食堂采购内控制度

PAGE食堂采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司食堂采购管理，规范采购行为，确保采购过程的透明、公正、廉洁，保障食堂食材的质量安全，降低采购成本，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有食材、用品及服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司规定的采购流程和标准执行。3.质量优先原则：确保所采购的食材和用品符合食品安全标准及使用要求。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立食堂采购管理委员会，由公司行政部门负责人、财务部门负责人、食堂主管及员工代表等组成。负责审议食堂采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门公司行政部门负责食堂采购的具体执行工作，设采购专员岗位，负责采购任务的实施。采购专员应具备良好的职业道德和专业知识，熟悉采购业务流程。（三）各部门职责1.行政部门制定采购计划，根据食堂实际需求，结合库存情况，合理安排采购品种和数量。选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。负责采购物资的验收、入库、保管及发放工作。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施。2.财务部门审核采购预算，确保采购资金的合理使用。参与采购合同的审核，监督采购款项的支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。3.食堂主管根据食堂实际运营情况，提出食材及用品的采购需求建议。协助行政部门进行供应商选择和采购谈判。负责对采购物资的质量进行初步检验，反馈质量问题。三、采购流程（一）需求预测与计划制定1.食堂主管应每日统计食材消耗情况，结合就餐人数变化趋势，每月末提出次月的采购需求预测。2.采购专员根据需求预测，结合库存状况，编制月度采购计划，明确采购品种、数量、规格、预计采购时间等内容。采购计划需经行政部门负责人审核后报采购管理委员会审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。对供应商进行初步评估，考察其营业执照、食品经营许可证、生产许可证等资质证书是否齐全，了解其生产规模、产品质量、价格水平、售后服务等情况。建立供应商候选名单，邀请候选供应商提供样品进行质量检测，检测合格的供应商进入合格供应商名录。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。建立供应商考核指标体系，设定各项指标的权重，根据评估结果对供应商进行打分排名。对于考核不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合格供应商资格。3.供应商档案管理为每个合格供应商建立档案，记录其基本信息、资质证书、合作记录、评估考核结果等内容。定期更新供应商档案，确保档案信息的准确性和完整性。（三）采购实施1.采购申请采购专员根据批准的采购计划，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、预算金额等信息，并提交行政部门负责人审批。2.采购方式选择根据采购物资的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购。由采购专员组织招标活动，发布招标公告，邀请合格供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购。采购专员向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择价格合理、信誉良好的供应商成交。竞争性谈判采购：适用于采购时间紧迫、采购需求存在一定不确定性的物资采购。采购专员与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。3.采购合同签订采购专员与选定的供应商签订采购合同，合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同需经行政部门负责人审核、公司法律顾问审查后，报公司领导审批。（四）验收与入库1.验收准备采购物资到货前，采购专员应通知食堂主管及相关人员做好验收准备工作，明确验收标准和方法。2.验收实施采购物资到货后，由食堂主管组织相关人员按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的品种规格、数量、质量状况、包装等方面。对于食材类物资，需检查其外观、色泽、气味、新鲜度等，并按照食品安全标准进行抽检。对于有质量问题的物资，应及时与供应商沟通协商解决。验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应拒绝入库，并及时通知采购专员与供应商联系处理。3.入库管理仓库管理人员根据验收单办理物资入库手续，按照物资类别、规格、批次等进行分类存放，做好标识管理。建立物资库存台账，详细记录物资的入库时间、数量、规格、供应商等信息，定期进行盘点，确保账实相符。（五）付款与结算1.付款申请采购专员根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请表，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.付款审批财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合法性等。审核通过后，报公司领导审批。3.付款结算公司领导审批通过后，财务部门按照审批金额办理付款手续，通过银行转账等方式支付货款给供应商。同时，做好付款记录和账务处理，确保财务数据的准确性。四、采购风险管理（一）风险识别1.质量风险：采购的食材或用品不符合质量标准，可能导致食品安全问题或影响正常使用。2.价格风险：市场价格波动可能导致采购成本增加，影响公司经济效益。3.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等情况可能导致采购中断或物资供应不足。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能引发合同纠纷，给公司带来经济损失。5.验收风险：验收环节把关不严，可能导致不合格物资入库，影响公司正常运营。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险事项，应制定针对性的风险应对措施。（三）风险应对1.质量风险应对加强对供应商的资质审核和产品质量监督，要求供应商提供质量合格证明文件。增加验收环节的抽检频率和力度，严格按照质量标准进行验收。建立不合格物资处理机制，对于验收不合格的物资，及时与供应商协商退换货或索赔事宜。2.价格风险应对关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过谈判争取合理的价格优惠。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。3.供应商风险应对对供应商进行多元化管理，避免过度依赖单一供应商。定期对供应商进行评估和考核，及时发现潜在风险并采取措施。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。4.合同风险应对加强采购合同的审核管理，确保合同条款明确、合理、合法。聘请专业法律顾问对采购合同进行审查，防范合同法律风险。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。5.验收风险应对明确验收标准和流程，加强验收人员的培训，提高验收水平。建立验收责任追究制度，对验收过程中把关不严的人员进行责任追究。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对食堂采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购管理委员会定期召开会议，对采购工作进行审议和监督，听取采购执行部门的工作汇报，对发现的问题提出整改意见。3.行政部门内部应建立采购工作自查机制，采购专员定期对采购工作进行自我检查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受公司员工的监督，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。2.积极配合相关政府部门的监督检查，如食品药品监管部门、工商行政管理部门等，及时整改存在的问题。六、信息管理（一）采购信息收集采购专员应定期收集市场价格信息、供应商信息、新产品信息等，为采购决策提供参考依据。（二）采购数据统计与分析1.建立采购数据统计台账，对采购物资的品种、数量、价格、供应商等数据进行详细记录。2.定期对采购数据进行统计分析，如采购成本分析、采购频率分析、供应商采购份额分析等，为优化采