销售合同签订标准化操作指南

销售合同签订标准化操作指南前言销售合同是企业与客户之间明确权利义务、保障交易安全的核心法律文件，规范的签订流程可有效降低法律风险、提升合作效率。本指南旨在统一销售合同签订标准，保证合同条款严谨、权责清晰，为企业销售业务提供全流程操作指引。一、适用范围与应用场景本指南适用于企业所有销售类合同的签订管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等业务场景。具体包括但不限于：新客户首次合作合同签订；老客户续签、订单增量或合同条款变更；跨区域、跨部门协作的销售项目合同签订；涉及特殊条款（如定制化交付、分期付款、质量保证金等）的复杂合同签订。无论销售规模大小、合作周期长短，均需严格按照本流程执行，保证合同签订的规范性与合规性。二、标准化操作流程与步骤详解（一）合同准备阶段：明确交易要素，收集基础信息操作目标：保证合同签订前已明确核心交易细节，避免信息遗漏或歧义。客户信息核实销售人员通过“企业信用信息公示系统”“天眼查”等官方渠道核实客户主体资格（企业名称、统一社会信用代码、法定代表人等），保证客户为合法存续的实体；收集客户联系方式（联系人*、电话、地址）、开户银行及账号等基本信息，核对信息与营业执照、公章等证明文件一致性；对于新客户，需要求提供加盖公章的《营业执照副本》复印件、《法定代表人身份证明书》及《授权委托书》（如非法定代表人签署）。交易要素确认与客户沟通并书面确认以下核心内容：标的物：产品名称、型号规格、数量、技术参数（或服务内容、范围、标准）；价格：含税/不含税单价、总价、折扣政策、计价货币；交付：交付时间、地点、运输方式、运费承担方；付款方式：支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）、账户信息、票据类型；售后服务：质保期限、服务响应时间、维修责任范围；违约责任：违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。内部审批启动销售人员填写《合同签订审批表》（见模板1），附客户资料、交易要素确认清单，提交部门负责人初审。（二）合同谈判与修订阶段：对齐条款，达成共识操作目标：通过协商明确双方权利义务，消除条款歧义，为合同起草奠定基础。谈判要点聚焦围绕“价格、交付、付款、违约”四大核心条款展开谈判，保证条款符合企业利益底线（如预付款比例不低于30%，质保金不低于5%）；对客户提出的特殊需求（如定制化条款、延长账期），需同步评估内部产能、成本及风险，必要时法务、财务部门提前介入支持。谈判记录留存谈判过程中对关键条款的变更（如价格调整、交付时间顺延）需形成书面《会议纪要》或《谈判备忘录》，由双方签字/盖章确认，作为合同附件；对于口头达成一致的条款，需在24小时内转化为文字，由客户联系人*书面确认。内部修订反馈销售人员根据谈判结果，在标准合同模板基础上修订条款，标注修订内容及依据，反馈至法务部门审核；法务部门重点审核条款合法性、权责对等性（如违约责任是否双向、知识产权归属是否明确），提出修订意见并反馈销售人员。（三）合同起草与审核阶段：规范文本，规避风险操作目标：保证合同内容完整、表述准确、符合法律法规及企业制度要求。合同文本起草使用企业统一制定的《销售合同标准模板》（见模板2），不得擅自使用客户提供的模板或简化核心条款；填写完整合同信息：合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024销001”）、签约主体、标的物详情、交易金额、签署日期等，保证空白处无遗漏；附件需齐全：如技术协议、质量标准、产品说明书、谈判备忘录等，在合同中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。多部门联合审核销售部门：审核交易要素与谈判结果一致性，保证客户信息、价格、交付等条款准确无误；法务部门：审核条款合法性、合规性，重点检查违约责任、争议解决、知识产权、保密条款等是否存在法律风险；财务部门：审核付款方式、税务处理、发票信息是否符合财务制度，评估客户信用风险（如是否需追加担保）；运营/生产部门：审核交付时间、技术参数、售后服务等内容是否符合企业实际履约能力。审核意见处理各部门审核需在1-2个工作日内完成，填写《合同审核意见表》（见模板3），明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体理由；销售人员根据审核意见修订合同，若存在争议条款，组织相关部门与客户再次沟通，直至达成一致。（四）合同签署与用印阶段：规范生效，留存凭证操作目标：保证合同签署流程合法，签署文件完整，具备法律效力。签署主体确认由企业法定代表人或其授权代理人签署，授权代理人需持有《授权委托书》（明确授权范围、期限），并在合同中注明“授权代理人：X，身份证号：X”；客户方需加盖公章或合同专用章（优先公章），若为分支机构签署，需提供总公司授权文件；禁止仅以签字或电子章（未提前备案）代替实体公章签署。