高校宣传部内控制度

PAGE高校宣传部内控制度一、总则（一）制定目的为加强高校宣传部内部管理，规范各项工作流程，提高工作效率，防范风险，确保宣传部各项工作合法、合规、有序开展，依据国家法律法规及高校相关管理规定，结合宣传部实际情况，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于高校宣传部全体工作人员，涵盖宣传策划、新闻采编、新媒体运营、对外宣传联络等各项工作领域。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、教育主管部门相关规定以及学校的规章制度，确保宣传部各项工作在合法合规的框架内运行。2.全面性原则：内控制度覆盖宣传部工作的各个环节，包括但不限于人员管理、业务流程、财务收支、信息安全等，做到无死角管理。3.制衡性原则：在宣传部内部建立健全岗位责任制，明确各岗位的职责权限，使各项工作相互制约、相互监督，避免权力过度集中。4.适应性原则：内控制度应根据学校发展战略、宣传工作实际需求以及外部环境变化，及时进行调整和完善，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在实施内控制度过程中，充分考虑成本与效益的关系，以合理的控制成本达到最佳的控制效果，提高工作效率和质量。二、组织架构与职责分工（一）组织架构高校宣传部通常设立部长、副部长职位，下设宣传策划科、新闻采编科、新媒体运营科、对外宣传联络科等科室，形成较为完善的组织架构，以保障宣传工作的顺利开展。（二）职责分工1.部长职责全面负责宣传部的各项工作，制定宣传工作计划和目标，并组织实施。协调宣传部与学校各部门、各学院之间的关系，确保宣传工作与学校整体工作目标一致。审核宣传部重要宣传稿件、活动方案等，把握宣传方向和质量。负责宣传部人员的管理、培训和考核，提升团队整体素质。向上级领导汇报宣传部工作进展情况，争取支持和资源。2.副部长职责协助部长开展工作，负责分管科室的日常管理和业务指导。参与宣传部重要工作的策划和组织实施，提出建设性意见和建议。负责与宣传部内部各科室之间的沟通协调，促进工作协同推进。及时了解宣传工作中的问题和困难，向部长汇报并协助解决。3.宣传策划科职责根据学校中心工作和宣传重点，制定年度、学期宣传策划方案。策划各类宣传活动，包括主题宣传、文化活动宣传等，撰写活动策划书。组织开展宣传创意征集活动，挖掘新颖的宣传形式和内容。与其他科室协作，确保宣传策划方案的有效执行。4.新闻采编科职责负责学校新闻线索的收集、整理和筛选，确定有价值的新闻选题。深入采访学校各类新闻事件，撰写高质量的新闻稿件，确保新闻真实、准确、及时。对新闻稿件进行编辑、审核和校对，保证稿件质量符合宣传要求。负责学校新闻发布平台的日常更新维护，及时发布新闻资讯。5.新媒体运营科职责制定新媒体平台运营策略，包括微信公众号、微博、抖音等，明确各平台的定位和发展方向。负责新媒体内容的策划、制作和发布，包括图文推送、短视频创作等，提高平台关注度和影响力。分析新媒体平台数据，根据用户反馈及时调整运营策略，提升传播效果。开展新媒体互动活动，增强与师生及社会公众的互动交流。6.对外宣传联络科职责负责与校外媒体建立良好的合作关系，拓展对外宣传渠道。及时向校外媒体提供学校新闻稿件和宣传资料，积极宣传学校的办学成果和特色亮点。组织协调校外媒体来校采访报道活动，做好接待和服务工作。收集、整理校外媒体对学校的报道信息，进行分析总结，为学校宣传工作提供参考。三、业务流程控制（一）宣传策划流程1.需求调研定期与学校各部门、各学院沟通，了解学校近期重点工作和宣传需求。收集师生对宣传工作的意见和建议，分析宣传热点和关注点。2.方案制定根据调研结果，结合学校宣传目标和资源状况，制定宣传策划方案初稿。方案内容应包括宣传主题、目标受众、宣传渠道、活动形式、时间安排、人员分工、预算等。3.