事业单位物资内控制度

PAGE事业单位物资内控制度一、总则（一）目的为了加强事业单位物资管理，规范物资采购、使用、存储等环节的行为，提高物资使用效益，保障事业单位各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本物资内控制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内部所有物资的采购、验收、保管、使用、盘点及处置等活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资管理活动必须符合国家法律法规和政策要求，确保各项操作合法合规。2.全面性原则：涵盖物资管理的各个环节，做到全过程、全方位控制。3.制衡性原则：在物资管理流程中，合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.成本效益原则：在保证物资管理质量的前提下，努力降低物资采购、存储和使用成本，提高经济效益。5.适应性原则：根据国家法律法规、行业标准以及单位内外部环境的变化，及时调整和完善物资内控制度。二、物资采购管理（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要和实际库存情况，定期编制物资采购计划。采购计划应详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，报单位物资管理部门汇总。物资管理部门对各部门采购计划进行综合平衡，结合库存状况和资金预算，编制单位年度物资采购总计划。3.年度物资采购总计划经单位分管领导审批后实施。对于临时性、紧急性物资采购需求，由使用部门填写《临时物资采购申请表》，说明采购原因、物资名称、规格、数量等，经部门负责人和分管领导审批后，交物资管理部门办理采购手续。（二）采购方式选择1.根据物资的性质、金额大小、市场供应情况等因素，合理选择采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的物资采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商投标，组织开标、评标、定标等活动。3.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。询价时应向三家以上供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商纳入供应商库。2.采购部门在进行物资采购时，应优先从供应商库中选择供应商。对于新的供应商，采购人员应进行实地考察，收集相关资料，填写《供应商资格审查表》，经物资管理部门审核、单位分管领导批准后，方可纳入供应商库。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。采购合同应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。4.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行打分评价。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购合同管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本交物资管理部门、财务部门等相关部门备案。2.物资管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，必要时可通过法律途径解决。3.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购合同、验收单、发票等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。4.采购合同执行完毕后，采购部门应及时对合同进行整理归档，保存合同副本、验收单、发票等相关资料，以备查阅。三、物资验收管理（一）验收准备1.物资到货前，物资管理部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉物资性能和使用要求的人员参与验收，质量检验部门应配备相应的检验设备和专业技术人员。2.验收人员应熟悉采购合同的要求，明确物资的规格、型号、数量、质量标准等验收依据。（二）验收程序1.物资到货后，采购人员应及时通知物资管理部门组织验收。验收人员按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、外观等进行初步检查，核对物资的名称、标识、包装等是否与合同一致。2.质量检验部门对物资的质量进行检验，可采用抽检、全检等方式，按照相关质量标准和检验规范进行检测，出具检验报告。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业机构或专家进行检验。3.验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并填写验收日期。验收单应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商名称、验收情况等内容。验收单一式多份，分别交物资管理部门、财务部门、采购部门等相关部门。4.验收不合格的物资，验收人员应及时填写《物资验收不合格报告》，说明不合格原因，报物资管理部门。物资管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至物资验收合格。如因供应商原因造成的损失，应按照采购合同约定要求供应商承担赔偿责任。（三）验收记录与档案管理物资管理部门应建立物资验收记录档案，将验收单、检验报告、不合格报告等相关资料整理归档，妥善保存。验收记录档案应包括物资名称、规格、型号、采购日期、供应商名称、验收情况、验收人员等信息，以便日后查阅和追溯。四、物资保管管理（一）仓库规划与布局1.根据物资的种类、性质、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、危险物品区等。