公司采购与付款内控制度

PAGE公司采购与付款内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购与付款流程，加强内部控制，确保采购活动合法合规、采购物资及服务符合公司需求、付款环节准确及时，提高公司资金使用效率，防范采购与付款过程中的风险，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的采购与付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定的流程和标准执行采购与付款操作。3.效益性原则：在保证采购物资及服务质量的前提下，追求采购成本的合理性和资金使用效益的最大化。4.职责分离原则：采购、审批、付款等环节的职责应相互分离，形成有效的制衡机制。5.信息透明原则：采购与付款过程中的相关信息应及时、准确、完整地记录和披露，确保透明度。二、采购业务流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单详细说明所需采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并注明该采购项目的预算金额。对于涉及固定资产的采购，还需附上固定资产购置申请相关文件。2.采购申请单提交审批采购申请单依次提交部门负责人、财务部门负责人和公司管理层进行审批。部门负责人主要审核采购需求是否符合本部门业务要求；财务部门负责人审核预算的合理性及资金安排情况；公司管理层根据公司整体战略和资源状况进行最终审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据审批后的采购申请单，结合库存情况和市场供应状况制定详细的采购计划，明确采购方式（如招标采购、询价采购、单一来源采购等）、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.采购计划报采购部门负责人审核采购部门负责人对采购计划的合理性、可行性进行审核，确保采购计划与公司需求和资源状况相匹配。审核通过后的采购计划进入采购执行阶段。（三）供应商选择与管理1.建立供应商信息库采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的注册登记情况、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面，并对收集到的信息进行整理和评估，筛选出合格的供应商纳入供应商信息库。2.供应商选择根据采购计划和供应商信息库，采购人员按照既定的供应商选择标准，从信息库中挑选合适的供应商。对于重大采购项目，应组成评审小组，采用招标、竞争性谈判等方式进行供应商选择。评审小组应包括采购部门代表、技术专家、财务人员等，对供应商的报价、产品质量、技术方案、售后服务等方面进行综合评审，确定中标供应商或成交供应商。3.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改直至淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和公司利益要求，避免出现模糊不清或潜在风险的条款。2.采购合同审批采购合同签订后，依次提交采购部门负责人、财务部门负责人和公司管理层进行审批。财务部门负责人重点审核付款条款、结算方式等是否符合公司财务规定；公司管理层对合同的整体合法性、合规性和风险进行最终把关。审批通过后的采购合同方可生效执行。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并确保与采购合同条款一致。采购订单下达后，及时将相关信息通知到供应商和公司内部相关部门，如仓库管理部门、质量检验部门等。2.采购订单跟踪与催货采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通交货进度，确保供应商按时、按质、按量交货。对于可能影响交货期的问题，应及时协调解决，并向相关部门反馈。如供应商出现延迟交货等情况，采购人员应按照合同约定进行催货，并追究供应商的违约责任。（六）采购验收1.仓库管理部门根据采购订单和送货单进行物资验收验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量等方面。对于需要进行质量检验的物资，仓库管理部门应通知质量检验部门进行检验。质量检验部门应按照相关标准和要求对物资质量进行检验，并出具检验报告。2.验收结果处理如验收合格，仓库管理部门办理入库手续，并将入库信息录入库存管理系统；如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。采购部门应跟踪不合格物资的处理情况，确保问题得到妥善解决。三、付款业务流程（一）付款申请1.采购业务完成后，采购部门根据采购合同和验收情况填写付款申请单，详细注明供应商名称、采购合同编号、采购物资或服务名称、数量、金额、已付金额、本次申请付款金额等信息。付款申请单应附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.付款申请单提交审批付款申请单依次提交采购部门负责人、财务部门负责人和公司管理层进行审批。采购部门负责人主要审核采购业务的真实性和付款申请金额的准确性；财务部门负责人审核发票的真实性、合法性以及付款金额与合同约定的一致性；公司管理层根据公司资金状况和审批权限进行最终审批。