幼儿园采购内控制度

PAGE幼儿园采购内控制度一、总则（一）目的为加强幼儿园采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障幼儿园教育教学活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于教学用品、办公用品、食品、设备维修、物业服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受园内教职工和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，追求采购效益最大化。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立幼儿园采购领导小组，由园长担任组长，副园长、财务负责人等为成员。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购工作小组，负责具体采购业务的实施。采购工作小组应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）相关部门职责1.需求部门：根据教学、办公、生活等实际需求，提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购物品或服务的使用和验收负责。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全和合理使用。3.后勤管理部门：协助采购工作小组进行供应商管理、采购物品的验收和保管等工作。4.纪检监察部门：对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉和举报，查处违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门下一年度的工作任务和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购工作小组对各部门的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合幼儿园整体发展规划和财务状况，编制年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批，并纳入幼儿园年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策调整、实际需求变化等原因，确需调整采购预算的，由需求部门提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购工作小组对申请进行审核，提出审核意见，报采购领导小组审批。3.经批准的采购预算调整事项，应及时通知相关部门，并调整相应的采购计划和合同。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购工作小组根据年度采购预算和实际工作需要，制定季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购数量、采购方式等内容。2.采购计划应提前征求需求部门的意见，确保采购计划符合实际需求。（二）计划执行1.采购人员应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划，应及时向采购工作小组报告，并说明变更的原因和内容。采购工作小组应根据实际情况进行审核和调整，并通知相关部门。（三）计划监督1.采购工作小组应定期对采购计划的执行情况进行检查和监督，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.财务部门应根据采购计划和合同约定，及时支付采购资金，确保采购活动的顺利进行。五、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.公开招标应通过法定的招标平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.采购工作小组应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购工作小组应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购工作小组应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购工作小组应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并形成论证报告。论证报告应包括采购项目的名称、内容、金额、单一来源供应商名称及理由等内容。3.单一来源采购应在采购活动开始前，将单一来源采购方式及理由报采购领导小组审批。经批准后，采购工作小组应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采购工作小组应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购工作小组应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、服务水平等进行综合评估，选择合格的供应商纳入供应商库。2.在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商。同时，应充分考虑供应商的可持续发展能力和社会责任履行情况。（二）供应商评价1.采购工作小组应定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.评价结果应作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的重要依据。对评价不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先采购、增加采购份额、提供合作机会等。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，应按照合同约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。同时，应依法追究其法律责任。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，并由双方签字（盖章）确认。合同签订后，应及时报财务部门备案。（二）合同履行1.采购人员应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。需求部门应按照合同约定及时组织验收。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采购合同的，双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购工作小组应及时收集、整理合同纠纷相关资料，配合有关部门做好纠纷处理工作。同时，应总结经验教训，完善采购合同管理工作。八、采购验收管理（一）验收标准1.采购物品或服务的验收应按照合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行。合同未约定的，应按照国家和行业相关标准进行验收。2.验收标准应明确具体、可操作性强，确保验收工作的公正性和准确性。（二）验收程序1.采购物品到货前，需求部门应通知后勤管理部门做好验收准备工作。后勤管理部门应组织相关人员成立验收小组，明确验收人员的职责分工。2.采购物品到货后，验收小组应按照验收标准对采购物品的数量、质量、规格等进行逐一核对和检验。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收人员应出具书面报告，说明不合格原因，并及时通知采购人员与供应商协商解决。3.对于大型设备、复杂系统等采购项目，应邀请专业技术人员或第三方机构进行验收。验收报告应作为支付采购资金的重要依据。（三）验收记录与档案管理1.验收小组应做好验收记录，详细记录采购物品的名称、规格、数量、质量状况、验收时间、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。2.采购工作小组应将采购合同、验收报告、发票等相关资料整理归档，建立采购档案。采购档案应按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁。九、采购付款管理（一）付款审批1.采购资金的支付应严格按照合同约定和财务管理制度进行审批。需求部门应根据验收情况填写付款申请单，经部门负责人签字后，报采购工作小组审核。2.采购工作小组应审核付款申请单的真实性、准确性和完整性，核实采购合同的履行情况和验收结果。审核通过后，报财务部门审批。3.财务部门应按照财务管理制度和资金支付流程，对付款申请进行审批。审批通过后，办理付款手续。（二）付款方式1.采购付款方式应根据合同约定和实际情况选择，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。同时，应充分考虑资金安全和资金使用效率。2.对于金额较大的采购项目，应尽量采用银行转账方式付款，避免现金支付。（三）付款监督1.财务部门应加强对采购付款的监督，定期对采购资金的支付情况进行检查和分析，确保资金支付的合规性和准确性。2.纪检监察部门应加强对采购付款环节的监督，防止出现贪污、挪用、截留采购资金等违法违纪行为。十、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购工作小组应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.风险评估应采用科学的方法和工具，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险因素，应进行日常关注和管理。2.建立风险预警机制，及时发现和预警采购过程中的风险信号。一旦发现风险迹象，应立即采取措施进行处理，防止风险扩大。（三）风险监控与改进1.采购工作小组应定期对风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题。2.根据风险监控和评估结果，总结经验教训，不断完善采购内控制度和风险应对措施，提高采购风险管理水平。十一、监督检查与责任追究（一）监督检查1.纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后