会议纪要模板及执行计划跟进工具

会议纪要模板及执行计划跟进工具一、适用工作场景本工具适用于各类需明确决议、分配任务并跟踪结果的会议场景，包括但不限于：部门例会：同步工作进展、明确阶段性目标及分工；项目推进会：讨论项目关键节点、解决卡点问题、分配任务；跨部门协调会：明确协作职责、对接资源需求、推动跨部门事项落地；问题复盘会：总结经验教训、制定改进措施并责任到人；专项任务部署会：对临时性、重要性任务进行目标拆解与执行规划。二、操作步骤指南（一）会前准备：明确目标与框架梳理会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免议题发散。确定参会人员：根据议题邀请决策人、执行人及相关方（如讨论技术方案需研发负责人工、产品经理工参会），提前3天发送会议通知，注明时间、地点、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）。准备会议材料：整理背景资料、数据报表或待讨论文档，提前1天分发至参会人员，保证大家提前熟悉内容。（二）会中记录：聚焦关键信息记录会议基本信息：包括会议名称、日期、时间、地点、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（工、主管等）、缺席人员及原因（如“*工因外出参会缺席”）。梳理议程与讨论要点：按议程顺序记录各议题的讨论过程，重点标注不同观点的分歧点及最终共识（如“针对客户投诉响应延迟，讨论后共识为：需优化客服工单流转系统，由技术部负责”）。明确决议事项与行动计划：对每个议题形成的决议，需记录“决议内容”；对需执行的任务，同步记录“任务描述、负责人、截止时间、所需资源”（如“任务：优化客服工单流转系统；负责人：*工（技术部）；截止时间：X月X日；资源：需调用测试环境权限”）。确认待办与下次会议安排：记录本次会议未完成事项（如“需进一步确认客户需求细节，由*工对接客户部，下次会议前反馈”），并明确下次会议时间（如有）。（三）会后整理：形成纪要与分发整理会议纪要：会后24小时内，记录人根据会中记录，按“会议基本信息—议程概要—讨论与决议—行动计划—待办事项”结构整理纪要，保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出“谁在什么时间前完成什么事”。审核与分发：纪要整理完成后，提交主持人（*经理）审核，确认无误后，于1个工作日内分发至所有参会人员及相关方（如需抄送上级领导，注明抄送对象），并同步在团队共享文档（如企业/钉钉群）中存档。（四）执行跟进：保证落地见效任务分解与责任到人：负责人收到行动计划后，需进一步拆解任务（如“优化工单系统”可拆解为“需求分析（X月X日前）—开发（X月X日前）—测试（X月X日前）”），明确各子任务负责人及时间节点，同步抄送记录人。进度跟踪与反馈：记录人每周通过线上工具（如钉钉待办、飞书项目）或线下同步会，跟踪任务进度，对未按时完成的任务，及时提醒负责人并记录延迟原因（如“因测试资源不足，开发进度延迟2天，已协调*工协助测试，预计X月X日完成”）。结果复盘与闭环：任务截止后3个工作日内，负责人需提交结果说明（如“工单系统已上线，首周投诉响应时长缩短30%”），记录人整理后更新任务状态（“已完成/进行中/未完成”），并在下次会议中通报整体执行情况，对未完成任务需说明后续计划。三、会议纪要及行动计划模板（一）会议基本信息表项目内容会议名称【示例】Q3产品上线推进会会议日期2023年X月X日会议时间14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）主持人*经理（产品部）记录人*助理（行政部）参会人员工（研发部）、主管（市场部）、*工（测试部）等缺席人员及原因*工（运营部，外出客户拜访）（二）议程概要与讨论记录表序号议题名称讨论要点决议内容1产品上线时间确认研发部反馈：核心功能开发需2周，测试1周，预计X月X日完成；市场部建议提前至X月X日以配合推广活动。确定产品上线时间为X月X日，研发部需在X月X日前完成核心功能开发，测试部同步介入。2客服工单系统优化市场部提出现有工单流转慢，客户投诉响应超时；研发部分析原因为系统节点审批过多。优化工单流转系统，减少审批节点，由*工（研发部）负责，X月X日前完成上线。（三）行动计划跟踪表任务编号任务描述负责人所属部门截止时间当前状态所需资源完成情况说明（截止时填写）001核心功能开发*工研发部2023-X-X进行中开发人员2名已完成80%，预计X-X交付002客服工单系统优化*工研发部2023-X-X待启动测试环境权限需协调运维部配置权限，X-X启动003上线推广方案制定*主管市场部2023-X-X未开始设计部支持待产品原型确定后启动（四）待办事项与下次会议安排待办事项负责人截止时间备注确认客户需求细节*工2023-X-X对接客户部李经理协调测试资源*经理2023-X-X沟通测试部优先级下次会议时间—2023-X-X14:00，线上会议四、使用注意事项会议目的聚焦：避免一次会议讨论过多议题，单次会议议题建议不超过5个，保证每个议题形成明确决议和行动计划。记录准确性：讨论要点需客观反映参会人员观点，避免主观臆断；任务负责人、截止时间等关键信息务必与参会人员确认，避免歧义。行动计划可操作性：任务描述需具体（如“优化工单系统”优于“改进客服流程”），截止时间需明确到“日”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。跟进及时性：记录人需每周跟踪任务进度，对延迟任务24小时内提醒负责人，重大风险（如可能影响整体项目进度）需及时上报主持人。保密与归档：涉密会议（如战略规