原材料内控制度

PAGE原材料内控制度一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司原材料内部控制体系，规范原材料采购、验收、存储、领用等环节的管理，确保原材料的质量、安全与合理使用，有效防范风险，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司经济效益。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及原材料采购、使用及管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保原材料管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖原材料管理的各个环节，包括采购、验收、存储、领用、盘点等，不留管理死角。3.制衡性原则：在原材料管理流程中，合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在确保原材料管理有效性的前提下，充分考虑成本因素，力求以合理的成本实现最佳的管理效果。5.适应性原则：根据公司业务发展、市场环境变化以及国家政策调整，及时修订和完善本制度，确保制度的适应性和有效性。二、职责分工（一）采购部门1.负责原材料采购计划的制定与执行，根据生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.寻找合格的供应商，进行供应商的开发、评估与管理，建立供应商档案。3.组织采购合同的签订、执行与跟踪，确保采购合同的顺利履行。4.负责采购过程中的商务谈判，争取有利的采购价格和条款。（二）质量控制部门1.制定原材料质量检验标准和验收流程，确保原材料质量符合公司要求。2.对采购的原材料进行检验和验收，出具检验报告，判定原材料是否合格。3.对原材料质量问题进行跟踪和处理，与供应商沟通协商解决方案，必要时采取退货、换货等措施。4.定期对原材料质量状况进行统计分析，为公司质量改进提供数据支持。（三）仓储部门1.负责原材料的存储管理，合理规划仓库布局，确保原材料分类存放、标识清晰。2.建立原材料出入库管理制度，严格执行出入库手续，做好出入库记录。3.负责原材料的保管和养护工作，定期检查库存原材料的质量状况，防止原材料变质、损坏等情况发生。4.定期进行库存盘点，确保账实相符，及时发现和处理库存异常情况。（四）生产部门1.根据生产计划，合理安排原材料的领用，确保生产顺利进行。2.负责对领用的原材料进行合理使用和管理，提高原材料利用率，降低生产成本。3.及时反馈生产过程中原材料的使用情况和质量问题，协助相关部门进行处理。（五）财务部门1.负责原材料采购资金的预算安排和支付审核，确保资金使用合理、合规。2.对原材料采购成本进行核算和分析，提供成本数据支持，为公司决策提供依据。3.参与原材料库存盘点工作，监督盘点结果的准确性和真实性。（六）审计部门1.对原材料内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。2.根据审计结果，提出改进建议和意见，督促相关部门进行整改，防范风险。三、采购环节控制（一）采购计划制定1.生产部门应根据年度生产计划、月度生产任务以及原材料库存情况，提前向采购部门提交原材料需求计划。2.采购部门结合生产需求计划、市场供应情况、原材料价格波动趋势等因素，综合考虑库存水平，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购原材料的品种、规格、数量、采购时间等内容。3.采购计划需经相关部门审核，确保计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息，包括企业概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.建立供应商评估体系，对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产设备与工艺、质量管理体系、环保措施、价格竞争力等。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，建立供应商档案。3.定期对供应商进行重新评估，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施，确保供应商队伍的稳定性和优质性。（三）采购合同签订1.采购部门在选定供应商后，应与供应商签订详细的采购合同。采购合同应明确原材料的品种、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经法律部门或专业法律顾问审核，确保合同条款合法合规、公平合理，避免潜在的法律风险。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如仓储部门、质量控制部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备和跟踪工作。（四）采购过程跟踪1.采购部门应建立采购订单跟踪机制，及时掌握采购订单的执行情况。定期与供应商沟通，了解原材料的生产进度、发货情况等，确保按时交货。2.对于采购过程中出现的异常情况，如供应商延迟交货、原材料质量问题、价格变动等，采购部门应及时与供应商协商解决，并向相关部门汇报。3.采购部门应定期对采购工作进行总结分析，评估采购绩效，包括采购成本控制、交货及时性、供应商满意度等方面，不断改进采购工作流程和方法。四、验收环节控制（一）验收准备1.