加强采购内控制度

PAGE加强采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法、合规、有效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.制衡性原则：采购业务的决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约，防止权力滥用。5.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保供应商公平参与竞争，采购结果公正合理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求和市场情况，合理安排采购数量和时间。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购信息管理系统，及时更新采购数据。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购前期的需求调研和技术规格制定，对采购标的物的质量、性能等方面进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析，参与采购合同的审核。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购合同的执行情况等，提出审计意见和建议。三、采购流程控制（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展、生产运营等实际需要，填写采购申请表，详细说明采购标的物的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购申请表需经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况和采购预算，对采购需求进行分析和评估。2.根据评估结果，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：根据公司制定的供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估：采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估，填写供应商评估报告，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.供应商选择：根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。5.供应商管理：采购部门定期对供应商进行跟踪和评估，建立供应商绩效评价体系，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中，采购人员应做好记录，确保谈判内容清晰、准确。2.合同签订：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经法律部门审核后，报公司领导审批。合同签订应遵循法律法规和公司合同管理规定，确保合同条款完整、准确、合法有效。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.验收：货物到达后，采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、外观等方面。验收合格后，填写验收报告，办理入库手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补救措施或退换货物。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度和资金审批流程，对付款申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批同意后，财务部门办理付款手续，确保采购资金的安全、准确支付。四、采购风险管理控制（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细、明确的采购合同，约定违约责任和赔偿条款。加强对供应商的跟踪和监督，及时发现并解决潜在问题。同时，可要求供应商提供履约保证金或银行保函。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节的管理。对重要物资可进行抽检或委托专业机构进行检验。与供应商签订质量保证协议，要求其对产品质量负责，如出现质量问题，应承担相应的退换货、赔偿等责任。3.价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式进行应对。同时，加强采购成本分析和控制，提高采购效益。4.合同风险：加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作。合同签订前，由法律部门对合同条款进行审核，确保合同合法有效。合同执行过程中，采购部门应及时跟踪合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。信息来源可包括网络平台、行业报告、供应商提供的资料、市场调研等。（二）采购信息分析与利用对收集到的采购信息进行分析和整理，提取有价值的信息，为采购决策、供应商管理、采购成本控制等提供支持。例如，通过分析市场价格信息，制定合理的采购价格策略；通过分析供应商信息，优化供应商选择和管理。（三）采购信息系统建设建立完善的采购信息管理系统，实现采购流程的信息化、自动化。采购信息系统应涵盖采购需求管理、采购计划制定、供应商管理、采购合同管理、采购执行与验收、采购付款等各个环节，提高采购工作效率和管理水平。同时，确保采购信息的安全、保密，防止信息泄露。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购合同的执行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的采购专项检查、审计等工作。2.主动接受社会监督，如供应商、客户等对公司采购活动的