销售合同审批流程化处理手册

销售合同审批流程化处理手册一、适用情境与范围本手册适用于公司所有销售合同的审批流程管理，涵盖新签合同、合同续签、合同条款变更（如标的物、金额、履行期限等调整）等场景。无论是常规产品销售还是定制化服务合同，均需遵循本流程保证审批规范、权责清晰，防范合同风险，保障公司合法权益。二、全流程操作指引（一）合同发起与材料准备发起主体：由销售部门合同经办人（一般为销售经理某或客户经理某）发起流程。准备材料清单：《销售合同（草案）》（需明确双方主体信息、合同标的、数量/规格、单价/总价、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款）；客方主体资质材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若客户为特殊行业需提供相关许可证，如食品经营许可证等）；与合同相关的业务背景说明（如客户需求确认函、报价单、技术协议附件等，保证合同内容与业务实际一致）；合同审批流程表（需提前填写发起人、合同基本信息，供后续各环节审批人填写意见）。材料要求：所有材料需为正式扫描件（PDF格式）或电子文档，内容清晰、完整，关键信息（如公章、签字日期）不得模糊。（二）部门初审：销售部门内部审核审核主体：销售部门负责人某（或指定授权人）。审核内容：合同主体信息：客户名称、统一社会信用代码等与资质材料是否一致，避免与“皮包公司”或无履约能力主体签约；业务条款逻辑：数量、单价、总价计算是否准确，交付周期与客户需求是否匹配，特殊要求（如定制化功能、交付地点）是否明确；客户资信评估：结合历史合作记录、客户付款情况，评估回款风险（如新客户需核查征信报告，大额合同需提供客户近期财务报表）；合规性初检：是否存在“霸王条款”或明显对公司不利的约定（如违约责任不对等、争议管辖地不利于公司）。输出结果：审核通过：在合同审批流程表“部门初审意见”栏签字确认，流转至下一环节（法务审核）；审核不通过：退回经办人修改，注明修改意见（如“客户资质需补充2023年度审计报告”“违约责任条款需增加‘逾期付款按日万分之五计算’”），修改后重新发起。（三）专业审核：法务与财务部门协同审核1.法务部门审核审核主体：公司法务专员某或外聘法律顾问。审核重点：合同合法性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形（如违反强制性规定、恶意串通损害公司利益）；条款完整性：是否覆盖核心要素（标的、质量、履行方式、违约责任、争议解决等），避免遗漏关键约定（如知识产权归属、保密义务）；风险点排查：对“不可抗力”“合同解除权”“通知送达方式”等模糊条款进行明确，减少争议隐患；文本规范性：合同编号是否唯一，排版是否清晰，无涂改（若有修改需双方加盖骑缝章）。输出结果：在合同审批流程表“法务审核意见”栏填写“同意”“附条件同意”（需注明条件，如“增加‘争议提交仲裁’条款”）或“不同意并退回”，说明法律依据及修改建议。2.财务部门审核审核主体：财务主管某或应收账款专员。审核重点：价格政策：合同价格是否符合公司定价体系（如折扣权限是否越级、促销活动是否审批）；付款方式：分期付款的节点是否合理（如预付款比例不低于30%，尾款在验收后30日内支付），避免“先货后款”且无担保的大额合同；税务合规：发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、税率约定是否准确，避免税务风险；财务指标：合同金额是否超出客户信用额度，大额合同是否需评估客户偿债能力。输出结果：在合同审批流程表“财务审核意见”栏签字确认，对财务风险点（如“客户当前信用额度不足，需追加担保”）明确标注。（四）分级审批：按权限确定最终审批人根据合同金额及重要性，实行分级审批制度，具体权限合同类型金额范围审批人常规销售合同10万元（含）以下销售部门负责人某常规销售合同10万-50万元（含）分管销售副总某常规销售合同50万元以上总经理某定制化/特殊合同任何金额总经理某（若金额超100万，需提交董事会审议）审批要点：审批人需综合前面各环节审核意见，重点关注合同风险与收益匹配度（如高风险合同需增加风控措施）；对“附条件同意”的合同，需确认修改条件是否落实，未落实的不得审批；审批时限：原则上收到完整材料后2个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日，需在审批表备注“急件”。