采购供应内控制度

PAGE采购供应内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购供应活动，加强内部控制，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购供应活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购供应活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保交易合法有效。2.合规性原则：严格按照公司制定的采购流程和制度执行，确保采购活动规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程中应公平、公正地对待所有供应商，不得偏袒任何一方。5.保密性原则：涉及采购供应的商业秘密和敏感信息应予以严格保密。二、采购计划与预算管理（一）采购需求预测各部门应根据业务发展规划、生产经营计划等，提前对所需物资和服务进行预测，形成采购需求清单。采购需求应明确规格、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。（二）采购计划编制采购部门根据各部门提交的采购需求清单，结合库存状况、市场供应情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应涵盖采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。（三）采购预算管理1.财务部门负责根据采购计划编制采购预算，明确各项采购项目的资金安排。采购预算应纳入公司年度预算管理体系，确保采购资金的合理使用。2.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。三、供应商管理（一）供应商筛选与评估1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.定期对供应商进行筛选和评估，评估内容包括供应商的信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，将供应商分为合格供应商、优秀供应商和淘汰供应商。3.对于新供应商的引入，采购部门应进行严格的尽职调查，确保其具备合法合规经营资质和良好的商业信誉。（二）供应商合作与考核1.与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核。考核结果作为供应商合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于考核不达标或出现严重问题的供应商进行警告、处罚直至淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会或培训活动，加强与供应商的合作与交流，共同探讨改进采购供应工作的措施和方法。四、采购流程控制（一）采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人审批后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合规性、预算情况等进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，应提交公司领导审批。（三）采购询价与比价1.根据采购项目的特点和要求，采购部门向多家供应商发出询价函，获取供应商的报价信息。2.对供应商的报价进行比较分析，选择价格合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为候选供应商。对于重大采购项目，应组织相关人员进行实地考察和谈判，确定最终供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法务部门或相关专业人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购订单下达采购部门根据采购合同下达采购订单，明确采购产品的规格、数量、交货时间、交货地点等要求，并跟踪订单执行情况。（六）到货验收1.采购产品到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应按照合同要求和相关标准对采购产品的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的产品办理入库手续，验收不合格的产品应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。对于符合付款条件的，按照公司资金支付流程办理付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间执行，不得提前或延迟付款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购供应活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场监测和分析，合理安排采购时机；对于质量风险，应加强供应商管理和质量检验；对于供应商风险，应建立供应商信用评估体系和应急处理机制；对于合同风险，应加强合同审核和管理；对于付款风险，应严格执行付款审批制度。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。六、采购信息管理（一）采购档案管理采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、采购订单、验收报告、付款凭证等。（二）采购数据分析定期对采购数据进行统计分析，包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布、采购成本等方面。通过数据分析，总结采购活动的规律和趋势发现存在的问题，为采购决策提供依据。（三）信息沟通与共享建立采购信息沟通平台，加强采购部门与各部门之间的信息沟通与共享。采购部门应及时向相关部门反馈采购进展情况、合同执行情况等信息，各部门应及时向采购部门提供采购需求变化等信息。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购供应活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、内部控制制度的有效性、采购合同的履行情况等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督公司纪检监察部门应加强对采购供应活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护公司利益和正常采购秩序。（三）自我监督与检查采购部门应定期对自身采购工作进行自我检查和评估，发现问题及时整改完善。同时，应加强