档案工作人员分工及岗位责任制

档案工作人员分工及岗位责任制一、档案管理负责人（一）全面统筹职责负责制定档案管理的整体战略规划和年度工作计划，根据单位的发展目标和业务需求，确定档案管理工作的重点和方向。例如，对于企业而言，要结合企业的市场拓展计划和新产品研发方向，规划相关业务档案的收集、整理和利用策略；对于政府部门，需依据政策法规的变化和重点工作安排，调整档案管理的侧重点。（二）制度建设与监督执行建立健全档案管理制度和工作流程，涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等各个环节。制定档案分类标准、编号规则、存储要求等详细规范，确保档案管理工作的标准化和规范化。监督制度的执行情况，定期检查档案管理工作是否符合制度要求，对违反制度的行为及时进行纠正和处理。（三）资源调配与团队管理合理调配档案管理所需的人力、物力和财力资源。根据工作任务和人员能力，进行科学的人员分工和岗位设置，确保各项工作任务落实到具体人员。负责档案管理团队的建设和培养，组织员工培训和业务学习，提高团队的整体素质和业务水平。激励员工的工作积极性和创造力，营造良好的工作氛围。（四）对外协作与沟通协调与上级主管部门、档案行政管理部门保持密切联系，及时了解档案管理的最新政策法规和行业动态，争取上级部门的支持和指导。加强与其他部门的沟通协调，建立良好的合作关系，确保档案的及时收集和有效利用。例如，在重大项目建设过程中，与项目部门密切配合，及时收集项目相关档案资料，为项目的顺利推进提供支持。（五）档案安全与风险管理制定档案安全管理制度，采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。定期组织档案安全检查，排查安全隐患，及时处理安全问题。制定档案应急预案，应对自然灾害、突发事件等可能对档案造成的损害，确保在紧急情况下能够迅速采取有效的应对措施，最大限度地减少档案损失。二、档案收集员（一）收集计划制定与执行根据档案管理的整体要求和各部门的业务特点，制定详细的档案收集计划。明确收集的范围、内容、时间节点和责任人，确保档案收集工作的有序进行。按照收集计划，定期到各部门收集档案资料，对于重要档案资料要及时跟踪收集，确保档案的完整性和及时性。（二）档案来源拓展与沟通积极拓展档案收集渠道，除了各部门主动移交的档案外，关注单位内部的各种活动和业务过程，及时发现有价值的档案线索。与各部门保持密切沟通，了解业务工作的进展情况和档案形成情况，主动指导和协助各部门做好档案的整理和归档工作。例如，在举办大型会议或活动时，提前与活动组织部门沟通，明确档案收集的要求和重点，确保活动相关档案的完整收集。（三）档案初步审核与整理对收集到的档案资料进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案资料，及时与相关部门和人员沟通，要求补充或修正。对审核通过的档案资料进行初步整理，按照档案分类标准进行分类、编号和装订，为后续的档案整理和存储工作奠定基础。（四）档案信息登记与录入建立档案收集台账，对收集到的档案资料进行详细登记，包括档案名称、来源、日期、数量等信息。将档案信息录入档案管理系统，实现档案信息的电子化管理，方便档案的查询和检索。定期对档案收集台账和档案管理系统中的信息进行核对和更新，确保信息的准确性和一致性。（五）特殊档案收集与处理对于特殊类型的档案，如声像档案、电子档案、实物档案等，要按照专门的收集要求和方法进行收集和处理。对于声像档案，要确保其图像清晰、声音完整，并标注相关的文字说明；对于电子档案，要进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性；对于实物档案，要进行妥善的保管和展示，防止损坏和丢失。三、档案整理员（一）档案分类与编号根据档案分类标准，对收集到的档案资料进行准确分类。按照档案的来源、内容、时间等特征进行科学分类，确保档案分类的合理性和系统性。为分类后的档案资料赋予唯一的编号，编号要遵循编号规则，具有系统性、层次性和可扩展性，便于档案的管理和查询。（二）档案装订与编目对纸质档案进行装订，采用合适的装订方式和材料，确保档案的牢固和整齐。装订过程中要注意保护档案的原始面貌，避免对档案造成损坏。对装订好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。档案目录要准确、详细，便于档案的检索和利用。（三）电子档案处理与存储对于电子档案，要进行格式转换、数据校验和元数据添加等处理，确保电子档案的质量和可利用性。将处理后的电子档案存储在专门的存储设备或服务器中，建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理和存储。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失和损坏。（四）档案上架与排列将整理好的档案按照编号顺序上架排列，排列要整齐、有序。对于不同类型和不同保管期限的档案，要进行分区存放，便于管理和查找。在档案架上设置明显的标识，标注档案的类别、编号范围等信息，方便档案管理人员和利用者快速找到所需档案。（五）档案整理质量检查对整理好的档案进行质量检查，检查档案分类是否准确、编号是否规范、装订是否牢固、编目是否完整等。对于不符合要求的档案，及时进行返工和修正，确保档案整理工作的质量。定期对档案整理工作进行总结和分析，不断改进整理方法和流程，提高档案整理工作的效率和质量。四、档案保管员（一）档案库房管理负责档案库房的日常管理工作，保持库房的整洁、卫生和通风良好。定期对库房进行清洁和消毒，防止档案受到灰尘、霉菌等污染。控制库房的温度和湿度，根据档案保管的要求，将库房温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间，确保档案处于适宜的保存环境。