（二）付款审核1.财务部门对付款申请进行审核财务人员仔细核对付款申请单及相关凭证，检查发票内容与采购合同、验收报告是否相符，发票金额计算是否正确，发票真伪等。同时，审核付款方式是否符合合同约定和公司财务规定，付款金额是否经过适当审批。2.审核结果处理如审核通过，财务部门办理付款手续；如审核发现问题，应及时通知采购部门进行整改或补充相关资料，待问题解决后重新提交付款申请。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的付款申请，按照合同约定的付款方式办理付款业务。对于采用银行转账方式付款的，财务人员应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，并确保转账金额准确无误。对于采用支票付款的，应严格按照支票管理规定填写支票内容，并做好支票领用登记。2.付款记录与档案管理财务部门应及时记录付款情况，包括付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息，并将付款申请单及相关凭证整理归档，妥善保存。付款记录应定期进行核对和清理，确保财务数据的准确性和完整性。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计审查采购与付款业务流程是否合规，内部控制制度是否有效执行，采购合同的签订与执行情况，付款环节的准确性和及时性等方面。通过审计发现问题，提出改进建议，并督促相关部门进行整改。2.审计报告与跟踪内部审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，汇报采购与付款业务审计情况。对于审计提出的问题，公司管理层应要求相关部门制定整改措施，并跟踪整改落实情况，确保问题得到彻底解决。（二）日常监督检查1.采购部门和财务部门定期对采购与付款业务进行自查采购部门检查采购业务流程的执行情况，包括采购需求的准确性、供应商选择的合理性、采购合同的签订与执行等方面；财务部门检查付款业务流程的执行情况，包括付款申请的审批、付款审核的准确性、付款执行的合规性等方面。2.检查结果反馈与整改对于自查中发现的问题，采购部门和财务部门应及时进行整改，并将整改情况反馈给公司管理层。公司管理层应定期对采购与付款业务的自查情况进行总结和分析，持续完善内部控制制度。五、风险评估与应对（一）采购与付款业务风险识别1.市场风险市场供应波动可能导致采购物资或服务无法按时、按质、按量供应，影响公司正常生产经营。2.供应商风险供应商可能存在产品质量问题、交货延迟、信誉不佳等风险，给公司带来经济损失或经营困难。3.合同风险采购合同条款可能存在漏洞或不合理之处，导致公司在合同执行过程中面临法律风险或经济损失。4.付款风险付款环节可能出现错误支付、延迟支付、违规支付等情况，影响公司资金安全和供应商关系。5.内部控制风险采购与付款内部控制制度可能存在缺陷或执行不力，导致采购与付款业务流程混乱，出现舞弊行为等风险。（二）风险评估1.对识别出的采购与付款业务风险进行评估评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。例如，对于市场供应波动风险，评估其在不同市场环境下发生的可能性以及对公司生产经营的影响程度；对于供应商风险，评估不同供应商出现问题的概率以及对公司造成的损失大小等。2.风险评估报告根据风险评估结果，编制风险评估报告，详细阐述各类风险的情况、风险等级以及风险对公司的潜在影响。风险评估报告应定期提交给公司管理层，为公司决策提供参考依据。（三）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施对于高风险事项，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险事项，应加强管理、定期评估等；对于低风险事项，可适当关注并进行常规管理。例如，针对市场风险，建立市场监测机制，与多家供应商建立合作关系，以降低供应波动风险；针对供应商风险，加强供应商评估与考核，增加备用供应商等。2.风险应对措施的实施与监控各部门应按照制定的风险应对措施进行实施，并定期对措施的执行效果进行监控和评估。如发现风险应对措施效果不佳或风险状况发生变化，应及时调整应对措施，确保公司采购与付款业务风险得到有效控制。六、信息管理（一）采购与付款信息收集1.采购部门、财务部门等相关部门负责收集采购与付款业务过程中的各类信息包括采购申请单、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收报告、发票、付款申请单等。信息收集应确保及时、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.信息来源渠道信息来源渠道包括公司内部各部门之间的沟通协作、供应商提供的资料、市场调研数据、银行等外部机构提供的信息等。采购部门和财务部门应加强与内部各部门及外部机构的沟通，拓宽信息收集渠道，提高信息收集质量。（二）采购与付款信息处理与存储1.对收集到的采购与付款信息进行整理、分类和分析采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行存储管理。电子文档应按照一定的分类标准进行归档，便于查询和检索；纸质文档应妥善保管，建立借阅登记制度，防止信息丢失或泄露。2.信息共享与利用建立采购与付款信息共享平台，实现公