人人参与内控制度

PAGE人人参与内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范公司各项业务活动，确保公司运营的合规性、有效性和效率性，保护公司资产安全，防范各类风险，促进公司战略目标的实现。通过明确各部门和人员的职责权限，建立健全的风险防控机制，使人人参与到公司的内部控制体系中，形成全面、有效的内部控制环境。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有部门和全体员工。涵盖公司的各类业务活动，包括但不限于财务管理、采购管理、销售管理、人力资源管理、资产管理等。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引等，结合公司的实际情况制定。（四）基本原则1.全面性原则内部控制应涵盖公司所有业务活动和管理环节，贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖公司所有部门和岗位。2.重要性原则在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域，实施重点控制。3.制衡性原则内部控制应在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。4.适应性原则内部控制应与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整。5.成本效益原则内部控制应权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。二、内部控制组织架构及职责分工（一）董事会董事会是公司内部控制的决策机构，对公司内部控制的建立健全和有效实施负责。主要职责包括：1.审议批准公司内部控制制度及其修订方案。2.监督公司内部控制的执行情况，定期对内部控制的有效性进行评价。3.对公司重大决策、重大事项的内部控制进行审查和决策。（二）监事会监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督，检查公司财务，监督董事、高级管理人员的履职情况。主要职责包括：1.监督公司内部控制制度的执行情况，对发现的问题提出监督意见。2.对董事会内部控制自我评价报告进行审核，并发表意见。（三）管理层管理层负责组织领导公司内部控制的日常运行，确保内部控制制度的有效执行。主要职责包括：1.制定和完善内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，确保内部控制体系的有效运行。2.组织实施内部控制的各项措施，对内部控制的执行情况进行监督和检查，及时发现和纠正存在的问题。3.定期向董事会报告内部控制的执行情况和有效性评价结果。（四）各职能部门1.财务部负责公司财务核算、资金管理、预算编制与执行等工作，确保财务信息的真实、准确、完整，加强财务风险防控。主要职责包括：建立健全财务管理制度和内部控制流程，规范财务核算和财务管理行为。负责财务报表的编制和分析，为公司决策提供财务支持。加强资金管理，合理安排资金使用，防范资金风险。参与公司预算编制，监督预算执行情况，定期进行预算分析和调整。对公司财务收支进行审核和监督，确保财务活动的合规性。2.采购部负责公司物资采购、供应商管理等工作，确保采购活动的合规、高效，降低采购成本。主要职责包括：制定采购管理制度和工作流程，明确采购审批权限和采购方式。负责采购计划的编制和执行，根据公司需求及时采购所需物资。在合格供应商名录中选择供应商，进行采购谈判和合同签订。对采购物资的质量、数量、价格等进行审核和验收，确保采购物资符合要求。建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价和管理。3.销售部负责公司产品销售、市场开拓等工作，确保销售活动的合规、有序，实现销售目标。主要职责包括：制定销售管理制度和业务流程，规范销售行为。负责市场调研和分析，制定销售策略和销售计划。组织销售团队开展销售活动，签订销售合同，确保销售款项的及时回收。对销售客户进行信用评估，防范销售风险。收集客户反馈信息，及时处理客户投诉，维护公司良好形象。4.人力资源部负责公司人力资源管理工作，包括人员招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等，确保人力资源的合理配置和有效利用。