研（可控性高）*：第三方工具可缩短3天开发周期，但需评估数据安全风险；建议先做技术验证三、决议事项需求优先级：按“用户登录→数据可视化→社交分享”顺序开发，核心功能（前两项）于X月X日前上线；技术方案：由技术部于X月X日前完成第三方工具的技术验证报告，再决定是否采用。四、待办事项任务描述负责人截止时间交付标准备注整理需求优先级排序表*2024-05-25包含功能名称、优先级、上线时间同步技术部完成第三方工具技术验证报告*2024-05-28包含可行性分析、风险清单抄送*输出“社交分享”功能设计初稿*2024-05-30符合UI规范，包含交互流程图待技术方案确认后启动五、其他说明【待确认】市场部需于X月X日前提供“社交分享”功能的目标用户画像，用于设计参考；下次会议时间：2024年X月X日14:00，地点：线上会议（待通知）。四、关键注意事项（一）内容准确性：保证信息真实可追溯纪要中的数据、决议、待办事项需与沟通内容一致，避免主观臆断；如涉及数字、时间、责任人等关键信息，必须二次核对，保证无误。对不确定的信息（如“客户大概下周会反馈意见”），需标注“待客户确认”，避免模糊表述导致后续误解。（二）及时性：高效整理与分发会后2小时内完成初稿整理，24小时内完成审核、分发及归档，避免信息滞后影响工作推进。紧急沟通（如故障处理）需在结束后1小时内发出纪要，保证相关方第一时间明确行动要求。（三）保密性：严控敏感信息范围纪要中仅包含与工作相关的必要信息，不记录与议题无关的私人对话或敏感内容（如人员评价、未公开的战略规划）；涉及保密信息（如客户隐私、未公开数据）的纪要，需限定分发范围（仅发送相关责任人），并在文件名中标注“保密”字样。（四）可执行性：聚焦行动与结果待办事项必须明确“负责人”和“截止时间”，避免使用“相关部门尽快处理”等模糊表述；决议事项需具体、可落地，避免“加强沟通”“提