瑞幸内控制度

PAGE瑞幸内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范瑞幸公司的各项业务活动，确保公司运营的合规性、有效性和效率性，保护公司资产安全，提高财务信息质量，促进公司战略目标的实现。（二）适用范围本制度适用于瑞幸公司总部及各分支机构、子公司，涵盖公司运营的各个环节，包括但不限于采购、生产、销售、财务管理、人力资源管理等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司内部规章制度，确保各项业务活动合法合规。2.全面性原则：内控制度覆盖公司所有业务和管理流程，不留死角，实现全过程、全方位的风险防控。3.制衡性原则：在机构设置、岗位职责、业务流程等方面相互制约、相互监督，避免权力过度集中，防范舞弊和错误。4.适应性原则：根据公司内外部环境变化及时调整和完善内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证内控制度有效执行的前提下，合理权衡控制成本与控制效益，以最小的控制成本获取最大的经济效益。二、组织架构与职责分工（一）组织架构瑞幸公司建立了完善的组织架构，包括董事会、管理层、各职能部门和业务单元。董事会负责制定公司战略、监督管理层执行情况；管理层负责组织实施公司战略和日常运营管理；各职能部门和业务单元按照职责分工，负责具体业务的开展和管理。（二）职责分工1.董事会职责审批公司内控制度、重大决策和财务预算等。监督管理层履行职责，对公司运营情况进行定期检查和评估。负责提名、任免高级管理人员，对其薪酬、考核等事项进行决策。2.管理层职责组织实施董事会决议，负责公司日常运营管理工作。制定和完善公司内控制度，并确保有效执行。定期向董事会报告公司运营情况、内控制度执行情况以及存在的问题和改进措施。3.各职能部门职责采购部门：负责供应商管理、采购计划制定、采购合同签订与执行等工作，确保采购物资的质量、价格合理，采购过程合规。生产部门：负责产品生产计划安排、生产过程控制、质量检验等工作，保证产品按时、按质、按量生产出来。销售部门：负责市场开拓、销售渠道管理、客户关系维护、销售合同签订与执行等工作，完成销售目标，提高市场占有率。财务管理部门：负责财务核算、资金管理、财务报表编制与分析、税务筹划等工作，确保公司财务信息真实、准确、完整，资金安全，合理控制财务风险。人力资源管理部门：负责人事招聘、培训、绩效考核、薪酬福利管理等工作，为公司发展提供人力资源支持。法务合规部门：负责审查公司各项业务活动的合法性，处理法律事务，防范法律风险，确保公司运营符合法律法规要求。4.业务单元职责各业务单元在公司整体战略框架下，负责具体业务的运营和管理，按照公司内控制度要求，开展各项业务活动，及时反馈业务过程中出现的问题，并提出改进建议。三、采购与付款控制（一）采购计划1.采购部门应根据公司销售计划、库存情况以及生产需求，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等内容。2.在制定采购计划过程中，采购部门应与销售部门、生产部门、库存管理部门等相关部门进行充分沟通和协调，确保采购计划的合理性和准确性。（二）供应商管理1.建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。2.定期对供应商进行实地考察和评估，根据评估结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。（三）采购过程控制1.采购业务应严格按照采购计划和采购合同执行，采购人员不得擅自变更采购内容和采购价格。2.对于重大采购项目，应实行集体决策或招标采购制度，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购人员应及时跟踪采购物资的到货情况，如发现问题应及时与供应商沟通解决，并向相关部门报告。（四）验收与付款1.采购物资到货后，由库存管理部门或质量检验部门按照采购合同要求进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时通知采购部门与供应商协商处理。2.财务部门根据验收单、采购合同等相关凭证，审核无误后办理付款手续。付款方式应符合公司资金管理规定，确保资金安全。3.建立采购与付款的对账制度，定期核对采购业务的相关账目，确保账账相符、账实相符。四、生产与仓储控制（一）生产计划1.生产部门根据销售订单和库存情况，制定生产计划。生产计划应明确产品品种、数量、生产时间、生产进度安排等内容。2.在制定生产计划过程中，生产部门应与销售部门、采购部门、库存管理部门等相关部门进行沟通协调，确保生产计划的合理性和可行性。（二）生产过程控制1.按照生产计划组织生产，合理安排生产人员和设备，确保生产过程的顺利进行。2.加强生产过程中的质量控制，建立质量检验制度，对原材料、半成品和成品进行检验，确保产品质量符合标准要求。3.做好生产过程中的成本控制，严格控制原材料消耗、人工成本和制造费用等，提高生产效率，降低生产成本。（三）仓储管理1.建立库存管理制度，对库存物资进行分类管理，明确库存物资的存储条件、保管期限等要求。2.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，进行相应的账务处理。3.加强库存物资的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保库存物资的安全完整。五、销售与收款控制（一）销售政策1.制定明确的销售政策，包括销售价格、销售折扣、销售返利、信用政策等内容。销售政策应符合公司战略目标和市场情况，具有合理性和竞争力。