签署流程规范合同一式两份（或按客户要求增加份数），正本为红色文本，副本为蓝色文本，文本内容完全一致；双方同时签署的，现场核对签字/盖章清晰度，保证无模糊、涂改；若为异地签署，可采用“先签后寄”方式，寄出前需拍照留存签署页，快递使用可追踪方式并保留寄送凭证。用印登记与备案销售人员持签署完毕的合同、《合同签订审批表》《审核意见表》至行政部用印，填写《用印登记表》，注明合同编号、份数、用印人等信息；合同签署后1个工作日内，将正本归档至档案室，副本由销售部门、财务部门各留存1份，同步更新《合同台账》（见模板4）。（五）合同归档与履约跟踪阶段：全程留痕，动态管理操作目标：保证合同文件完整可查，履约过程受控，及时处理异常情况。归档资料清单每份合同归档资料需包括：合同正本、客户资质文件（营业执照复印件等）、《合同签订审批表》《审核意见表》、谈判备忘录、附件文件（技术协议等）、签署页快递凭证；资料按“合同编号”分类存放，档案盒标注“合同编号-客户名称-签订日期”，电子版同步存储至企业合同管理系统。履约过程跟踪销售人员作为履约第一责任人，按合同约定跟踪交付进度、付款节点，填写《履约跟踪表》（见模板5），记录关键时间点（如发货时间、客户签收时间、质保到期日）；若客户违约（如逾期付款、拒收货物），需在24小时内启动内部预警，同步法务部门准备催告函或法律维权材料。合同变更与终止履约过程中需变更条款的，参照“谈判-起草-审核-签署”流程签订《补充协议》，注明“补充协议与本合同具有同等效力”；合同到期前30天，销售部门评估续签意向，若需终止，提前15天书面通知客户，完成尾款结算、资料交接等收尾工作。三、常用工具模板清单模板1：合同签订审批表合同编号客户名称签约主体交易金额（元）合同主要内容提交部门销售部提交人*提交日期部门负责人意见签字：日期：法务部门审核意见签字：日期：财务部门审核意见签字：日期：分管领导审批意见签字：日期：模板2：销售合同标准模板（节选核心条款）合同编号：________________甲方（采购方）：________________，统一社会信用代码：________________，法定代表人：________________，地址：________________乙方（销售方）：________________，统一社会信用代码：________________，法定代表人：________________，地址：________________第一条标的物名称、型号、数量、单价产品名称型号规格单位数量单价（元）总价（元）合计金额（大写）：________________，（小写）：________________第二条交付交付时间：______年_月_日前；交付地点：________________；运输方式及费用承担：________________。第三条付款方式预付款：合同签订后______日内，甲方支付乙方总金额的______%；到货款：货物送达甲方指定地点并验收合格后______日内，支付______%；质保金：验收合格满______个月后，支付剩余______%（无息）。第四条违约责任逾期交货：每逾期1日，按合同总额的______%向甲方支付违约金；逾期付款：每逾期1日，按应付未付金额的______%向乙方支付违约金；质量问题：乙方应在______小时内响应，______日内更换或修复，否则甲方有权解除合同。第五条争议解决因本合同引起的争议，双方协商解决；协商不成的，提交乙方所在地人民法院诉讼解决。甲方（盖章）：________________乙方（盖章）：________________法定代表人/授权代理人（签字）：________________法定代表人/授权代理人（签字）：________________签署日期：______年_月_日签署日期：______年_月_日模板3：合同审核意见表合同编号审核部门审核人审核日期审核意见审核内容□合同主体资格□交易条款完整性□合法性□财务风险□履约可行性具体修改建议审核结论□同意□修改后同意□不同意（需说明理由）模板4：合同台账合同编号客户名称签订日期合同金额（元）履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）负责人备注模板5：履约跟踪表合同编号客户名称关键节点计划时间实际时间完成情况负责人预付款到账货物交付验收合格质保金支付四、风险提示与关键注意事项（一）法律风险防范主体资格风险：严禁与无民事行为能力或超越经营范围的客户签约，若客户为分公司，需核实总公司授权文件；条款歧义风险：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、日期、数量等需明确具体数字；证据留存风险：所有沟通记录（邮件、）需及时保存，涉及重要条款变更必须形成书面文件，由对方签字/盖章确认。（二）商务风险控制信用风险：对新客户或大额订单，需通过第三方征信机构进行信用调查，必要时要求提供担保；履约能力风险：定制化产品需明确技术参数验收标准，避免因客户需求变更导致交付延迟；价格波动风险：对于原材料价格波动较大的产品，合同中需约定