企业档案管理制度及执行清单

企业档案管理制度及执行清单一、总则1.1制度目的为规范企业档案管理流程，保障档案的完整性、安全性及可追溯性，提高档案利用效率，防范档案管理风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构）在业务活动中形成的有保存价值的各种形式档案（包括纸质、电子、声像、实物等），涵盖档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁全流程。二、制度应用场景说明2.1新建企业档案体系搭建适用于新成立企业或新增业务单元，需明确档案分类规则、归档职责及基础管理流程，保证档案管理从初期即规范化运作。2.2年度档案归档工作每年年末或次年年初，各部门对当年形成的各类档案进行系统整理、归档，保证年度档案完整、有序移交至档案管理部门。2.3跨部门档案协作与查阅当部门间需共享档案资源（如项目协作、审计检查、法律纠纷等）时，通过规范借阅流程实现档案高效利用，同时保障档案安全。2.4到期档案处置对达到保管期限的档案，由档案管理部门牵头组织鉴定，对无保存价值的档案按规定程序销毁，对需延长保存期限的档案重新核定期限。2.5档案管理合规检查企业内部审计、合规部门或外部监管机构检查时，通过档案管理制度的执行记录、归档清单等资料，验证档案管理的合规性。三、档案分类与归档范围3.1档案分类标准按档案形成部门及性质分为以下类别（可根据企业实际调整）：行政档案：公司章程、股东会决议、董事会纪要、内部管理制度、会议记录、红头文件等；人事档案：员工劳动合同、入职登记表、离职证明、考核记录、奖惩文件、社保缴纳记录等；财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报表、审计报告、预算文件等；业务档案：合同协议、招投标文件、客户资料、项目方案、验收报告、市场调研报告等；科技档案：研发图纸、技术专利、软件著作权、设备说明书、实验数据等；声像实物档案：活动照片、视频录音、奖杯奖牌、客户礼品、具有纪念意义的实物等。3.2归档范围及保管期限档案类别具体归档内容示例保管期限行政档案公司章程修正案、年度工作总结、重要会议纪要长期（30年以上）人事档案核心管理人员劳动合同、员工离职申请表员工离职后10年财务档案年度财务报表、税务登记证、银行对账单10-30年业务档案重大销售合同、项目验收报告、战略合作协议合同终止后5-10年科技档案核心产品研发图纸、技术专利证书专利保护期+10年声像实物档案企业周年庆活动照片、重要客户赠送的纪念杯长期（永久保存）四、档案管理全流程操作指南4.1档案形成与收集（责任部门：各业务部门）操作步骤：及时形成：各部门在业务活动中同步形成档案材料，保证内容真实、准确、完整（如合同需包含双方签字盖章页，会议纪要需记录参会人员及决议事项）。定期收集：部门档案管理员每月末对当月形成的档案进行初步整理，核对文件完整性（如纸质档案需无缺页、无涂改，电子档案需格式兼容、病毒查杀）。临时归档：重大项目或专项工作结束后3个工作日内，项目负责人将档案整理后移交至部门档案管理员，同步登记《临时档案台账》。4.2档案整理与鉴定（责任部门：各业务部门、档案管理部门）操作步骤：分类组卷：部门档案管理员按档案分类标准对收集的档案进行组卷（纸质档案按“件”或“卷”装订，电子档案按“件”建立文件夹）。编目编号：每份档案编制唯一编号（规则：类别代码-年份-部门代码-流水号，如“XZ-2024-CW-001”），填写《档案目录清单》，注明题名、形成日期、页数、保管期限等信息。价值鉴定：对档案保存价值不确定的，由部门负责人、档案管理员及分管领导*组成鉴定小组，共同确定保管期限并签字确认。4.3档案归档移交（责任部门：各业务部门、档案管理部门）操作步骤：提交申请：部门档案管理员填写《档案归档移交单》（附件1），连同整理好的档案（含电子版）提交至档案管理部门。审核接收：档案管理部门在3个工作日内审核档案完整性、分类准确性及编号规范性，审核通过后在《档案归档移交单》上签字确认；不符合要求的，退回部门重新整理。入库登记：档案管理部门将档案登记至《档案总台账》，纸质档案存入专用档案柜（按类别、年份分区存放），电子档案至档案管理系统并备份（异地备份+云存储）。4.4档案保管与维护（责任部门：档案管理部门）操作步骤：环境控制：档案库房保持温度14-24℃、湿度45%-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁设备，每日记录温湿度。