主要职责包括：制定人力资源管理制度和工作流程，规范人力资源管理行为。根据公司发展需求，制定人员招聘计划，组织招聘活动，选拔合适人才。组织员工培训和发展，提高员工素质和业务能力。建立绩效考核体系，对员工工作业绩进行考核和评价。制定薪酬福利政策，确保员工薪酬待遇合理、公平，激励员工积极性。5.行政部负责公司行政管理、后勤保障等工作，为公司运营提供支持和服务。主要职责包括：制定行政管理制度和工作流程，规范行政管理行为。负责公司办公场所、设备设施的管理和维护，确保公司正常运营。做好文件管理、档案管理、会议组织等工作，提高行政工作效率。负责公司车辆管理、食堂管理、安全保卫等后勤保障工作。（五）内部审计部门内部审计部门负责对公司内部控制的有效性进行独立审计和评价，监督内部控制制度的执行情况，及时发现和揭示内部控制存在的问题，并提出改进建议。主要职责包括：1.制定内部审计计划和工作方案，对公司内部控制进行定期或不定期审计。2.检查公司内部控制制度的执行情况，对发现的问题进行深入调查和分析。3.对公司财务收支、经济活动的真实性、合法性和效益性进行审计监督。4.及时向管理层和董事会报告内部审计结果，提出改进内部控制的建议和措施。三、风险评估与应对（一）风险识别公司各部门应定期对本部门业务活动进行风险识别，关注可能影响公司目标实现的内外部风险因素，包括但不限于市场风险、信用风险、操作风险、合规风险等。风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估公司应建立风险评估机制，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵法、层次分析法等，为风险应对提供依据。（三）风险应对策略根据风险评估结果，公司应制定相应的风险应对策略，包括风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等。1.风险规避对于高风险且无法有效控制的业务活动，应采取风险规避策略，停止相关业务或退出相关市场。2.风险降低通过采取控制措施，降低风险发生的可能性或减少风险发生后的影响程度。如加强内部控制、优化业务流程、提高员工素质等。3.风险分担通过购买保险、签订合同等方式，将风险部分或全部转移给其他方。如购买财产保险、信用保险等。4.风险承受对于风险较低且公司能够承受的业务活动，可采取风险承受策略，不采取额外的风险应对措施，但应持续关注风险状况。（四）风险监控公司应建立风险监控机制，对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现风险变化情况。如风险出现新的变化或风险应对措施未达到预期效果，应及时调整风险应对策略，确保公司风险处于可控状态。四、内部控制活动（一）授权审批控制公司应明确各部门和岗位的职责权限，建立健全授权审批制度，对各类业务活动进行分级授权审批。授权审批应遵循“谁审批、谁负责”的原则，确保审批行为的合规性和有效性。1.明确授权审批的范围、条件、程序和责任。2.对于重大事项，应实行集体决策审批或联签制度。3.加强对授权审批制度执行情况的监督检查，防止越权审批和违规审批行为的发生。（二）不相容职务分离控制公司应按照不相容职务相互分离的原则，合理设置职能部门和岗位，明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。不相容职务主要包括：1.授权批准与业务经办。2.业务经办与会计记录。3.会计记录与财产保管。4.业务经办与稽核检查。5.授权批准与监督检查。（三）会计系统控制公司应建立健全会计核算体系，规范会计核算流程，确保会计信息的真实、准确、完整。加强财务会计基础工作，严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计档案管理。1.按照国家统一的会计准则制度，设置会计科目和会计账簿，进行会计核算。2.定期进行财产清查，确保账实相符。3.加强财务会计报告的编制、审核和报送工作，保证财务会计报告的质量。（四）财产保护控制公司应建立健全财产保护制度，加强对公司资产的日常管理和定期清查，确保资产的安全完整。1.对货币资金、实物资产和无形资产等采取有效的保护措施，限制未经授权的人员接触和处置资产。2.定期对资产进行清查盘点，发现问题及时处理，并按照规定进行报告。（五）预算控制公司应建立全面预算管理制度，加强预算编制、执行、分析和考核等环节的管理，确保预算的科学性、合理性和严肃性。1.制定明确的预算编制流程和方法，合理确定预算指标。2.