医院基建科采购内控制度

PAGE医院基建科采购内控制度一、总则（一）目的为了加强医院基建科采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效益，确保医院基建项目的顺利实施，依据国家相关法律法规和医院实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于医院基建科所有采购活动，包括工程建设所需的设备、材料、服务等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和医院的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益性原则：在满足基建项目需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医院基建科采购领导小组，由基建科负责人、财务人员、审计人员等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门基建科负责采购活动的具体执行，设立采购岗位，明确采购人员职责。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，负责采购需求的收集、采购计划的编制、供应商的选择、采购合同的签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并对采购产品或服务进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项等财务工作，对采购资金进行监督管理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。三、采购预算管理（一）预算编制1.基建科应根据医院基建项目的规划和年度工作计划，结合项目需求和市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的合理性和准确性。同时，应充分考虑项目进度和资金安排，避免因预算不足或超支影响项目实施。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交采购领导小组审议。采购领导小组根据医院财务状况、基建项目实际需求等因素，对采购预算进行审批。经审批后的采购预算作为采购活动的控制依据，不得随意调整。（三）预算执行与调整1.采购人员应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.预算调整申请应由基建科提出，说明调整原因、调整内容和调整金额等。采购领导小组应组织相关部门对调整申请进行审核，必要时可委托专业机构进行评估。审核通过后，报医院领导批准。四、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据基建项目的实际需要，填写采购申请表，详细说明采购产品或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并提交基建科采购人员。（二）采购计划制定1.采购人员收到采购申请表后，对采购需求进行审核和汇总。根据采购预算和项目进度要求，制定采购计划，明确采购项目、采购方式、采购时间等安排。2.采购计划应报采购领导小组审批。经批准后的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购人员根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核。筛选出符合要求的供应商，列入合格供应商名单。2.供应商评价与考核定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程的公平、公正、公开。（四）采购合同签订1.采购人员与选定的供应商协商采购合同条款，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和医院的相关规定，避免出现模糊不清或歧义性条款。3.采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门审核。审核通过后，由基建科负责人签字盖章，并加盖医院公章。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，必要时可通过法律途径解决。2.验收采购产品或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付货款的依据之一。（六）采购付款1.采购人员根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容。2.付款申请单应提交财务部门审核。财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。3.对于重大采购项目或金额较大的采购款项，应实行集体决策和审批制度，确保付款的合理性和安全性。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.基建科应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购计划不合理、供应商选择不当、采购合同条款不完善、验收不严格、付款不规范等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.针对采购计划不合理的风险：加强采购计划的审核和审批，充分考虑项目需求和市场情况，确保采购计划的合理性和准确性。2.针对供应商选择不当的风险：完善供应商筛选、评价和考核机制，加强对供应商的资格审查和实地考察，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。3.针对采购合同条款不完善的风险：加强采购合同的审核管理，聘请专业法律顾问对合同条款进行审查，确保合同条款合法合规、明确清晰。4.针对验收不严格的风险：明确验收标准和程序，加强验收人员的培训和管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购产品或服务符合要求。5.针对付款不规范的风险：建立健全付款审批制度，加强财务部门对付款环节的监督管理，严格按照合同约定支付货款，杜绝违规付款行为。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和处理潜在的风险问题。2.设定风险预警指标，如采购进度偏差率、供应商违约率、采购成本超支率等。当风险指标超过预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购监督与审计（一）内部监督1.基建科应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的日常监督和管理。采购人员应定期向基建科负责人汇报采购工作进展情况，接受内部监督检查。2.医院审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。审计部门有权调阅采购相关文件和资料，对采购人员进行询问和调查。（二）外部监督1.医院应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部机构的监督检查，积极配合