采购申请审批单标准模板材料清单明确版

采购申请审批单标准模板材料清单明确版一、适用场景与价值定位二、全流程操作指引（一）需求发起与材料准备明确采购需求：申请人需根据部门工作需要或项目要求，确定采购物品的名称、规格、数量、用途及预算金额，保证需求合理、必要。收集必备材料：《采购申请审批单》（模板见第三部分）；《采购需求说明》（详细阐述采购原因、用途及预期效益，如为项目采购需附项目立项批复文件）；《预算明细表》（列明物品单价、数量、总价及资金来源，如为年度预算内采购需标注预算编号）；《供应商询价单》（单笔采购金额≥5000元需提供至少3家合格供应商的书面报价，注明供应商名称、联系人及报价有效期）；其他特殊材料：如采购特种设备需附资质证明文件，采购进口物品需附进口合规说明等。（二）填写采购申请单申请人根据收集的材料，准确填写《采购申请审批单》，保证以下信息完整无误：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；采购详情：项目名称、物品名称、规格型号、单位、数量、单价、预算金额、用途说明；预算与资金：预算总金额、资金来源（如“年度行政预算”“项目专项预算”）；供应商信息：首选供应商名称（如有）、联系人、联系方式，若未确定供应商需注明“待询价”。（三）部门初审申请人将填写完整的《采购申请审批单》及附件材料提交至部门负责人，部门负责人需审核：采购需求的合理性（是否符合部门工作计划）；预算金额是否在部门年度预算范围内；材料是否齐全（附件清单是否完整）。审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；审核不通过需注明原因并退回申请人修改。（四）采购部门审核初审通过后，申请材料流转至采购部门，采购部门重点审核：采购必要性是否符合企业采购管理制度；供应商资质是否符合要求（如供应商是否在合格供应商名录内，报价是否合理）；采购方式是否符合规定（如金额≥10000元需采用公开招标或竞争性谈判，金额＜10000元可采用询价采购）。审核通过后，采购负责人在“采购部门审核”栏签字；若需补充供应商信息或调整采购方案，需与申请人沟通后修改材料。（五）财务部门复核采购部门审核通过后，财务部门复核：预算金额是否准确，资金来源是否合规；采购物品是否属于固定资产（如属于，需检查固定资产入账流程是否完备）；付款方式是否符合企业财务制度（如预付比例、发票要求等）。复核通过后，财务负责人在“财务部门复核”栏签字；若预算超支或资金来源不合规，需退回并说明调整要求。（六）分级审批根据采购金额及项目重要性，按以下权限分级审批：采购金额＜5000元：由分管副总审批；5000元≤采购金额＜20000元：由总经理审批；采购金额≥20000元：需提交总经理办公会集体审议，审议通过后由总经理签字。审批人在对应审批栏签署意见并注明日期，对审批结果负责。（七）审批结果反馈与执行结果反馈：审批完成后，采购部门将审批结果告知申请人，审批通过的《采购申请审批单》复印件交申请人留存，原件由采购部门归档。采购执行：申请人凭审批通过的申请单配合采购部门与供应商对接，签订采购合同（如需）、跟进发货及验收。验收确认：物品到货后，申请人组织相关部门（如使用部门、行政部、采购部）共同验收，填写《物品验收单》，确认无误后签字确认。（八）归档保存采购完成后，采购部门将《采购申请审批单》《采购需求说明》《预算明细表》《供应商询价单》《采购合同》《物品验收单》等材料整理成册，按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于3年。三、采购申请审批单模板与填写规范（一）采购申请审批单模板基本信息申请单号由采购部门统一编制，格式为“CG-年份-部门代码-序号”（如CG-2023-001-001）申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购项目详情项目名称（如“行政部2024年Q1办公用品采购”“生产线设备升级采购”）采购物品明细序号——————–——12预算与资金预算总金额（元）大写：____________________小写：￥__________资金来源（如“年度行政预算”“项目专项预算”“自有资金”）供应商信息首选供应商名称（如未确定，填写“待询价”）联系人联系方式报价金额（元）（若已询价，填写供应商报价；未询价填写“待确认”）审批流程审批人意见签字日期部门负责人审批年月日采购部门审核年月日财务部门复核年月日分管副总审批年月日总经理审批年月日总经理办公会审议（如需）年月日备注（其他需说明事项，如“急需采购，请优先审批”“需附特种设备检验报告”）（二）填写规范说明申请单号：由采购部门在收到申请材料后统一编制，申请人无需填写，便于后续查询与归档。采购物品明细：每项物品需逐列填写，不得合并填写；“规格型号”需明确具体参数（如“笔记本电脑：联想ThinkPad14，i5处理器，16G内存，512G固态硬盘”）。预算金额：需包含税费、运费等所有相关费用，大写金额需与小写金额一致，涂改无效。供应商信息：若已确定供应商，需填写完整名称及联系方式；若未确定，需在“备注”栏注明“需采购部门协助询价”。审批流程：审批人需手写签字并注明日期，不得代签；审批意见需明确“同意”或“不同意，原因：X”。四、关键注意事项与常见问题规避材料完整性：提交申请时务必保证附件齐全（如需求说明、预算表、询价单等），避免因材料缺失导致审批退回，延误采购进度。信息准确性：申请人需对填写信息的真实性、准确性负责，严禁虚报采购需求或预算金额，一经发觉将按企业相关规定处理。审批权限：严格按照采购金额分级审批，不得越级审批或简化审批流程；特殊紧急采购（如生产急需物资）需在“备注”栏注明“紧急”，经部门负责人及分管副总签字同意后可优先审批，但事后需补全正常审批手续。供应商合规性：优先选择企业合格供应商名录内的供应商，名录外供应商需提供营业执照、相关资质证明（如ISO认证、3C认证等）及报价单，由采购部门审核其资质后方可进入审批流程。预算控制：采购金额不得超过预算额度，确需超预算的，需在申请单中说明超预算原因，并附《预算调整申请表》，经财