（二）档案存储与保管按照档案的分类和编号顺序，将档案妥善存储在档案架上。对于珍贵档案和重要档案，要采取特殊的保管措施，如使用专门的档案盒、档案袋进行包装，存放在保险柜或专用库房中。定期对档案进行检查和清点，检查档案的保存状况，如是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时发现问题并采取相应的处理措施。（三）档案安全防护做好档案的安全防护工作，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。定期检查安全设施设备的运行情况，确保其正常有效。制定档案安全管理制度，严格控制库房的进出人员，对进入库房的人员进行登记和管理，防止档案被盗、被损坏或被非法利用。（四）档案盘点与清查定期对档案进行全面盘点和清查，核对档案的数量、种类、保管期限等信息是否与档案管理系统中的记录一致。对于盘盈或盘亏的档案，要查明原因，及时进行处理和调整。在档案盘点和清查过程中，要做好记录，形成盘点报告，为档案管理工作提供参考依据。（五）档案库房环境监测与记录建立档案库房环境监测制度，定期对库房的温度、湿度、空气质量等环境指标进行监测和记录。根据监测结果，及时调整库房的环境控制设备，确保档案库房的环境符合档案保管的要求。对环境监测数据进行分析和总结，为档案保管工作提供科学依据，预防因环境因素对档案造成的损害。五、档案鉴定员（一）鉴定标准制定与更新根据国家有关档案鉴定的政策法规和标准，结合单位的实际情况，制定档案鉴定的具体标准和方法。明确档案的保管期限、鉴定原则和鉴定程序，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。定期对档案鉴定标准进行评估和更新，根据单位业务的发展和档案管理的需要，调整档案的保管期限和鉴定标准。（二）档案鉴定组织与实施组织档案鉴定小组，对到期档案和需要鉴定的档案进行全面鉴定。档案鉴定小组由档案管理部门、相关业务部门和专业人员组成，确保鉴定工作的客观性和公正性。按照档案鉴定标准和程序，对档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）档案价值评估与分析对档案的价值进行评估和分析，考虑档案的历史价值、文化价值、经济价值和社会价值等因素。对于具有重要价值的档案，要采取特殊的保管和利用措施，确保其得到妥善保护和充分利用。对于价值不大或已失去保存意义的档案，按照规定的程序进行销毁处理。（四）鉴定报告撰写与审核撰写档案鉴定报告，详细记录档案鉴定的过程、结果和处理意见。鉴定报告要包括鉴定的时间、范围、方法、鉴定结果等内容，并由鉴定小组负责人签字确认。将档案鉴定报告提交给单位领导和相关部门审核，经审核批准后，按照鉴定报告的处理意见进行档案的保管、销毁或继续保存等操作。（五）档案鉴定资料整理与归档对档案鉴定过程中形成的各种资料，如鉴定报告、鉴定记录、销毁清单等进行整理和归档。将这些资料作为档案管理的重要组成部分，妥善保管，以备日后查阅和参考。定期对档案鉴定资料进行清理和检查，确保其完整性和准确性。六、档案利用服务人员（一）利用需求受理与登记接待档案利用者，了解其档案利用需求，为其提供咨询服务。对利用者的需求进行详细登记，包括利用者姓名、单位、联系方式、利用目的、所需档案名称等信息。根据利用者的需求，初步判断其是否符合档案利用条件，对于不符合条件的利用者，要耐心解释相关规定。（二）档案检索与查询根据利用者的需求，在档案管理系统和档案库房中进行档案检索和查询。熟练掌握档案检索工具和方法，能够快速、准确地找到所需档案。对于无法直接找到的档案，要通过与其他部门和人员沟通、查阅相关资料等方式进行查找，尽力满足利用者的需求。（三）档案提供与利用指导将查询到的档案资料提供给利用者，并按照规定办理档案借阅或查阅手续。在利用者查阅档案过程中，提供必要的指导和帮助，确保利用者正确使用档案资料。对于重要档案和珍贵档案，要采取特殊的利用方式和保护措施，防止档案受到损坏。（四）档案利用效果跟踪与反馈对档案利用效果进行跟踪和反馈，了解利用者对档案利用服务的满意度和档案资料的利用价值。定期收集利用者的意见和建议，对档案利用服务工作进行总结和分析，不断改进服务质量和服务水平。将档案利用效果反馈给相关部门和人员，为单位的决策和业务工作提供参考依据。（五）档案利用统计与分析建立档案利用统计制度，对档案利用情况进行统计和分析。统计内容包括利用者数量、利用档案数量、利用目的、利用时间等信息。通过对统计数据的分析，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供决策支持。例如，根据利用统计结果，调整档案收集和整理工作的重点，优化档案服务方式和内容。七、档案信息化管理员（一）系统建设与维护负责档案管理系统的建设和维护工作，根据单位的档案管理需求和业务特点，选择合适的档案管理系统，并进行定制化开发和配置。确保档案管理系统的功能完善、性能稳定、安全可靠，满足档案管理工作的信息化需求。定期对档案管理系统进行维护和更新，及时处理系统故障和问题，保障系统的正常运行。（二）数据安全与保密制定档案信息化管理的数据安全和保密制度，采取有效的安全防护措施，确保档案数据的安全和保密。对档案管理系统进行安全设置，设置不同的用户权限和访问级别，防止非法用户访问和篡改档案数据。定期对档案数据进行备份，存储在安全可靠的地方，防止数据丢失和损坏。（三）电子档案管理与存储负责电子档案的接收、存储、管理和利用工作。制定电子档案管理制度和技术标准，规范电子档案的收集、整理、存储和利用流程。对电子档案进行格式转换、元数据添加和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理和存储，方便档案的查询和检索。（四）档案数字化处理与质量控制组织档案数字化处理工作，将纸质档案转化为电子档案。制定档案数字化处理方案，选择合适的数字化设备和技术，确