2026年口腔医疗管理公司采购付款管理制度

2026年口腔医疗管理公司采购付款管理制度第一章总则第一条为规范公司采购付款管理工作，建立健全采购与付款全流程管控机制，保障采购物资质量符合口腔医疗服务需求，控制采购成本，防范资金风险，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国会计法》等相关法律法规及公司内部管理规定，结合口腔医疗行业经营特点及公司实际运营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司及下属各口腔诊疗机构、各职能部门开展的各类采购活动及对应款项支付工作，涵盖医疗耗材、诊疗设备、办公用品、药品、后勤保障物资、服务类采购（如维修服务、保洁服务等）等所有采购品类的立项、采购实施、验收、付款等全流程管理。第三条本制度所称采购付款，是指从采购需求提出、采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、物资/服务验收合格，到款项申请、审核、支付及票据管理的全过程活动。第四条采购付款管理工作应遵循“合法合规、公开透明、质优价廉、权责明晰、流程规范、风险可控”的原则，确保采购活动高效有序，付款环节安全规范。第五条公司各相关部门、下属各口腔机构应严格遵守本制度规定，明确责任分工，协同配合开展采购付款工作，共同维护公司采购付款管理秩序。第二章组织架构与职责第六条公司成立采购付款管理工作小组（以下简称“工作小组”），由公司分管运营工作的领导担任组长，采购部负责人、财务部负责人担任副组长，成员由需求部门（如医疗业务部、后勤服务中心、下属各口腔机构等）、质量管理部、法务部、行政部等部门负责人组成。工作小组是采购付款管理的最高决策机构，下设办公室于采购部，负责采购付款工作的日常组织、协调和推进。第七条工作小组主要职责包括：（一）统筹规划公司采购付款管理工作，制定公司中长期采购战略和年度采购计划；（二）审议批准重大采购项目方案，包括采购方式、采购规模、预算金额、供应商选择、付款方式及期限等核心要素；（三）审议批准供应商准入、淘汰及核心供应商名录；（四）协调解决采购付款过程中出现的重大问题，监督采购付款全流程的合规性；（五）审议批准采购付款相关的重大合同、协议及异常付款事项。第八条采购部作为采购付款工作的牵头执行部门，主要职责包括：（一）负责制定并完善采购付款管理具体操作流程，指导下属各机构开展采购付款工作；（二）汇总各需求部门采购需求，编制年度、季度及月度采购计划，报工作小组审批；（三）负责供应商的开发、调研、资质审核、评估及管理工作，建立供应商管理档案；（四）根据采购计划及审批意见，组织实施采购活动，包括询价、比价、招标等供应商选择工作；（五）负责采购合同的谈判、起草、报批及签订工作，跟踪合同履行情况；（六）牵头组织采购物资/服务的验收工作，协调解决验收过程中出现的问题；（七）负责采购付款申请的初步审核，收集整理付款所需资料，提交财务部审核；（八）建立采购台账，完整记录采购全流程信息，负责采购相关资料的整理、归档工作。第九条财务部作为付款管理的核心责任部门，主要职责包括：（一）负责审核采购预算的合理性及执行情况，统筹安排采购付款资金；（二）审核采购付款申请资料的完整性、真实性及合规性，包括采购合同、验收证明、发票等；（三）按照审批流程及合同约定，准确、及时办理付款手续，做好付款账务处理；（四）负责采购发票的审核、认证及管理工作，确保发票符合税务相关规定；（五）对采购付款资金使用情况进行跟踪监督，定期与采购部核对采购台账及付款记录；（六）负责采购付款相关财务资料的整理、归档工作。