严格执行预算，加强对预算执行情况的监控和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.定期对预算执行情况进行考核，将考核结果与绩效挂钩，确保预算目标的实现。（六）运营分析控制公司应建立运营分析制度，定期对公司运营情况进行分析，及时发现存在的问题，为公司决策提供依据。运营分析应采用多种方法和工具，如财务分析、市场分析、业务数据分析等。1.收集、整理和分析与公司运营相关的各类信息，包括财务信息、业务信息、市场信息等。2.运用适当的分析方法和工具，对公司运营情况进行深入分析，找出存在的问题和潜在的风险。3.根据分析结果提出改进建议和措施，为公司管理层决策提供支持。（七）绩效考评控制公司应建立健全绩效考评制度，对各部门和员工的工作业绩、工作能力和工作态度进行考核评价，将考核结果与薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极履行职责，提高工作效率和质量。1.制定科学合理的绩效考评指标和标准，明确考评程序和方法。2.定期对各部门和员工进行绩效考评，确保考评结果的公平、公正。3.根据绩效考评结果，实施相应的激励措施，促进公司整体绩效的提升。五、信息与沟通（一）信息系统建设公司应建立健全信息系统，确保信息的及时、准确、完整传递。信息系统应涵盖公司各项业务活动，包括财务管理系统、采购管理系统、销售管理系统、人力资源管理系统等。加强信息系统的安全管理，防止信息泄露和系统故障。1.制定信息系统建设规划，明确信息系统的功能需求和技术架构。2.选择合适的信息系统开发或采购方式，确保信息系统的质量和稳定性。3.加强信息系统的维护和管理，定期进行系统升级和安全检查，保障信息系统的正常运行。（二）信息传递与沟通公司应建立信息传递与沟通机制，确保内部各部门之间以及与外部利益相关者之间的信息及时、准确传递。加强内部沟通，定期召开会议、发布文件等，促进信息共享。加强与外部沟通，及时了解市场动态、政策法规变化等信息。1.明确信息传递的渠道和方式，如内部邮件、工作汇报、会议等。2.建立信息反馈机制，确保信息传递的准确性和及时性。3.加强与投资者、客户、供应商、监管机构等外部利益相关者之间的沟通与交流，及时反馈公司信息，了解外部需求和意见。（三）信息披露公司应按照相关法律法规和监管要求，及时、准确、完整地披露公司内部控制信息。内部控制信息披露应包括内部控制制度的建立健全情况、内部控制的有效性评价结果等。加强对信息披露工作的管理，确保信息披露的合规性和透明度。1.制定信息披露制度，明确信息披露的内容、格式、程序和责任。2.定期编制内部控制自我评价报告，并按照规定进行披露。3.加强对信息披露工作的审核和监督，确保披露信息的真实、准确、完整。六、内部监督（一）内部审计监督内部审计部门应定期对公司内部控制进行审计监督，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。内部审计应采用定期审计和不定期审计相结合的方式，确保审计监督的全面性和及时性。1.制定内部审计计划，明确审计范围、内容和重点。2.按照审计计划开展审计工作，采用适当的审计方法和程序，获取充分、适当的审计证据。3.撰写内部审计报告，提出审计意见和建议，并跟踪审计意见和建议的落实情况。（二）自我评价监督公司管理层应定期组织开展内部控制自我评价工作，对内部控制的有效性进行全面评价。内部控制自我评价应涵盖公司所有业务活动和管理环节，评价结果应形成报告，提交董事会审议。1.制定内部控制自我评价方案，明确评价的范围、内容、方法和程序。2.组织各部门和岗位开展自我评价工作，收集相关资料和证据。3.对自我评价结果进行汇总和分析，撰写内部控制自我评价报告，提出改进措施和建议。（三）专项监督公司应根据内外部环境变化、业务发展需要等，开展专项监督工作。专项监督应针对特定业务活动或高风险领域进行深入检查，及时发现和解决存在的问题。专项监督结束后，应形成专项监督报告，提交管理层和董事会。1.确定专项监督的主题和范围，制定专项监督方案。2.组织开展专项监督工作，收集相关信息和证据，进行分析和评价。3.撰写专项监督报告，提出专项监督结论和改进建议，并跟踪改进措施的执行情况。（四）监督检查结果的处理公司应建立健全监督检查结果的处理机制，对监督检查中发现的问题，应及时进行整改。明确整改责任部门和整改期限，跟踪整改落实情况。对整改不力的部门和人员，应进行问责。同时，应将监督检查结果及整改情况作为公司绩效考核和干部任用的重要依据。1.对监督检查中发现的问题进行分类