科研项目资金内控制度

PAGE科研项目资金内控制度一、总则（一）目的为了加强公司科研项目资金管理，规范科研项目资金使用行为，提高资金使用效益，确保科研项目顺利实施，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承担的各类科研项目资金的管理，包括项目经费的预算编制、申请、审批、使用、核算、监督和验收等全过程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，确保科研项目资金使用合法合规。2.专款专用原则：科研项目资金应专款专用，不得挪作他用，确保资金用于项目研究的相关支出。3.预算管理原则：加强科研项目资金预算管理，严格按照预算安排使用资金，确保预算的严肃性和约束力。4.绩效管理原则：建立健全科研项目资金绩效管理制度，加强对资金使用效益的考核评价，提高资金使用效率。5.公开透明原则：科研项目资金使用应公开透明，接受公司内部和外部的监督检查，但涉及国家机密和商业秘密的除外。二、管理职责（一）公司管理层职责1.审批科研项目资金管理制度和相关政策，确保制度符合国家法律法规和公司发展战略。2.对重大科研项目资金使用决策进行审批，监督科研项目资金的总体使用情况。3.协调解决科研项目资金管理过程中出现的重大问题。（二）科研管理部门职责1.负责科研项目的组织申报、立项、过程管理和验收等工作。2.会同财务部门编制科研项目资金预算，审核项目预算执行情况。3.监督科研项目实施进度，确保项目按计划完成，及时发现并解决项目实施过程中存在的问题。4.配合财务部门和审计部门做好科研项目资金的核算、审计和监督工作。（三）财务部门职责1.负责制定科研项目资金财务管理办法和核算制度，规范财务核算流程。2.审核科研项目资金预算，办理资金拨付、核算和结算等业务。3.定期对科研项目资金使用情况进行财务分析，为管理层提供决策支持。4.配合科研管理部门和审计部门做好科研项目资金的监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见。（四）项目负责人职责1.负责科研项目的具体实施，按照项目任务书和预算要求合理使用资金。2.编制科研项目资金使用计划，严格控制经费支出，确保经费使用合规、合理、有效。3.定期向科研管理部门和财务部门报告项目进展情况和资金使用情况，接受监督检查。4.对项目资金使用的真实性、合法性和效益性负责，及时整改发现的问题。（五）审计部门职责1.对科研项目资金使用情况进行定期或不定期审计，监督检查资金使用的合规性、真实性和效益性。2.对审计中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。3.配合外部审计机构对公司科研项目资金进行审计工作。三、预算管理（一）预算编制1.项目负责人应根据科研项目任务书和实际需要，科学合理地编制项目资金预算。预算编制应遵循目标相关性、政策相符性和经济合理性原则，明确各项支出的预算金额和用途。2.预算编制内容应包括直接费用和间接费用。直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用，包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费等。间接费用是指承担科研项目任务的单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要包括依托单位为项目研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出，以及绩效支出等。3.项目负责人应在规定时间内将编制好的预算提交科研管理部门审核，科研管理部门会同财务部门对预算进行审核，提出修改意见后反馈给项目负责人。项目负责人应根据审核意见对预算进行修改完善，经科研管理部门和财务部门审核通过后，报公司管理层审批。（二）预算执行1.科研项目资金预算一经批准下达，必须严格执行，一般不予调整。如因项目研究需要确需调整预算的，应按照以下程序办理：项目负责人提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额，并提供相关证明材料。科研管理部门对调整申请进行审核，签署意见后报财务部门。财务部门对调整申请进行审核，根据资金情况提出审核意见，报公司管理层审批。经公司管理层批准的预算调整事项，由财务部门按照调整后的预算执行。2.项目负责人应严格按照预算安排使用资金，确保各项支出符合预算规定的用途和标准。严禁超预算支出、擅自调整预算和截留、挪用、挤占科研项目资金。3.财务部门应按照国家有关财务制度和科研项目资金管理规定，及时、准确地进行财务核算，监控预算执行情况，定期向科研管理部门和项目负责人反馈预算执行进度。（三）预算调整1.在科研项目实施过程中，如遇下列情况之一的，可以申请预算调整：国家政策发生重大变化，对科研项目经费预算产生较大影响的。因不可抗力因素导致项目研究内容、技术路线等发生重大调整，需要对预算进行调整的。项目研究过程中发现原预算编制不合理，确需调整预算的。2.预算调整应在项目实施期内提出，原则上不超过项目总预算的[X]%。调整后的预算应报公司管理层审批，并按照调整后的预算执行。（四）预算验收1.科研项目完成后，项目负责人应及时清理账目，编制项目经费决算报告。决算报告应真实、准确、完整地反映项目经费的收支情况，包括预算执行情况、经费使用效益等。2.科研管理部门会同财务部门对项目经费决算报告进行审核，审核通过后报公司管理层审批。3.公司管理层对项目经费决算报告进行审批后，作为项目验收和后续审计的重要依据。四、资金使用管理（一）支出范围1.设备费：是指在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。