2.定期对销售政策进行评估和调整，根据市场变化和公司经营情况，及时优化销售政策，提高销售业绩。（二）销售合同管理1.销售部门在签订销售合同前，应与客户进行充分沟通，了解客户需求和信用状况，确保合同条款明确、合理、合法。2.销售合同签订后，应及时将合同副本送交相关部门，如财务部门、法务合规部门等，以便各部门按照职责分工进行后续管理。3.加强销售合同的执行跟踪，及时了解合同履行情况，如发现问题应及时与客户协商解决，并向相关部门报告。（三）收款管理1.财务部门应建立应收账款管理制度，对客户的信用状况进行评估，确定合理的信用额度和信用期限。2.销售部门应及时催收应收账款，定期与客户核对账目，确保应收账款的及时回收。对于逾期未收回的应收账款，应采取有效措施进行催收，如发函催收、上门催收、法律诉讼等。3.加强收款过程的监控，确保收款资金的安全和及时入账。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时发现潜在的坏账风险，并采取相应的防范措施。六、财务管理控制（一）财务核算1.按照国家统一的会计准则和公司财务制度，规范财务核算流程，确保财务信息真实、准确、完整。2.财务部门应设置合理的会计岗位，明确各岗位的职责分工，实行不相容职务分离制度，防止财务舞弊。3.定期对财务报表进行编制和分析，为公司管理层提供决策支持。财务报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等主要报表以及相关附注。（二）资金管理1.建立资金管理制度，合理安排资金收支，确保公司资金链的稳定。2.加强资金预算管理，定期编制资金预算，严格按照资金预算控制资金支出。3.做好资金的筹集和运用工作，根据公司发展需要，合理选择融资渠道和融资方式，降低融资成本，提高资金使用效率。4.加强资金安全管理，建立资金审批制度，严格控制资金支付风险。对大额资金支付应实行集体决策或联签制度，并进行严格的审核把关。（三）财务风险管理1.识别、评估公司面临的财务风险，包括市场风险、信用风险、流动性风险、汇率风险等。2.针对不同的财务风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险承受等。3.定期对财务风险进行监控和评估，及时调整风险应对策略，确保公司财务风险处于可控范围内。七、人力资源管理控制（一）招聘与培训1.建立科学合理的招聘制度，根据公司岗位需求，制定招聘计划，明确招聘流程和招聘标准。2.加强招聘过程的管理，严格按照招聘流程进行操作，确保招聘人员的素质和能力符合岗位要求。3.制定员工培训计划，根据员工岗位需求和职业发展规划，提供多样化的培训课程，提高员工业务水平和综合素质。4.定期对培训效果进行评估，根据评估结果调整培训计划，不断提高培训质量。（二）绩效考核1.建立完善的绩效考核制度，明确考核指标、考核标准和考核方法。绩效考核应涵盖员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.定期对员工进行绩效考核，并将考核结果与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩，充分发挥绩效考核的激励作用。3.加强绩效考核过程的管理，确保考核结果的公平、公正、公开。对于考核结果存在异议的员工，应提供申诉渠道，及时处理员工的申诉。（三）薪酬福利管理1.制定合理的薪酬福利制度，根据公司经营情况和市场水平，确定员工的薪酬结构和薪酬水平。2.薪酬福利应体现公平性、激励性和竞争性原则，充分调动员工的工作积极性。3.加强薪酬福利的核算和发放管理，确保薪酬福利按时、足额发放到员工手中。八、信息系统控制（一）信息系统建设1.根据公司业务需求和管理要求，制定信息系统建设规划，明确信息系统的功能模块、技术架构、数据标准等内容。2.选择合适的信息系统供应商，确保信息系统的稳定性、安全性和可扩展性。3.在信息系统建设过程中，加强项目管理，严格按照项目计划和质量标准进行实施，确保信息系统按时、按质交付使用。（二）信息系统运行与维护1.建立信息系统运行管理制度，明确系统操作流程、系统权限设置、系统备份与恢复等要求。2.加强信息系统的日常运行监控，及时发现并处理系统故障和异常情况，确保信息系统的正常运行。3.定期对信息系统进行维护和升级，根据公司业务发展和技术进步，不断优化信息系统功能，提高信息系统的性能和安全性。（三）信息安全管理1.建立信息安全管理制度，加强信息安全防护，确保公司信息资产的安全。2.采取有效的信息安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，防止信息泄露、篡改和丢失。3.加强员工信息安全培训，提高员工的信息安全意识，规范员工的信息系统操作行为。九、内部审计与监督（一）内部审计机构与人员1.设立独立的内部审计机构，配备专业的内部审计人员，负责对公司内控制度的执行情况进行审计监督。2.内部审计人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉公司业务流程和内控制度，保持独立性和客观性。（二）内部审计职责1.制定内部审计计划，明确审计目标、审计范围、审计重点和审计时间安排。2.对公司内控制度的执行情况进行定期审计和专项审计，检查内控制度是否健全、有效，是否存在执行偏差和违规行为。3.对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。4.定期向公司管理层和董事会报告内部审计工作情况，为公司决策提供参考依据。（三）监督与评价1.建立健全内控制度监督评价机制，定期对公司内控制度的有效性进行评价。2.各部门应定期对本部门内控制度的执行