质量控制部门在收到采购部门提交的原材料到货通知后，应根据原材料的性质和特点，制定相应的验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等。2.验收人员应熟悉原材料的验收标准和流程，掌握验收所需的工具和仪器设备，并确保其正常运行。3.仓储部门应根据原材料的到货情况，做好验收场地和存储设施的准备工作，确保验收工作顺利进行。（二）验收实施1.验收人员按照验收方案对到货的原材料进行逐批验收。验收内容包括原材料的品种、规格、数量、外观质量、包装标识等是否与采购合同一致，同时对原材料的质量进行检验，如物理性能、化学性能、微生物指标等。对于数量验收，可采用称重、计数等方式进行，确保数量准确无误。对于外观质量验收，应检查原材料是否有破损、变形、污渍等缺陷。对于质量检验，应按照既定的质量标准和检验方法进行操作。可采用抽样检验或全检的方式，确保原材料质量符合要求。2.验收过程中，验收人员应如实记录验收情况，填写验收报告。验收报告应包括原材料名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等内容。对于验收不合格的原材料，应详细注明不合格原因。（三）验收结果处理1.验收合格的原材料，验收人员应在验收报告上签字确认，并及时通知仓储部门办理入库手续。仓储部门应按照规定的存储要求，将原材料妥善存放。2.验收不合格的原材料，质量控制部门应出具不合格报告，并及时通知采购部门。采购部门应与供应商沟通协商，根据合同约定采取退货、换货、补货等措施。对于因质量问题给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定向供应商索赔。3.对于验收过程中发现的重大质量问题或异常情况，质量控制部门应及时组织相关部门进行分析研究，采取相应的措施进行处理，防止问题再次发生。五、存储环节控制（一）仓库规划与布局1.仓储部门应根据公司原材料的种类、数量、特性等因素，合理规划仓库布局。仓库应划分为不同的功能区域，如原材料存储区、合格品区、不合格品区、待检区、发货区等，并设置明显的标识牌。2.原材料应按照类别、规格、批次等进行分类存放，遵循先进先出的原则，确保原材料在存储过程中的质量不受影响。对于有特殊存储要求的原材料，如易燃易爆品、易腐蚀品、贵重物品等，应设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。（二）库存管理1.仓储部门应建立完善的库存管理制度，明确库存管理人员的职责和权限。库存管理人员应定期对库存原材料进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.库存管理人员应及时记录原材料的出入库情况，做到日清月结。出入库记录应详细包括原材料名称、规格型号、数量、出入库日期、经手人等信息。同时，应定期对库存数据进行统计分析，为采购计划制定和生产安排提供参考依据。3.对于库存积压的原材料，仓储部门应及时与相关部门沟通协调，采取促销、退货、报废等措施进行处理，减少库存占用资金，降低库存成本。（三）库存安全管理1.仓库应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、通风设备、温湿度控制设备等，确保库存原材料的安全存储。2.库存管理人员应定期检查安全设施和设备的运行情况，确保其正常有效。同时，应加强仓库的安全保卫工作，严禁无关人员进入仓库区域。3.对于易燃易爆、易腐蚀等危险化学品的存储，应严格按照国家相关法律法规和标准要求进行管理，确保存储安全。六、领用环节控制（一）领用申请1.生产部门根据生产计划和实际需求，填写原材料领用申请表。领用申请表应明确领用原材料的品种、规格、数量、用途等信息，并经相关负责人审批。2.审批通过后的领用申请表提交给仓储部门，作为原材料发放的依据。（二）领用发放1.仓储部门根据领用申请表，核实库存情况，如库存充足，则按照规定的手续办理原材料发放。发放过程中，应严格核对领用原材料的品种、规格、数量等信息，确保发放准确无误。2.对于贵重原材料或限量领用的原材料，应实行限额管理，严格控制领用数量。领用人员应在领用申请表上签字确认，仓储部门应做好领用记录。（三）领用监督与核算1.财务部门应定期对原材料领用情况进行核算和分析，检查领用是否符合生产计划和成本控制要求。如发现异常领用情况，应及时与相关部门沟通核实，查明原因并进行处理。2.审计部门应对原材料领用环节进行审计监督，检查领用手续是否齐全、合规，领用数量是否合理，防止浪费和舞弊行为的发生。七、盘点与清查（一）盘点计划制定1.仓储部门应会同财务部门、审计部门等制定年度盘点计划。盘点计划应明确盘点范围、盘点时间、盘点人员分工、盘点方法等内容。2.盘点范围应涵盖公司所有库存的原材料，包括在库原材料、在途原材料等。盘点时间应选择在业务相对清淡的时期进行，以确保盘点工作的顺利开展。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织实施盘点工作。盘点人员应认真核对原材料的实物数量、规格型号、质量状况等与账面上记录的信息是否一致。2.盘点过程中，应采用实地盘点的方法，逐一清点原材料数量。对于价值较高或数量较大的原材料，可采用抽样盘点的方式，但抽样比例应符合相关规定要求。3.盘点人员应如实记录盘点情况，填写盘点表。盘点表应包括原材料名称、规格型号、实际数量、账面数量、盘盈盘亏数量及原因等内容。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应将盘点表汇总整理，编制盘点报告。盘点报告应详细说明盘点结果，包括盘盈、盘亏的原材料品种、数量、金额以及原因分析等。2.对于盘盈的原材料，应查明原因，经审批后调整相关账目。对于盘亏的原材料，应区分不同情况进行处理。属于正常损耗的，经审批后