企业合同档案管理办法

企业合同档案管理办法为规范企业合同档案管理，有效保护和利用合同档案资源，维护企业合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及企业实际运营需求，制定本办法。本办法适用于企业各部门及所属单位在经营活动中形成的各类合同档案管理工作。一、管理职责企业档案管理部门（以下简称“档案部门”）作为合同档案管理的统筹机构，负责制定合同档案管理制度、指导业务部门开展合同档案收集整理工作，对移交的合同档案进行审核归档及日常保管利用；定期组织档案管理培训，监督各部门合同档案管理执行情况。合同承办部门（业务部门）承担合同档案的直接管理责任，在合同签订、履行过程中同步收集相关文件材料，按要求整理后移交档案部门；配合档案部门开展合同档案的鉴定、利用及安全管理工作，确保合同档案形成过程的完整性与准确性。二、归档范围企业经营活动中产生的各类合同及关联文件均应纳入归档范围，具体涵盖：采购类合同：含物资、服务、设备采购等合同文本，以及供应商资质、报价单、验收报告等附件。销售类合同：包括产品销售、服务外包、技术转让等合同文本，配套客户需求确认单、交货凭证、回款记录等材料。合作类合同：如战略合作、合资合营、技术合作等合同文本，关联合作方背景资料、可行性研究报告、会议纪要等支撑文件。劳动人事类合同：劳动合同、劳务协议、竞业限制协议等文本，及员工入职资料、岗位调整说明、离职证明等关联材料。租赁与不动产类合同：房屋、场地租赁及不动产买卖等合同文本，附产权证明、权属变更文件、物业协议等。其他合同：担保、借款、知识产权许可等合同文本，及相关审批文件、公证文书、变更协议等。三、整理与归档要求1.归档时限：合同履行完毕、终止或解除后[X]个工作日内，合同承办部门应完成合同档案的整理并移交档案部门；如遇特殊情况（如合同纠纷需延期归档），需经档案部门与业务分管领导审批同意，最长延期不超过[X]个月。2.整理规范：合同档案以“一份合同为一个整理单元”，按合同类型（如采购、销售）或业务板块分类，采用“年度-类型-序号”规则编号（例：2024-CG-001，其中类型代码按需设定）。纸质合同需去除金属装订物，按“合同文本-附件-审批文件”顺序装订，封面标注合同名称、编号、签订日期、对方单位、履行期限等核心信息；电子合同需转换为PDF格式，与纸质档案编号一致，存储于企业指定的电子档案管理系统。归档材料应完整、准确、清晰，手写部分需用黑色钢笔或签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔；复印件需注明“与原件一致”并加盖部门公章，重要合同需留存原件。3.移交流程：业务部门移交合同档案时，需填写《合同档案移交清单》，注明档案数量、类型、移交人及接收人；档案部门核对无误后签字确认，双方各执一份存档。四、保管与利用1.保管期限：合同档案保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年）两类。涉及企业重大权益、长期合作或需永久追溯的合同（如股权协议、不动产买卖协议）为永久保管；一般经营类合同（如单次采购合同、短期劳务协议）按履行周期及风险评估确定定期保管期限，到期后重新鉴定是否延长。2.保管条件：档案部门应设置专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如温湿度调控仪、灭火器、防磁柜）；电子合同档案需定期备份（至少双份，异地存储一份），并采用加密技术防止篡改、泄露。3.利用管理：企业内部人员因工作需要借阅合同档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案部门审批后，在档案阅览室查阅；确需借出的，需经分管领导批准，限期归还（一般不超过[X]个工作日），归还时档案部门需检查档案完整性。外部单位（如律师事务所、审计机构）查阅合同档案，需持单位介绍信、经办人身份证及相关证明文件，经企业法务或行政负责人审批后，由档案部门指定人员陪同查阅，严禁复制、摘抄涉密或敏感内容。电子合同档案的查阅需通过企业OA系统或档案管理平台，设置分级权限（如普通员工仅可查阅本部门非涉密合同，管理人员可查阅跨部门合同），操作记录全程留痕。五、保密与安全管理1.涉密合同（如涉及商业秘密、核心技术的合同）应单独标识、专柜保管，借阅需经企业最高管理层审批，查阅人员需签订《保密承诺书》。2.档案部门定期开展安全检查，包括档案实体完好性、库房设备运行情况、电子档案备份有效性；发现档案损坏、丢失或系统异常，应立即启动应急预案，查明原因并报企业管理层。3.合同档案管理人员离职或岗位调整前，需办理档案交接手续，列明交接档案的数量、类型、存储位置，由双方及监交人签字确认。六、鉴定与销毁1.档案部门每[X]年组织业务部门、法务、财务等人员成立鉴定小组，对保管期满的合同档案进行价值鉴定。仍有利用价值或需延长保管期限的，重新划定保管期；无保存价值的，列入销毁清单。2.销毁合同档案需经企业总经理办公会审批，销毁清单需注明档案编号、名称、数量、销毁原因，由鉴定小组、档案部门、监销人签字确认。3.销毁方式：纸质档案采用粉碎或焚烧（需符合环保要求），电子档案彻底删