高校采购内控制度

PAGE高校采购内控制度一、总则（一）目的为了加强高校采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格遵守相关采购程序和规定。2.公开透明原则：采购信息应当公开披露，采购过程应当接受监督，确保采购活动的透明度。3.公平公正原则：采购活动应当遵循公平公正的原则，对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。4.效益原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，提高采购资金使用效益，实现资源的优化配置。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立学校采购工作领导小组，负责审议学校采购政策、制度和重大采购事项，协调解决采购工作中的重大问题。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人和教师代表组成。（二）采购执行机构设立学校采购部门，负责具体组织实施采购活动。采购部门应当配备专业的采购人员，明确采购人员的职责分工，确保采购工作的顺利进行。（三）采购需求部门各教学科研单位和职能部门为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性等。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应当根据学校事业发展规划和教学科研需要，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算管理规定进行申报和审批。（二）预算执行采购部门应当严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照学校预算调整程序进行申报和审批。（三）预算监督学校财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的预算执行情况进行分析和评价，确保采购资金的合理使用。四、采购流程控制（一）采购申请采购需求部门应当填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购用途等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，应当对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于重大采购项目，应当组织相关部门和专家进行论证。采购项目经审核通过后，报采购工作领导小组审批。（三）采购方式选择采购部门应当根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购方式的选择应当符合国家法律法规和学校采购制度的规定，并按照相应的采购程序进行操作。（四）采购文件编制采购部门应当根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应当明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（五）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购部门应当对供应商的资格进行审查，确保供应商具备相应的资质和能力。供应商资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等。2.供应商选择：采购部门应当按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，选择中标供应商或成交供应商。评标委员会或谈判小组应当由学校相关部门和专家组成，评标过程应当严格按照规定的程序进行，确保评标结果的公平公正。3.供应商管理：采购部门应当建立供应商档案，对供应商的基本信息、业绩信誉、合作情况等进行记录和管理。定期对供应商进行评价和考核，对于表现不佳的供应商，应当及时采取措施进行处理，如暂停合作、取消资格等。（六）合同签订与履行1.合同签订：采购部门应当与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当经学校法律顾问审核后，报学校领导审批。2.合同履行：采购部门应当跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应当按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，按时交付货物、提供服务或完成工程建设。采购需求部门应当组织对采购项目进行验收，验收合格后，按照合同约定支付货款。（七）采购验收1.验收组织：采购需求部门应当组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组应当由采购需求部门、采购部门、使用部门等相关人员组成，必要时可以邀请专家参加。2.验收内容：验收小组应当按照采购合同约定的质量标准和验收方法，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等进行验收。验收内容包括货物的外观、数量、规格型号、技术参数、性能指标等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的质量、效果、满意度等。3.验收报告：验收小组应当在验收结束后，出具验收报告。验收报告应当包括验收项目名称、验收时间、验收地点、验收小组成员名单、验收内容、验收结论等内容。验收报告应当经验收小组成员签字确认后，报采购部门存档。五、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应当定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定风险等级。（二）风险应对措施针对不同等级的风险，采购部门应当制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，应当采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事件，应当采取加强管理、定期检查等措施；对于低风险事件，应当采取日常监控、风险预警等措施。（三）风险监控与预警采购部门应当建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。及时发现风险事件的发生迹象，发出风险预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险事件的扩大和恶化。六、采购信息管理（一）信息收集与整理采购部门应当收集、整理采购活动中的各类信息，包括采购需求、采购预算、采购文件、供应商信息、采购合同、验收报告等。建立采购信息数据库，对采购信息进行分类存储和管理，确保采购信息的完整性和准确性。（二）信息公开与共享采购部门应当按照学校信息公开的要求，及时公开采购信息，包括采购项目公告、中标成交结果公示、采购合同等。同时，应当建立采购信息共享机制，与学校相关部门共享采购信息，提高采购工作的协同效率。（三）信息分析与利用采购部门应当定期对采购信息进行分析和利用，总结采购工作中的经验教训，为采购决策提供参考依据。通过对采购信息的分析，了解市场动态、供应商情况、采购成本等，优化采购策略，提高采购效益。七、采购绩效评价（一）评价指标体系建立采购绩效评价指标体系，对采购活动的经济性、效率性、效益性进行评价。评价指标包括采购预算执行率、采购周期、采购质量、采购成本、供应商满意度等。（二）评价方法采用定量与定性相结合的评价方法，对采购绩效进行评价。定量评价方法包括指标对比分析、数据统计分析等；定性评价方法包括专家评价、问