职责分工内控制度

PAGE职责分工内控制度一、总则（一）目的本职责分工内控制度旨在规范公司各项业务流程，明确各部门及岗位的职责分工，确保公司运营活动的合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进公司实现发展战略。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，涵盖公司所有业务活动及职能部门。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等，以及行业通行的标准和规范制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业监管要求，确保公司运营合法合规。2.全面性原则：涵盖公司各项业务、各个部门和岗位，贯穿决策、执行和监督全过程。3.制衡性原则：在岗位设置、职责分工、业务流程等方面相互制约、相互监督，避免权力过度集中。4.适应性原则：根据公司内外部环境变化及时调整和完善制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡成本与效益，以适当的控制成本实现最佳的控制效果。二、职责分工体系（一）组织架构公司组织架构包括董事会、监事会、管理层及各职能部门。董事会是公司的决策机构，负责制定公司战略、重大决策等；监事会对公司财务、董事及高级管理人员履职情况进行监督；管理层负责组织实施公司各项经营管理活动；各职能部门按照职责分工履行相应职能。（二）部门职责1.行政部负责公司行政管理事务，包括办公场地租赁、设备采购、文件档案管理等。组织公司会议、活动，协调内部沟通与对外联络。制定并执行公司行政管理制度，规范公司办公秩序。2.人力资源部负责公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。建立和维护员工档案，办理员工入职、离职、调动等手续。制定人力资源管理制度，促进员工发展，提升团队整体素质。3.财务部负责公司财务核算、财务管理、资金运作等工作。编制财务报表，进行财务分析，为公司决策提供财务支持。执行财务管理制度，加强财务内部控制，防范财务风险。4.市场部负责市场调研、市场推广、品牌建设等工作。制定市场营销策略，拓展市场渠道，提高公司产品或服务的市场占有率。收集市场信息，分析市场动态，为公司产品研发和业务拓展提供依据。5.销售部负责公司产品或服务的销售工作，制定销售计划并组织实施。开拓客户资源，维护客户关系，完成销售任务。收集客户反馈，及时解决客户问题，提高客户满意度。6.研发部负责公司产品或技术的研发工作，制定研发计划并组织实施。开展技术创新，提高产品质量和性能，推动公司技术进步。与外部科研机构合作，引进先进技术，提升公司研发能力。7.法务部负责公司法律事务管理，审核合同、协议等法律文件。处理公司涉法纠纷，维护公司合法权益。开展法律培训，提高员工法律意识，确保公司运营合法合规。（三）岗位设置与职责1.行政部岗位行政经理：全面负责行政部工作，制定行政工作计划，协调行政资源，监督行政工作执行情况。行政专员：负责办公事务处理、文件档案管理、会议组织等具体工作。前台接待：负责公司前台接待、电话接听、访客登记等工作。2.人力资源部岗位人力资源经理：负责人力资源部整体工作，制定人力资源规划，领导团队开展各项人力资源工作。招聘专员：负责招聘信息发布、简历筛选、面试组织等招聘工作。培训专员：制定培训计划，组织培训课程，评估培训效果。绩效专员：设计绩效考核方案，组织绩效考核实施，统计分析考核结果。薪酬福利专员：核算员工薪酬，办理社保、公积金等福利事项，管理薪酬福利档案。3.财务部岗位财务经理：全面管理财务部工作，制定财务策略，组织财务核算与管理，监督财务制度执行。会计：负责日常财务核算，编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表。出纳：办理现金收付、银行结算业务，保管库存现金、有价证券等，登记现金和银行存款日记账。财务分析专员：收集财务数据，进行财务分析，为公司决策提供财务建议。4.市场部岗位市场经理：领导市场部工作，制定市场策略，组织市场调研与推广活动。市场调研专员：设计调研方案，收集市场信息，分析市场数据，撰写调研报告。品牌推广专员：制定品牌推广计划，设计宣传资料，组织品牌推广活动。5.销售部岗位销售经理：负责销售团队管理，制定销售目标和计划，组织销售活动，完成销售任务。销售代表：开拓客户，推广产品或服务，与客户沟通洽谈，签订销售合同。6.研发部岗位研发经理：领导研发团队，制定研发计划，组织技术研发和产品创新工作。研发工程师：负责产品或技术的研发设计、实验测试等具体工作。7.法务部岗位法务经理：全面管理法务部工作，审核法律文件，处理涉法事务，开展法律培训。法务专员：协助法务经理处理具体法律事务，如合同审核、纠纷处理等。三、业务流程控制（一）采购业务流程1.