招标项目内控制度

PAGE招标项目内控制度一、总则（一）目的为了加强公司招标项目的内部控制，规范招标流程，提高招标工作的效率和质量，确保公司利益最大化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标项目，包括工程建设、物资采购、服务外包等各类招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在投标人应一视同仁，保证招标过程的公平公正，维护市场竞争秩序。3.公开透明原则：招标信息应全面、准确、及时地公开，接受公司内部和社会公众的监督。4.效益原则：在保证招标质量的前提下，合理控制招标成本，提高资金使用效益。二、招标组织与职责（一）招标决策机构公司设立招标决策委员会，负责对重大招标项目进行决策。招标决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议招标项目的总体方案和预算。2.审批招标文件和评标标准。3.确定中标候选人或中标人。4.对招标过程中的重大问题进行决策。（二）招标执行部门公司指定专门的部门作为招标执行部门，负责具体的招标工作组织实施。招标执行部门的职责包括：1.制定招标工作计划和流程。2.发布招标公告和招标文件。3.组织开标、评标、定标等活动。4.与中标人签订合同，并监督合同执行。5.整理和归档招标项目相关资料。（三）其他相关部门1.采购部门：负责提供物资采购需求，参与招标文件的编制和评标工作。2.工程管理部门：负责提供工程建设项目需求，参与工程招标的技术评审和合同管理。3.法务部门：负责对招标项目的合法性进行审查，提供法律咨询和支持。4.审计部门：负责对招标项目进行审计监督，检查招标程序的合规性和公正性。三、招标流程（一）招标计划制定1.根据公司业务需求和项目安排，由相关部门提出招标项目申请，填写《招标项目申请表》，详细说明招标项目的名称、内容、预算、时间要求等。2.招标执行部门对申请进行审核，结合公司资源和市场情况，制定招标工作计划，明确招标项目的实施步骤和时间节点。3.招标工作计划报招标决策委员会审批后实施。（二）招标公告发布1.招标执行部门根据招标项目的特点和要求，编制招标公告。招标公告应包括招标项目的基本信息、投标人资格要求、报名时间、地点、方式等内容。2.通过公司官网、行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布招标公告，确保招标信息的广泛传播。（三）投标人资格审查1.设立专门的资格审查小组，负责对潜在投标人的资格进行审查。资格审查小组由招标执行部门、采购部门、工程管理部门等相关人员组成。2.资格审查小组根据招标公告中规定的投标人资格要求，对潜在投标人提交的资格证明文件进行审核。审核内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.对于通过资格审查的潜在投标人，发放招标文件；对于未通过资格审查的潜在投标人，应及时通知并说明理由。（四）招标文件编制1.招标执行部门组织相关部门和专业人员编制招标文件。招标文件应包括招标项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件编制过程中，应充分征求采购部门、工程管理部门等相关部门的意见，确保招标文件的准确性和完整性。3.招标文件编制完成后，报招标决策委员会审批。审批通过后，方可发放给潜在投标人。（五）投标文件接收与开标1.按照招标文件规定的时间和地点，接收潜在投标人提交的投标文件。投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标人公章。2.在开标前，对投标文件进行检查和登记，确保投标文件的完整性和密封性。3.组织开标会议，开标会议由招标执行部门主持，邀请所有投标人代表、评标委员会成员等参加。开标会议应按照招标文件规定的程序进行，公布投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。（六）评标1.评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成。评标委员会成员应具备相应的专业知识和经验，且与投标人无利害关系。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审内容包括技术方案、商务报价、售后服务、企业信誉等方面。3.评标过程中，评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标过程、评标结果、推荐的中标候选人名单及理由等内容。（七）定标1.招标决策委员会根据评标报告，对中标候选人进行审议，确定中标人。2.招标执行部门向中标人发出中标通知书，并同时通知未中标人。中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、中标工期等内容。3.中标人应在规定的时间内与公司签订合同。合同签订前，招标执行部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合招标文件要求和公司利益。（八）合同签订与执行1.中标人签订合同后，招标执行部门应将合同副本分发给相关部门，作为合同执行和监督的依据。2.相关部门按照合同约定，履行各自的职责，确保合同的顺利执行。在合同执行过程中，如发现问题或需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行处理。3.招标执行部门负责对合同执行情况进行跟踪和监督，定期检查合同执行进度和质量，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。四、招标风险管理（一）风险识别1.建立招标风险识别机制，定期对招标项目进行风险评估。风险识别应涵盖招标流程的各个环节，包括招标计划制定、公告发布、资格审查、评标、定标等。2.分析可能存在的风险因素，如法律法规风险、市场竞争风险、投标人欺诈风险、评标不公风险等。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如专家打分法、层次分析法等。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于法律法规风险，加强对法律法规的学习和研究，确保招标活动合法合规；对于市场竞争风险，加强市场调研，合理制定招标策略；对于投标人欺诈风险，加强资格审查和背景调查，要求投标人提供担保或保证金等。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在风险。当风险发生时，应迅速启动应急预案，采取有效的措施进行处理，降低风险损失。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标项目进行审计监督，检查招标程序的合规性、公正性和有效性。审计内容包括招标文件编制、开标评标过程、合同签订等环节。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对招标过程中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告给相关部门。六、信息管理与档案管理（一）信息管理1.建立招标项目信息管理系统，对招标项目的相关信息进行集中管理。信息管理系统应包括招标项目基本信息、投标人信息、评标结果、合同执行情况等内容。2.及时更新和维护招标项目信息，确保信息的准确性和及时性。同时，加强对招标项目信息的安全管理，防止信息泄露。（二）档案管理1.招标执行部门负责对招标项目档案进行整理和归档。档案内容应包括招标项目申请表、招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等相关资料。2