项目采购内控制度

PAGE项目采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司项目采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本项目采购内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目采购活动，包括但不限于工程建设项目、物资采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.选择供应商，进行供应商管理。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.整理和保管采购文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购成本控制等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据项目需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行评估和分析，结合公司采购政策和预算情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购预算等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面。2.供应商调查：对于通过初步评估的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解供应商的实际情况，包括生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。3.供应商选择：采购部门根据供应商调查结果和采购项目的特点，综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择合适供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。4.供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等。定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品或服务的价格、数量、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，应充分了解供应商的报价依据和成本构成，争取有利的采购条件。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行：采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物品或服务。2.验收：采购物品或服务到货后，需求部门组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并办理入库手续或投入使用。对于验收不合格的采购物品或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，经需求部门、财务部门审核后，提交给公司领导审批。2.财务部门按照公司领导审批意见，及时支付采购款项。支付采购款项时，应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保付款安全。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任条款。加强对供应商的跟踪和管理，及时了解供应商的经营状况和履约能力，发现问题及时采取措施。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的检验和验收。要求供应商提供质量保证文件，对重要采购项目可委托第三方进行质量检验。3.价格风险：加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格。采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，争取有利的采购价格。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化及时调整采购价格。4.合同风险：加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订采购合同。合同签订前，应组织法律部门进行审核，确保合同条款合法、合规、完整。合同执行过程中，应严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同变更和纠纷。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购全过程的自我监督和管理。定期对采购业务进行自查，发现问题及时整改。2.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现违规行为及时进行处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，确保采购活动合法合规。2.主动接受社会监督，及时公开采购信息，接受供应商和社会公众的监督。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。（二）采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括市场价格走势、供应商动态、采购项目进展情况等内容，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享采购部门应将采购信息及时共享给相关部门，实