方案审核将宣传策划方案提交部长审核，部长应从宣传方向、可行性、创新性等方面进行全面评估。根据审核意见对方案进行修改完善，确保方案符合学校宣传要求和实际情况。4.方案执行按照宣传策划方案，组织各科室人员开展宣传活动。在执行过程中，及时协调解决出现的问题，保障活动顺利进行。5.效果评估宣传活动结束后，对活动效果进行评估。评估指标可包括媒体曝光量、师生参与度、宣传内容传播效果等。根据评估结果总结经验教训，为今后的宣传策划工作提供参考。（二）新闻采编流程1.线索收集建立多元化的新闻线索收集渠道，包括学校各部门信息报送、师生投稿、媒体报料、日常工作观察等。安排专人负责线索收集和整理，对线索进行初步筛选，确定有价值的新闻选题。2.采访准备针对确定的新闻选题，制定详细的采访计划。采访计划应包括采访对象、采访时间、采访地点、采访问题等。采访人员提前了解采访对象的基本情况和相关背景资料，熟悉采访主题，准备好采访设备。3.采访实施按照采访计划进行采访，确保采访过程真实、客观、公正。采访过程中，注意记录关键信息和采访对象的观点，可采用文字记录、录音、录像等方式。4.稿件撰写根据采访内容，撰写新闻稿件。新闻稿件应结构清晰、语言简洁、内容准确，突出新闻价值。稿件撰写过程中，注重新闻角度的选取和表现手法的运用，增强稿件的吸引力和感染力。5.稿件审核新闻稿件撰写完成后，先由采访记者进行自我审核，检查稿件内容的准确性和完整性。将稿件提交科室负责人审核后，再报分管副部长和部长终审。审核重点包括宣传导向、事实准确性、语言规范性等。6.稿件发布审核通过的新闻稿件按照学校新闻发布流程，及时在学校官方网站、新媒体平台等发布。发布后，跟踪稿件的传播效果，收集师生反馈信息。（三）新媒体运营流程1.平台规划根据学校宣传目标和受众特点，确定新媒体平台的定位和发展方向。制定新媒体平台年度运营计划，明确各平台的内容规划、活动策划、推广策略等。2.内容创作新媒体运营团队按照平台定位和内容规划，进行新媒体内容的策划和创作。内容形式包括图文、短视频、音频等，注重内容的原创性、趣味性、实用性，以吸引用户关注。3.编辑排版对创作好的新媒体内容进行编辑排版，确保内容呈现清晰、美观、易读。合理运用图片、图表、视频等元素，增强内容的视觉效果。4.发布推送按照预定的发布计划，在各新媒体平台定时发布内容。发布前，对内容进行再次审核，确保无误后进行推送。5.互动管理在新媒体平台上积极与用户互动，回复用户留言、评论和私信。开展互动活动，如话题讨论、投票、抽奖等，提高用户参与度和粘性。6.数据分析定期对新媒体平台的数据进行分析，包括粉丝增长数、阅读量、点赞数、评论数、转发数等。通过数据分析了解用户行为和需求，为优化运营策略提供依据。（四）对外宣传联络流程1.媒体关系维护定期梳理校外媒体资源，建立媒体联系档案，记录媒体名称联系人、联系方式、合作领域等信息。主动与校外媒体沟通交流，保持良好的合作关系，定期向媒体提供学校宣传资料和新闻线索。2.新闻投稿与发布根据校外媒体的需求和选题方向，及时向其提供学校新闻稿件和宣传资料。跟踪新闻投稿的采用情况，与媒体保持沟通，确保学校新闻能够及时、准确地发布。3.媒体来访接待接到校外媒体来访通知后，及时与相关部门和人员协调，做好接待准备工作。安排专人负责媒体接待，协助媒体完成采访报道任务，提供必要的采访条件和资料支持。4.宣传效果跟踪收集校外媒体对学校的报道信息，整理分析报道内容、传播渠道、传播范围、报道效果等。根据宣传效果跟踪情况，总结经验教训，为改进对外宣传工作提供参考。四、财务管理（一）预算管理1.预算编制宣传部应根据年度宣传工作计划和目标，结合以往工作经验和实际需求，编制年度财务预算。预算内容包括人员经费、办公费用、宣传活动费用、设备购置费用、新媒体运营费用等。预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，确保各项费用支出有依据、可控制。2.