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫等条件，确保物资存储安全。根据物资存储要求，配备相应的货架、货柜、温湿度控制设备、消防器材等设施设备。（二）物资入库1.物资验收合格后，物资管理部门应及时办理入库手续。仓库管理人员根据验收单核对物资的数量、规格、型号等信息，无误后将物资放入指定的存储区域，并填写物资入库单。2.物资入库单应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期、入库仓库等内容。入库单一式多份，分别交物资管理部门、财务部门、采购部门等相关部门。3.对于贵重物资、危险物品等特殊物资，应实行专人专库保管，严格按照相关规定进行存储和管理。（三）物资存储1.仓库管理人员应按照物资的存储要求，对物资进行分类存放，标识清晰，便于查找和盘点。对于易混淆、易损坏的物资，应采取特殊的存储措施，如隔离存放、加垫防护等。2.定期对物资进行检查和盘点，检查物资的存储状况、质量状况等，及时发现和处理物资变质、损坏、丢失等问题。对于超过保质期或积压的物资，应及时清理和处置。3.建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、存储位置、库存数量等信息。物资保管台账应定期与财务部门的账目进行核对，确保账账相符、账实相符。（四）物资出库1.使用部门根据工作需要填写物资领用单，注明物资名称、规格、型号、数量、领用用途等信息，经部门负责人审批后，交物资管理部门。2.物资管理部门审核物资领用单无误后，通知仓库管理人员办理出库手续。仓库管理人员根据物资领用单核对物资的数量、规格、型号等信息，无误后发放物资，并填写物资出库单。3.物资出库单应包括物资名称、规格、型号、数量、领用部门、领用日期、出库仓库等内容。出库单一式多份，分别交物资管理部门、财务部门、使用部门等相关部门。4.对于贵重物资、危险物品等特殊物资的出库，应严格按照相关规定进行审批和登记，确保物资使用安全。五、物资使用管理（一）使用部门职责1.使用部门应按照规定的用途和操作规程使用物资，确保物资的合理使用和安全。2.定期对本部门使用的物资进行清查盘点，及时发现和处理物资丢失、损坏等问题，并向物资管理部门报告。3.根据工作需要，合理安排物资的使用计划，提高物资使用效益，避免浪费。（二）使用监督与考核1.物资管理部门定期对各部门物资使用情况进行监督检查，检查物资的使用是否符合规定的用途和操作规程，是否存在浪费现象等。2.建立物资使用考核制度，对各部门物资使用效益进行考核评价。考核指标可包括物资消耗率、物资利用率、物资成本控制等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门给予奖励，对存在问题的部门提出整改意见。六、物资盘点管理（一）盘点计划制定1.物资管理部门应定期组织物资盘点工作，制定年度物资盘点计划。盘点计划应明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。2.年度物资盘点计划经单位分管领导审批后实施。根据实际情况，可以定期进行全面盘点，也可以不定期进行局部盘点。（二）盘点实施1.物资管理部门组织成立盘点小组，负责具体的盘点工作。盘点小组应由物资管理部门、财务部门、使用部门等相关人员组成，并明确各成员的职责分工。2.盘点人员按照盘点计划和盘点方法，对物资进行逐一清点、核对，记录物资的实际数量、规格、型号、质量状况等信息。盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《物资盘点差异表》。3.对于盘盈物资，应查明原因，按照规定进行账务处理；对于盘亏物资，应分析原因，分清责任，属于正常损耗的，经审批后进行账务处理；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。（三）盘点结果处理1.盘点工作结束后，盘点小组应编制物资盘点报告，详细说明盘点情况、盘点结果、差异原因及处理建议等内容。物资盘点报告经盘点小组组长签字后，报物资管理部门审核。2.物资管理部门对物资盘点报告进行审核，审核无误后报单位分管领导审批。单位分管领导根据审批意见，组织相关部门对盘盈、盘亏物资进行账务调整和处理。3.物资管理部门应根据物资盘点结果，总结经验教训，针对物资管理中存在的问题，及时完善物资管理制度和流程，加强物资管理工作。七、物资处置管理（一）处置范围1.已超过使用期限且无使用价值的物资；2.因技术进步、产品更新换代等原因淘汰的物资；3.因自然灾害、意外事故等原因损坏无法修复的物资；4.盘亏、变质、已无使用价值的物资；5.其他需要处置的物资。（二）处置方式1.报废：对于已无使用价值、无法修复或修复成本过高的物资，经相关部门鉴定后，办理报废手续。报废物资应按照规定进行销毁或回收处理，防止流失。2.出售：对于仍有一定使用价值的闲置物资，经单位批准后，可以采取公开拍卖、招标竞价、协议转让等方式进行出售。出售物资应按照规定进行评估作价，确保国有资产保值增值。3.捐赠：对于符合条件的物资，可以捐赠给社会公益事业或其他单位。捐赠物资应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。（三）处置程序1.使用部门或物资管理部门提出物资处置申请，填写《物资处置申请表》，说明物资处置原因、处置方式、物资名称、规格、型号、数量等信息。2.物资管理部门对物资处置申请进行审核，核实物资的实际情况。对于价值较大的物资处置项目，应组织相关部门进行评估论证。3.物资处置申请经单位分管领导审批后，按照规定的处置方式进行处置。对于报废物资，应填写《物资报废审批表》，经批准后进行报废处理；对于出售物资，应按照相关规定进行交易操作；对于捐赠物资，应办理捐赠手续。4.物资处置完成后，物资管理部门应及时办理资产核销手续，调整相关账目，并将物资处置情况报财务部门备案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.建立健全物资内部控制监督检查机制，定期对物资采购、验收、保管、使用、盘点及处置等环节进行监督检查。2.单位内部审计部门负责对物资内控制度的执行情况进行审计监督，检查物资管理活动是否符合法律法规和内控制度的要