公司印章交接工作流程说明

公司印章交接工作流程说明一、目的与适用范围为规范公司印章交接行为，明确交接责任，防范印章管理风险，确保公司经营活动中印章使用的合法性、安全性与连续性，特制定本流程。本流程适用于公司各类公章、专用章（如合同章、财务章、法人章等）的交接工作，包括岗位调整、人员离职、印章保管主体变更等场景下的交接。二、交接工作流程（一）交接申请与审批1.发起申请：印章原保管人或相关责任部门应在交接事由发生前（如岗位调动生效前3个工作日、人员离职手续启动时），向印章管理部门（或直接上级）提交《印章交接申请》，说明交接原因、预计交接时间、拟交接对象等信息。2.审批确认：印章管理部门会同法务、人力资源等部门对申请进行审核，重点核查交接事由的合规性（如人员离职是否完成全部工作交接、岗位调整是否符合组织架构要求）。审核通过后，确定监交人（原则上为部门负责人或法务人员），并通知交接双方做好准备。（二）交接准备1.清单制作：原保管人需提前整理印章相关资料，制作《印章交接清单》，内容应包括：印章名称、规格、编号、启用日期；印章当前使用状态（如是否完好、有无损坏）；未使用的空白印鉴纸数量（如有）；印章使用台账（含最近[X]次用印记录，X为公司规定周期）；印章保管设备（如保险柜、密码箱）的钥匙、密码（如需）。2.印章核验：原保管人需对印章进行清洁、核验，确保印章外观无破损、印文清晰可辨。若印章存在损坏、遗失风险，需提前向管理部门报告并说明情况。（三）现场交接1.人员到场：交接双方、监交人需同时到场，若涉及重要印章（如公章、法人章），可邀请审计人员参与见证。2.清点与确认：原保管人逐项出示《印章交接清单》所列物品，交接双方共同核对印章实物与清单信息是否一致，检查印章印模与备案印模是否相符（可通过调取备案文件或近期用印文件比对）。核对空白印鉴纸数量，确认无违规预盖情况；核查用印台账的完整性与真实性，重点关注敏感事项（如合同、对外承诺类文件）的用印记录。3.签字备案：核对无误后，交接双方、监交人共同签署《印章交接确认书》，明确交接时间、印章状态、双方责任。《确认书》一式三份，交接双方、印章管理部门各留存一份。（四）备案与更新1.系统与台账更新：新保管人需在交接完成后1个工作日内，将印章交接情况录入公司印章管理系统（或更新纸质台账），更新保管人信息、印章状态等内容。2.通知相关方：印章管理部门应及时通知财务、行政、业务等相关部门印章保管人的变更情况，确保后续用印流程的顺畅衔接（如财务付款流程中法人章的使用人更新）。（五）后续管理1.责任划分：自《印章交接确认书》签署之日起，新保管人承担印章的保管、使用责任；若交接前因原保管人过失导致印章使用纠纷，仍由原保管人承担相应责任。2.规范重申：印章管理部门需向新保管人重申《公司印章管理制度》，明确用印审批流程、禁止性规定（如严禁私用、转借印章），并要求其签署《印章保管责任书》。三、注意事项1.法律风险防控：交接过程中若发现印章存在违规使用痕迹（如未经审批的对外担保文件用印），监交人应立即暂停交接，会同法务部门开展调查，待问题澄清后方可继续。2.印章安全保障：交接后的印章应存放于符合安全标准的保管设备中（如具备防盗、防火功能的保险柜），新保管人需定期检查印章状态，发现异常及时上报。3.资料存档要求：《印章交接申请》《交接清单》《确认书》等文件需由印章管理部门存档，保存期限不少于[X]年（X为公司规定年限），以备审计、合规检查。四、附则1.本流程