第十条各相关部门及下属各机构职责：（一）需求部门（含下属各口腔机构）：根据实际工作需要，准确、及时提出采购需求，明确采购物资/服务的名称、规格、数量、质量标准、使用时限等要求；参与供应商评估及采购物资/服务的验收工作；对采购需求的合理性、准确性负责；（二）质量管理部：负责对采购物资（尤其是医疗耗材、药品、诊疗设备等）的质量进行审核把关，参与采购物资的验收工作，出具质量验收意见；对采购物资质量问题进行跟踪处理；（三）法务部：负责对采购合同、协议等法律文件进行审核，核查采购流程的合法合规性，防范法律风险；参与重大采购项目的谈判及纠纷处理；（四）行政部：负责协助采购部开展办公类物资、后勤服务类采购的相关协调工作，参与相关物资/服务的验收；（五）审计部（如需）：负责对采购付款全流程进行审计监督，核查采购付款活动的合规性、真实性及效益性。第三章采购流程管理第十一条采购需求提出：各需求部门应根据年度工作计划及实际运营需求，填写《采购需求申请表》，注明采购物资/服务的详细信息、质量要求、预算金额、使用时限等内容，经部门负责人签字批准后，提交采购部。下属各口腔机构的采购需求需经本机构负责人审批后，汇总提交采购部。第十二条采购计划编制：采购部对各需求部门提交的采购需求进行汇总、审核，结合公司年度预算及库存情况，编制年度、季度或月度采购计划，明确采购项目、采购数量、预算金额、采购方式、完成时限等内容，报工作小组审批。审批通过的采购计划作为采购工作的执行依据，无特殊情况不得随意变更。第十三条供应商管理：（一）供应商准入：采购部负责收集供应商信息，对供应商的资质进行审核，包括营业执照、相关行业许可证、医疗产品注册证（如涉及医疗物资）、质量管理体系认证、信用记录等资料。审核通过后，纳入潜在供应商名录；对符合长期合作条件的供应商，经工作小组审议批准后，纳入核心供应商名录；（二）供应商评估：采购部定期组织需求部门、质量管理部等相关部门对供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格合理性、交货及时性、售后服务、信用状况等。评估结果作为供应商续用、淘汰的重要依据；（三）供应商淘汰：对评估不合格、存在严重质量问题、履约能力不足或违反合作约定的供应商，经工作小组审批后，将其从供应商名录中删除，终止合作关系，并做好相关记录。第十四条采购实施：根据采购项目的金额、性质及复杂程度，采用不同的采购方式，具体包括：（一）小额零星采购：单次采购金额较小的零星物资或服务，可采用询价方式，由采购部向至少3家合格供应商询价，对比质量、价格、服务等因素后择优确定供应商；（二）集中采购：对于常用、量大的物资（如常规医疗耗材、办公用品等），采用集中采购方式，通过批量采购降低成本。采购部应制定集中采购方案，报工作小组审批后实施；（三）招标采购：单次采购金额较大、技术要求复杂的重大采购项目（如大型诊疗设备、重要服务外包项目等），应采用招标采购方式，严格按照招标投标相关法律法规及公司规定组织实施，确保采购过程公开、公平、公正。第十五条采购合同签订：确定供应商后，采购部牵头与供应商签订采购合同，明确采购物资/服务的规格、数量、质量标准、价格、交货/服务时限、付款方式及期限、违约责任等核心条款。合同文本经法务部审核、工作小组审批后，由公司法定代表人或授权代表签订。合同签订后，采购部应及时将合同副本提交财务部及相关需求部门备案。第十六条验收入库：采购物资到货或服务完成后，采购部牵头组织需求部门、质量管理部等相关部门进行验收：（一）物资验收：验收人员核对物资的名称、规格、数量、包装等是否与合同约定一致，检查物资质量是否符合要求，核对供应商提供的产品合格证、检验报告等资料。对医疗类物资，还需核查相关医疗产品注册证等资质文件。验收合格的，填写《采购物资验收单》，由所有参与验收人员签字确认；验收不合格的，由采购部及时与供应商沟通，办理退换货、索赔等事宜；（二）服务验收：验收人员根据合同约定的服务标准，对服务完成情况、服务质量进行评估验收。验收合格的，填写《采购服务验收单》，签字确认；验收不合格的，要求供应商限期整改，整改合格后重新验收。