企业合同管理与风险控制流程

一、适用范围与背景需求企业合同管理是保障业务合规运营、防范法律风险的核心环节。在跨部门合作频繁、合同标的多样（如采购、销售、服务、租赁等）的企业场景中，规范的合同管理流程可有效避免条款歧义、履约争议及经济损失。本流程适用于各类规模企业，尤其适合合同数量多、金额大或合作方类型复杂（如供应商、客户、合作伙伴等）的企业，旨在通过标准化操作实现合同全生命周期可控、风险可防、责任可溯。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草阶段需求发起与资料准备业务部门（如采购部、销售部）根据合作需求，明确合同核心要素（合作方、标的、数量、价款、履行期限等），并收集合作方资质材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证合作方主体合法有效。起草人依据企业《标准合同模板库》选择对应模板（如采购合同、服务合同），或根据实际情况定制合同文本，填写合同基本信息（合同编号、签订日期、合同名称等）。条款拟定与内部初审按法律法规及企业规定，拟定合同核心条款：标的物/服务描述（需明确规格、型号、质量标准、交付地点等）；价款及支付方式（金额、币种、支付节点、账户信息、税率等）；履行期限、方式（起止时间、验收标准、运输责任等）；违约责任（违约情形、违约金比例或赔偿范围、争议解决方式等）；保密条款、知识产权归属、不可抗力等特殊约定。起草人完成初稿后，提交部门负责人进行业务性初审，重点审核内容是否符合业务需求、价款是否合理、履行是否可行。（二）合同评审阶段多部门联合评审初审通过后，按合同金额及风险等级启动评审：常规合同（金额≤10万元）：由法务部门审核法律条款，财务部门审核财务条款（支付方式、税务处理、发票要求等）；重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务）：需增加分管领导、总经理评审，必要时邀请外部法律顾问参与，重点审核合同对企业战略、财务状况及品牌声誉的影响。各评审部门需在2个工作日内反馈书面意见，起草人汇总意见修改合同，直至所有评审方确认无异议。合作方确认评审通过后，由业务部门与合作方沟通合同最终稿，确认双方权利义务一致，并获取合作方授权代表签字（需核对授权委托书，保证签字人权限有效）。（三）合同签订阶段用印与签署管理合同文本需为最终版本，且经双方签字确认。企业内部用印前，由法务部门复核文本与评审版本一致性，保证无篡改。按企业《用印管理制度》履行审批流程：常规合同由部门负责人及分管领导审批；重大合同需总经理审批。审批通过后，加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）。文本分发与备案签订完成后，合同原件至少一式两份（合作方一份，企业留存一份），由行政部统一登记、编号后分发至业务、财务、法务部门，并同步至企业合同管理系统进行电子档案备份。（四）合同履行阶段履行跟踪与监控业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行跟踪表》，实时记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点等），定期向法务部门及分管领导汇报（重大合同每周汇报，常规合同每月汇报）。发觉对方可能违约（如延迟交付、质量不达标）或己方可能无法按时履行时，业务部门需在1个工作日内上报，法务部门牵头制定应对方案（如催告函、协商变更、解除合同等）。验收与结算合同标的交付后，业务部门联合质检、技术等部门按合同约定验收，出具书面《验收报告》。财务部门根据验收报告及合同条款，办理付款手续，保证支付凭证齐全（发票、验收单、结算单等），并同步更新合同台账。（五）合同归档与终止阶段归档管理合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同原件、附件（补充协议、验收报告、沟通函等）、履行记录等资料，提交档案管理部门归档。归档时需标注合同编号、归档日期、保管期限（一般为合同终止后10年），并建立电子索引，保证后续可快速查询。终止与复盘合同正常履行完毕后，业务部门出具《合同终止说明》；若因违约或不可抗力终止，法务部门需明确责任划分及后续处理（如赔偿、解除协议等）。每年末，法务部组织各部门复盘全年合同管理情况，分析高频风险点（如条款歧义、履约延迟等），优化合同模板及管理流程。三、合同管理核心工具模板（一）合同评审表合同编号合同名称签订日期合作方名称起草部门起草人联系方式合同金额（万元）评审环节评审部门评审人评审意见业务初审业务部门负责人*某某（内容是否符合业务需求、价款合理性等）法律评审法务部门*某某（条款合法性、风险点、争议解决方式等）财务评审财务部门*某某（支付方式、税务处理、资金风险等）重大风险评审分管领导/总经理*某某（整体风险、审批意见、决策建议等）评审结论□通过□修改后通过□不通过备注（二）合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段当前日期业务责任人联系方式计划完成时间实际完成时间履行节点节点内容完成情况责任人第一阶段（如：预付款支付）□已完成□进行中□延迟*某某第二阶段（如：货物交付）□已完成□进行中□延迟*某某第三阶段（如：验收合格）□已完成□进行中□延迟*某某风险预警□无风险□低风险□中风险□高风险风险描述：处理措施（三）合同归档清单归档编号合同编号合同名称归档日期保管期限业务部门经办人归档人档案柜号备注附件清单1.合同原件2.验收报告3.沟通函4.付款凭证四、关键风险控制要点主体资格审查：签订前务必核查合作方营业执照、授权委托书、资质证书等，保证合作方具备履约能力，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约。条款严谨性：避免使用“尽量”“尽快”等模糊表述，违约责任需具体化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），争议解决方式优先约定企业所在地法院诉讼。评审流程完整性：严禁跳过评审环节直接签订合同，重大合同需留存书面评审记录，保证决策可追溯。履行动态监控：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对延迟、质量问题