2.材料费：是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品等的采购及运输、装卸、整理等费用。3.测试化验加工费：是指在项目研究过程中支付给外单位（包括依托单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。4.燃料动力费：是指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。5.差旅费：是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。6.会议费：是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目研究工作等活动而发生的会议费用。7.国际合作与交流费：是指在项目研究过程中与国外科研机构、高校等开展合作研究、学术交流等活动而发生的费用，包括项目组人员出国及外国专家来华工作的费用。8.出版/文献/信息传播/知识产权事务费：是指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费（包括项目研究过程中购买的图书、资料、数据等）、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。9.劳务费：是指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。10.专家咨询费：是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。（二）支出标准1.设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费等支出应按照市场价格进行核算，确保支出合理、合规。2.差旅费、会议费、国际合作与交流费等支出应严格按照国家和公司有关规定执行，控制支出标准，不得超标准列支。3.劳务费、专家咨询费等支出应按照国家有关规定和项目预算执行，确保支出合理、合规。（三）审批流程1.科研项目资金支出应按照审批流程进行，确保支出合规、合理。具体审批流程如下：项目负责人根据项目研究需要和预算安排，填写费用报销单，注明支出内容、金额、用途等，并提供相关证明材料。项目负责人将费用报销单提交所在部门负责人审核，部门负责人应审核支出是否符合项目预算和实际需要，签字确认后报科研管理部门。科研管理部门对费用报销单进行审核，审核支出是否与项目研究相关，签字确认后报财务部门。财务部门对费用报销单进行审核，审核支出是否符合财务制度和预算规定，审核发票等凭证的真实性、合法性和完整性，签字确认后报公司管理层审批。经公司管理层批准的费用报销单，由财务部门办理报销手续。2.对于金额较大的支出（具体金额标准由公司另行规定），应实行集体决策审批制度，由公司管理层组织相关部门和人员进行集体讨论，形成审批意见后报公司董事长审批。（四）支付方式1.科研项目资金支付应严格按照国家有关规定和合同约定执行，确保资金支付安全、及时、准确。2.对于设备费、材料费、测试化验加工费等支出，原则上应通过银行转账方式支付给供应商或服务提供商。对于劳务费、专家咨询费等支出，原则上应通过银行代发方式支付给个人。3.对于国际合作与交流费等支出，应按照国家有关外汇管理规定办理支付手续。五、核算与监督（一）核算管理1.财务部门应按照国家有关财务制度和科研项目资金管理规定，对科研项目资金进行单独核算，确保资金核算准确、完整。2.科研项目资金应按照项目进行明细核算，设置专门的会计科目，记录项目经费的收支情况。3.项目负责人应及时向财务部门提供项目经费使用的相关凭证和资料，确保财务核算的及时性和准确性。（二）监督检查1.公司建立健全科研项目资金监督检查机制，定期或不定期对科研项目资金使用情况进行监督检查。监督检查内容包括预算执行情况、经费支出合规性、资金使用效益等。2.科研管理部门、财务部门和审计部门应各司其职，密切配合，加强对科研项目资金的监督检查。科研管理部门负责监督项目实施进度和预算执行情况，财务部门负责监督经费支出的合规性和核算准确性，审计部门负责对科研项目资金进行审计监督。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。整改完成后，应提交整改报告，接受复查。对违反科研项目资金管理规定的行为，应按照有关法律法规和公司规定进行严肃处理。（三）内部审计1.审计部门应定期对科研项目资金进行内部审计，审计内容包括预算执行情况、经费支出合规性、资金使用效益等。2.内部审计应采取定期审计和不定期审计相结合的方式，对重点科研项目和资金使用量大的项目应进行重点审计。3.审计部门应在审计结束后出具审计报告，对审计中发现的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（四）外部审计1.对于国家重大科研项目或公司重点科研项目，应按照国家有关规定接受外部审计机构的审计。2.公司应积极配合外部审计机构的工作，提供相关资料和信息，确保审计工作顺利进行。3.外部审计机构出具的审计报告应作为公司科研项目资金管理和决策的重要参考依据。六、验收与绩效评价（一）验收管理1.科研项目完成后，项目负责人应及时向科研管理部门提交项目验收申请，并提供项目验收所需的相关材料，包括项目研究报告、经费决算报告、测试报告、专利证书、论文发表情况等。2.科研管理部门会同相关部门对项目进行验收，验收内容包括项目任务完成情况、技术指标达成情况、经费使用情况、知识产权成果等。3.验收合格的项目，由科研管理部门出具验收意见；验收不合格的项目，项目负责人应根据验收意见进行整改，整改完成后重新申请验收。（二）绩效评价1.公司建立健全科研项目资金绩效评价制度，对科研项目资金的