定期检查：每季度对纸质档案进行抽样检查，查看有无霉变、虫蛀；每年对电子档案进行备份有效性检测，保证可正常读取。特殊档案管理：涉密档案单独存放，配备密码锁及监控设备，查阅需经分管领导*审批；声像档案刻录成光盘并标注说明，实物档案使用专用陈列柜。4.5档案借阅与利用（责任部门：借阅部门、档案管理部门）操作步骤：提交申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（附件2），注明借阅档案编号、题名、借阅原因、借阅期限及用途，部门负责人签字确认。审批授权：普通档案：由档案管理部门负责人审批；涉密/重要档案（如财务报表、核心合同）：需经分管领导*审批。查阅与归还：纸质档案：档案管理员核对身份后提供查阅，借阅期限不超过5个工作日，到期需归还（如需续借，提前1天提交续借申请）；电子档案：经审批后由档案管理员在系统中开放权限，借阅人仅可在线查看或导出（需添加水印），禁止外传。利用登记：档案管理员在《档案借阅登记簿》记录借阅人、借阅时间、归还时间及档案状态，如有损坏或丢失，按《档案管理奖惩细则》处理。4.6档案鉴定与销毁（责任部门：档案管理部门、鉴定小组）操作步骤：鉴定启动：档案管理部门每年第四季度对到期档案进行清点，编制《到期档案鉴定清单》，提交鉴定小组。价值评估：鉴定小组（由档案管理部门、法务部、业务部门负责人组成）逐份审查档案，对无保存价值的标注“销毁”，对需延长保存期限的重新核定期限，形成《档案鉴定意见表》。审批与监销：《档案鉴定意见表》经总经理*审批后，由档案管理部门组织销毁（纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行物理删除），监销人（审计部门人员）全程监督并在《档案销毁清单》（附件3）上签字。记录存档：《档案鉴定意见表》《档案销毁清单》由档案管理部门永久保存，以备追溯。五、常用模板表格附件1：档案归档移交单归档部门归档日期归档人联系方式档案类别□行政□人事□财务□业务□科技□声像实物保管期限档案编号题名形成日期页数/份数移交说明□纸质档案□电子档案□两者均有（电子版刻录光盘/至档案系统）档案管理部门审核意见审核人：__________日期：__________签字：__________部门负责人意见签字：__________日期：__________附件2：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式借阅日期档案编号题名借阅原因借阅期限自______至______档案类型□纸质□电子□涉密用途部门负责人审批签字：__________日期：__________档案管理部门审批签字：__________日期：__________归还记录归还日期：______状态：□完好□损坏（说明：__________）附件3：档案销毁清单销毁日期销毁地点监销人销毁方式序号档案编号题名保管期限123鉴定小组意见负责人签字：__________日期：__________总经理审批签字：__________日期：__________六、责任分工与执行要求6.1责任分工分管领导*：审批档案管理制度、重大档案借阅及销毁事项，监督档案管理执行情况。档案管理部门：统筹档案全流程管理，制定分类标准及操作细则，组织档案鉴定与销毁，维护档案库房及管理系统。各部门负责人：保证本部门档案及时形成、收集与归档，审核档案借阅申请，配合档案鉴定工作。部门档案管理员：负责本部门档案的日常整理、编目与移交，协助档案管理部门开展档案检查与培训。6.2执行要求培训机制：档案管理部门每年组织1-2次档案管理培训，内容包括制度解读、操作流程及案例分析，新员工入职时需接受档案管理基础培训。考核机制：将档案归档及时性、完整性纳入部门年度绩效考核，对未按要求归档导致档案丢失或损坏的，追究相关人员责任。系统支持：企业应配备档案管理系统（如OA系统模块或专业档案软件），实现电子档案的在线归档、借阅、检索及备份，提升管理效率。七、关键执行要点与风险提示7.1核心要点及时性：档案形成后应在1个月内完成初步整理，年度档案次年1月底前全部归档，避免积压。准确性：档案编号、题名、保管期限等信息需与档案内容一致，电子档案需与纸质档案同步归档。安全性：涉密档案严禁非授权查阅，电子档案需加密存储，定期进行异地备份，防止数据丢失。7.2风险提示归档遗漏：重大项目或临时性活动易忽略档案收集，需指定专人全程跟踪，保证