预算执行严格按照预算安排执行各项经费支出，不得擅自调整预算项目和金额。对于预算执行过程中出现的特殊情况需要调整预算的，应按照学校规定的程序进行申报和审批。3.预算监控定期对预算执行情况进行监控和分析，对比实际支出与预算安排的差异。如发现预算执行偏差较大，应及时查找原因，采取有效措施进行调整和纠正，确保预算目标的实现。（二）费用报销1.报销流程工作人员发生费用支出后，应及时收集相关票据，并按照学校财务报销规定进行整理粘贴。填写费用报销单，注明报销事由、金额、报销日期等信息，并签字确认。将报销单及相关票据提交科室负责人审核，科室负责人应审核报销事项的真实性、合理性和合规性。审核通过后，报分管副部长和部长审批。最后将审批通过的报销单提交学校财务部门进行报销。2.报销标准严格按照学校规定的费用报销标准执行，不得超标准报销。对于差旅费、办公用品采购、宣传活动费用等报销项目，应提供相应的发票、清单等证明材料。（三）资产管理1.资产购置根据宣传部工作需要，编制资产购置计划，明确资产购置的种类、数量、规格等。资产购置计划应按照学校资产采购管理规定进行申报和审批。购置资产时，应选择正规渠道，确保资产质量和售后服务。2.资产登记：对购置的资产进行及时登记入账，建立资产台账，记录资产的名称、型号、购置时间、使用部门、使用人等信息。3.资产清查：定期对宣传部资产进行清查盘点，确保资产账实相符。清查过程中如发现资产盘盈、盘亏、毁损等情况应及时查明原因，并按照学校规定进行处理。4.资产处置：对于闲置、报废的资产，应按照学校资产处置管理规定进行申报和审批。经批准后，按照规定的程序进行处置，确保资产处置过程合法合规。五、信息安全管理（一）信息发布管理1.信息审核：建立严格的信息审核制度，宣传部发布的所有信息必须经过审核方可发布。新闻稿件、新媒体内容等应按照相应的审核流程进行审核，确保信息内容真实、准确、合法、合规，符合宣传导向。2.信息发布流程：明确信息发布的流程和责任人，确保信息发布的及时性和准确性。信息发布前，应检查信息的排版、格式等是否符合要求，避免出现错误信息。（二）网络安全管理1.网络设备管理：加强对宣传部网络设备的管理和维护，确保网络设备正常运行。定期对网络设备进行检查、维修和更新升级，防范网络安全风险。2.网络访问控制：设置网络访问权限，限制非授权人员访问宣传部内部网络。对工作人员的网络账号和密码进行严格管理，定期更换密码，防止账号被盗用。3.网络安全防护：安装网络安全防护软件和设备，如防火墙、杀毒软件等，防范网络攻击和病毒入侵。定期对网络安全防护措施进行检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（三）数据备份与存储1.数据备份：定期对宣传部重要数据进行备份，备份方式可采用本地备份和云端备份相结合。数据备份应确保数据的完整性和可恢复性，备份周期可根据数据重要性和变化频率确定。2.数据存储：规范数据存储方式，对不同类型的数据进行分类存储，便于管理和查找。建立数据存储安全管理制度，防止数据丢失、损坏或泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：宣传部应定期对各项工作进行内部检查，检查内容包括工作流程执行情况、制度遵守情况、财务收支情况、信息安全情况等。检查方式可采用自查、互查、抽查等多种形式，确保检查工作全面、深入。2.专项检查：针对宣传部重点工作、重要项目或存在问题较多的领域开展专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查目标、范围、方法和步骤，确保检查工作取得实效。3.问题整改：对检查中发现的问题，应及时进行整改。建立问题整改台账，明确整改责任人、整改措施和整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受学校审计监督：积极配合学校审计部门的工作