（五）用印与签署用印申请：审批通过后，由经办人持《合同审批流程表》（各环节均已签字）、合同最终文本、客户方合同文本（若有）至行政部申请加盖合同专用章。用印检查：行政专员某需核对审批流程是否完整、合同文本与审批版本是否一致、用印文件份数是否符合要求（一般为正本2份，双方各执1份；副本若干份，财务、销售、法务各存1份）。签署规范：公司方：由法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》），签字需清晰、不易模仿，不得代签；客户方：需与合同主体一致，由法定代表人或授权签字人签字并加盖公章（公章需清晰，与营业执照名称一致），若为个人客户，需签字按手印并提供证件号码复印件。（六）合同归档与执行跟踪归档责任：合同签署后3个工作日内，由销售经办人将以下材料提交档案管理员某归档：合同正本（双方已签字盖章）；《合同审批流程表》（原件）；客户资质材料、业务背景说明等附件；《合同执行跟踪表》（用于后续履行记录，如交付时间、验收情况、回款进度）。归档要求：电子档存储于公司指定合同管理系统（按“年份-客户名称-合同编号”规则命名），纸质档装入档案袋，标注“销售合同-客户名称-合同编号”，存放于档案室专用柜。执行跟踪：销售部门按《合同执行跟踪表》定期跟进合同履行情况，如遇逾期交付、客户拒付等异常，需及时上报部门负责人及法务部，启动风险应对机制。三、常用模板工具（一）销售合同审批流程表流程节点责任部门/人操作内容完成时限意见/签字合同发起销售经办人某提交合同草案及相关材料-部门初审销售部门负责人某审核业务条款与客户资信1个工作日法务审核法务专员某审核合法性与条款完整性2个工作日财务审核财务主管某审核付款方式与财务风险2个工作日分级审批审批人（按权限）最终审批按权限用印申请行政专员某核查材料并加盖合同章1个工作日归档档案管理员某整理合同文本及相关材料3个工作日（二）合同信息登记表合同编号合同名称客户名称统一社会信用代码合同金额（元）签署日期履行期限销售经办人存档位置（电子/纸质）XS2024001产品销售合同A科技有限公司91110108150,0002024-03-152024-04-15至2024-07-15某电子档/档案室-01柜（三）合同审核意见表审核环节审核部门审核人审核意见修改要求（如有）签字日期部门初审销售部某客户资信良好，业务条款逻辑清晰，同意提交法务审核。无某2024-03-10法务审核法务部某第5.4条“争议解决方式”未明确管辖地，建议修改为“提交公司所在地人民法院诉讼”。增加“争议由公司所在地人民法院管辖”条款某2024-03-12财务审核财务部某付款方式约定“验收后60日内付清尾款”，符合公司信用政策，无异议。无某2024-03-13四、关键风险提示与操作规范（一）材料完整性风险禁止“先签后批”：合同未完成审批流程前，不得与客户签署或盖章，避免无效合同风险；必须核查客户资质：对新客户或合作超1年的客户，需重新核验营业执照（保证在有效期内），避免与吊销、注销主体签约；附件不可缺失：技术协议、报价单等附件是合同的组成部分，需与主合同一并审批归档。（二）审核时限风险严格按流程节点时限处理：各环节审核人需在规定时限内完成，非紧急情况不得拖延；若需延长审核时间，需提前通知发起人并说明原因；紧急合同处理：如客户要求快速签约，可由销售部门负责人申请“绿色通道”，经分管副总审批后，同步开展多环节审核（如销售初审时法务同步预审），但最终审批权不得简化。（三）审批权限风险禁止越级审批：低级别审批人不得代替高级别审批人签字，特殊情况需提交上一级审批人书面授权；合同变更需重新审批：已审批合同的任何条款变更（如金额增加10%、履行延期30天以上），需重新发起审批流程，不得在原合同上直接修改。（四）保密与档案管理风险合同信息保密：审批流程中接触合同信息的所有人员（包括经办人、审核人、档案管理员）需签订《保密协议》，不得向无关人员泄露合同内容；档案损毁风险：纸质档案需存放在防火、防潮、防虫环境中，电子档需定期备份（每月1次），避免因意外导致合同丢失；查阅权限控制：非合同执行部门人员查阅合同需经部门负责人及法务部批准，并记录查阅人、查阅时间、查阅用途。（