第十七条采购台账登记：采购部应在采购全流程完成后，及时登记采购台账，详细记录采购项目名称、采购合同编号、供应商信息、采购数量、采购金额、交货/服务时间、验收情况、付款情况等信息，确保台账信息真实、完整、可追溯。第四章付款流程管理第十八条付款申请：采购物资/服务验收合格后，采购部整理相关付款资料，包括《付款申请表》、采购合同副本、《采购物资验收单》或《采购服务验收单》、合法有效的发票、供应商银行账户信息等，经采购部负责人审核签字后，提交财务部。第十九条付款审核：财务部收到付款申请后，对相关资料进行全面审核：（一）审核资料完整性：核查付款申请所需资料是否齐全，是否符合规定要求；（二）审核内容真实性：核对发票金额、数量与采购合同、验收单是否一致，核查发票的真实性、合法性及有效性；（三）审核付款合规性：核查采购流程是否合规，付款申请是否符合合同约定的付款方式、付款期限及金额要求，是否符合公司财务管理制度规定。审核通过的，由财务部负责人签字后，按审批权限提交工作小组或公司相关领导审批；审核不通过的，退回采购部补充完善相关资料。第二十条付款审批：根据采购金额及项目重要程度，明确不同的审批权限：（一）小额采购付款：经采购部负责人、财务部负责人审核后，报工作小组副组长审批；（二）中等金额采购付款：经采购部负责人、财务部负责人审核，工作小组副组长复核后，报工作小组组长审批；（三）重大金额采购付款：经采购部负责人、财务部负责人、工作小组副组长审核，工作小组组长复核后，报公司主要负责人审批。具体金额划分标准由工作小组另行制定并备案。第二十一条款项支付：财务部根据最终审批意见及采购合同约定，及时办理付款手续：（一）财务部按照审批金额及供应商银行账户信息，选择合适的付款方式（如银行转账、承兑汇票等）办理支付；（二）付款完成后，财务部及时进行账务处理，更新付款台账，并将付款凭证反馈给采购部；（三）对于分期付款项目，财务部应按照合同约定的付款节点及金额，在收到符合要求的付款申请资料并审批通过后，办理后续付款手续。第二十二条票据管理：（一）供应商提供的发票必须真实、合法、有效，票面信息应与采购合同、验收单一致；（二）财务部负责对发票进行审核，审核通过后及时办理认证、抵扣手续（如涉及增值税专用发票）；（三）采购部、财务部应分别建立发票管理台账，对发票的收取、审核、认证、归档等情况进行记录；（四）所有采购相关票据（包括发票、收据等）均需按照公司档案管理规定妥善归档保管。第二十三条异常付款处理：对于逾期付款、变更付款方式或金额、无合同付款等异常付款事项，需由采购部提交专项说明，详细阐述原因，经法务部审核、工作小组审议通过后，按审批流程办理付款手续。第五章监督考核与责任追究第二十四条监督检查：工作小组定期组织对采购付款管理工作进行监督检查，每半年至少检查1次，重点检查采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理规范性、付款审核审批流程执行情况、采购付款资料完整性等。审计部（如需）可根据工作需要，开展专项审计监督。对检查发现的问题，下达《采购付款管理整改通知书》，明确整改时限和要求，跟踪整改落实情况。第二十五条考核管理：采购付款管理工作成效纳入采购部、财务部及相关需求部门的年度绩效考核体系，重点考核采购计划完成率、采购成本控制水平、付款及时性、资料完整性、合规性等指标。对采购付款管理工作表现突出的部门和个人，公司给予表彰奖励；对未达到考核要求的，按公司绩效考核规定予以相应处理。第二十六条责任追究：对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将依规追究相关部门或人员的责任：（一）未经审批擅自开展采购活动，或随意变更采购计划、采购方式的；（二）在供应商选择、评估过程中弄虚作假，收受供应商贿赂或利益输送，损害公司利益的；（三）采购合同签订前未按规定审核，导致合同存在重大法律风险或经济损失的；（四）验收工作流于形式，未发现采购物资/服务质量问题，或发现问题后未及时处理的；（五）提交虚假付款申请