需求提出：各部门根据业务需要提出采购申请，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等。2.审批：采购申请经部门负责人审核后，提交至财务部审核预算，再报分管领导审批。重大采购项目需经总经理审批。3.采购执行：采购部根据审批后的采购申请，选择供应商，进行询价、比价、议价，签订采购合同。4.验收：采购物品到货后，由使用部门和质量部门共同验收，验收合格后办理入库手续。5.付款：财务部根据采购合同和验收单，审核无误后办理付款手续。（二）销售业务流程1.客户开发：销售代表通过市场调研、客户推荐等方式开发潜在客户。2.销售洽谈：与客户沟通需求，介绍产品或服务，进行商务洽谈，达成销售意向。3.合同签订：销售代表起草销售合同，经部门负责人审核后，报法务部审核，再由分管领导审批，与客户签订合同。4.订单执行：销售部协调生产、物流等部门，确保订单按时交付。5.收款：财务部负责跟踪客户收款情况，及时与销售部沟通，确保款项及时收回。（三）资金管理流程1.资金预算：财务部根据公司年度经营计划和业务需求，编制资金预算，报管理层审批。2.资金筹集：根据资金预算缺口，制定资金筹集方案，通过银行贷款、发行债券等方式筹集资金。3.资金使用：资金使用部门根据审批后的资金使用计划，填写资金使用申请，经部门负责人、财务部审核，分管领导审批后使用资金。4.资金监控：财务部定期对资金使用情况进行监控，分析资金流量，确保资金安全、合理使用。5.资金结算：每月末，财务部进行资金结算，编制资金报表，向管理层汇报资金状况。（四）项目管理流程1.项目立项：项目发起部门提出项目立项申请，经公司领导审批后成立项目组。2.项目计划：项目组制定项目计划，明确项目目标、任务、时间进度、责任人等。3.项目执行：项目组按照项目计划组织实施，定期汇报项目进展情况。4.项目监控：管理层和相关部门对项目进行监控，及时发现问题并协调解决。5.项目验收：项目完成后，由项目发起部门组织验收，验收合格后办理项目结项手续。四、授权审批控制（一）授权原则1.明确授权范围，根据公司业务性质、风险程度、管理要求等确定不同业务事项的审批权限。2.授权适度，既要保证管理层能够有效控制公司运营，又要避免过度集权，影响工作效率。3.职责明确，被授权人应清楚其审批职责和权限范围，不得越权审批。（二）授权方式1.常规授权：对公司日常经营活动中一般性业务事项的审批权限进行明确规定，由各级管理人员按照既定权限进行审批。2.特别授权：对于重大投资、重大合同签订、大额资金支出等特殊业务事项，需经特别授权审批方可执行。特别授权应明确授权事项、授权人、被授权人、授权期限等。（三）审批流程1.业务部门提交申请：业务部门按照规定填写审批申请表，详细说明业务事项的内容、金额、依据等。2.部门负责人审核：业务部门负责人对申请事项进行审核，签署审核意见。3.相关部门会签：涉及其他部门的业务事项，需经相关部门会签，提出意见。4.财务审核：财务部对申请事项的财务合规性、预算情况等进行审核。5.法务审核：法务部对申请事项的法律合规性进行审核。6.分管领导审批：分管领导根据审核意见进行审批，签署审批意见。7.总经理审批（重大事项）：重大业务事项需经总经理审批。五、监督检查（一）内部审计1.公司设立独立的内部审计部门，配备专业审计人员，定期对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计。2.内部审计部门制定年度审计计划，明确审计目标、范围、重点等，报管理层批准后实施。3.审计人员通过审查会计凭证、账簿、报表，查阅文件资料，实地盘点资产，询问相关人员等方式进行审计工作，出具审计报告，提出审计意见和建议。（二）风险管理部门监督1.风险管理部门负责识别、评估、监测公司面临的各类风险，包括市场风险、信用风险、操作风险等。2.定期对公司内部控制制度的执行情况进行检查，评估内部控制的有效性，发现问题及时提出改进建议。3.跟踪风险应对措施的执行效果，确保风险得到有效控制。（三）管理层监督1.管理层定期对公司各项业务活动进行检查，了解公司运营情况，发现问题及时督促相关部门整改。2.对内部控制制度的执行情况进行监督，确保制度得到有效执行，保障公司运营合规、有序。（四）员工举报与投诉1.公司建立员工举报与投诉机制，鼓励员工对发现的违规行为、内部控制缺陷等进行举报和投诉。2.设立专门的举报邮箱和投诉电话，明确举报和投诉的受理流程和处理方式。3.对举报和投诉事项进行调查核实，保护举报人权益，对违规行为严肃处理。六、信息沟通与披露（一）信息沟通1.建立公司内部信息沟通平台，包括办公自动化系统、内部邮件系统等，方便各部门及员工之间的信息传递与交流。2.定期召开公司例会、部门会议等，通报公司经营情况、工作进展、存在问题等，促进信息共享。3.各部门负责人定期向管理层汇报本部门工作情况，及时沟通业务进展和问题，确保管理层及时掌握公司运营动态。（二）信息披露1.按照国家法律法规和监管要求，定