全额清分工作内控制度

PAGE全额清分工作内控制度一、总则（一）制定目的为加强公司/组织在全额清分工作中的管理，规范操作流程，有效防范风险，确保现金收付业务的准确性、安全性和合规性，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及现金收付及清分业务的所有部门、岗位及人员。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国人民币管理条例》、《中国人民银行货币鉴别及假币收缴、鉴定管理办法》等，以及金融行业关于现金清分的标准和规范制定。（四）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保全额清分工作合法合规。2.准确性原则：清分过程中要保证现金的面额、真伪、数量等信息准确无误。3.安全性原则：保障清分工作场所、设备及人员的安全，防止现金丢失、被盗及发生其他安全事故。4.效率性原则：在确保工作质量的前提下，合理安排清分流程，提高工作效率，满足业务需求。二、组织架构与职责分工（一）清分管理小组成立由公司/组织高层领导担任组长，财务部门、运营部门、安全保卫部门等相关负责人为成员的清分管理小组。负责统筹协调全额清分工作，制定清分工作策略和目标，审议重大清分事项，监督制度执行情况。（二）财务部门职责1.负责制定清分工作计划和预算，确保清分工作所需资金及时足额到位。2.组织开展清分业务培训，提高财务人员清分业务技能和风险防范意识。3.对清分工作进行日常监督检查，定期向上级领导汇报清分工作进展情况。4.负责与外部金融机构沟通协调清分业务相关事宜，确保现金缴存、支取等业务顺畅进行。（三）运营部门职责1.负责现金清分设备的选型、采购、安装调试及维护管理，确保设备正常运行。2.制定清分操作规程和业务流程，组织清分人员按照标准流程进行操作。3.对清分过程中的现金质量进行实时监控，及时发现和处理异常情况。4.统计清分数据，建立清分业务台账，定期进行数据分析和总结，为优化清分工作提供依据。（四）安全保卫部门职责1.负责清分工作场所的安全保卫工作，制定安全管理制度和应急预案，确保清分环境安全。2.配备必要的安全防范设备，如监控系统、报警装置等，保障清分过程的安全。3.对清分人员进行安全培训，提高安全意识和应急处置能力。4.协助相关部门处理清分工作中的安全事故和突发事件。（五）清分人员职责1.严格遵守清分操作规程和相关制度，认真履行清分职责。2.熟练掌握清分设备的操作技能，确保清分工作准确高效完成。3.对清分过程中发现的假币、残损币等按照规定进行收缴、鉴定和处理。4.做好清分工作记录，及时反馈清分工作中出现的问题和建议。三、清分流程与操作规范（一）现金缴存清分流程1.缴存银行：客户将现金缴存至公司/组织指定银行网点。2.银行初审：银行对缴存现金进行初步整点，剔除明显残损币和假币，将符合缴存要求的现金封装后送缴公司/组织。3.公司接收：公司清分人员在指定地点接收缴存现金，核对现金缴存凭证与封装袋信息一致后，进行登记。4.清分准备：清分人员检查清分设备运行状态，准备好相关清分工具和用品。5.清分操作：按照规定的清分标准和流程，使用清分设备对缴存现金进行逐张清分。清分过程中要注意观察现金真伪、面额、残损情况等。6.异常处理：如发现假币、残损币数量超过规定比例或其他异常情况，清分人员应立即停止清分，报告上级领导，并按照相关规定进行处理。7.清分记录：详细记录清分现金的券别、张数、金额、假币及残损币情况等信息，形成清分记录台账。8.封装入库：清分后的现金按照券别、面额进行封装，存入公司/组织现金库。（二）现金支取清分流程1.申请支取：业务部门根据业务需求填写现金支取申请，经审批后提交至财务部门。2.财务审核：财务部门对现金支取申请进行审核，核实支取金额、用途等信息，确保符合规定。3.现金出库：财务部门凭审核通过的支取申请，通知现金库管理人员办理现金出库手续。现金库管理人员按照规定进行现金出库操作，填写出库记录。4.清分准备：支取现金在清分前，清分人员要对现金进行外观检查，确保无明显异常。5.清分操作：对支取现金进行清分，清分标准与缴存现金清分相同。6.异常处理：同现金缴存清分流程中的异常处理要求。7.清分记录：记录清分情况，与支取申请及现金出库记录进行核对。8.现金交付：清分后的现金交付给业务部门，业务部门在接收现金时要进行签收确认。（三）清分操作规范1.清分人员应保持工作区域整洁卫生，定期对清分设备进行清洁和维护。2.清分设备应定期进行校准和检测，确保清分精度符合要求。3.清分过程中要严格按照操作流程进行，不得擅自更改清分参数和标准。4.清分人员在操作清分设备时要佩戴手套，避免直接接触现金，防止交叉污染。5.对清分发现的假币，必须使用专用封装袋进行封装，在封口处加盖“假币”戳记，并在专用登记簿上详细记录假币的券别、张数、冠字号码等信息。6.清分工作结束后，清分人员要及时清理清分场地，关闭清分设备电源，妥善保管清分工具和用品。四、清分设备管理（一）设备选型与采购1.根据公司/组织业务规模和清分需求，综合考虑设备性能、质量、价格等因素，选择合适的清分设备。2.采购清分设备时，应选择具有良好信誉和资质的供应商，签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、售后服务等条款。（二）设备安装与调试1.按照设备安装说明书的要求，由专业技术人员进行清分设备的安装，确保设备安装牢固、位置正确。2.安装完成后，对设备进行调试，检查设备各项功能是否正常，清分精度是否符合标准要求。调试过程中要做好记录，留存调试报告。（三）设备维护与保养1.制定清分设备维护保养计划，定期对设备进行清洁、润滑、紧固、校准等维护保养工作。2.建立设备维护保养档案，记录设备维护保养时间、内容、维修更换部件等信息。3.设备出现故障时，及时通知设备供应商或专业维修人员进行维修，维修过程中要做好维修记录，对维修更换的部件进行登记。4.定期对设备进行性能检测和评估，根据检测评估结果及时调整维护保养计划或进行设备更新。（四）设备报废与处置1.当清分设备达到使用年限、出现严重故障无法修复或技术性能落后等情况时，由运营部门提出设备报废申请。2.清分管理小组对设备报废申请进行审核，批准后按照相关规定进行设备报废处置。3.设备报废处置应遵循公开、公正、公平的原则，可采用拍卖、招标等方式进行，确保资产处置价值最大化。4.设备报废处置后，要及时进行账务处理，核销设备资产。五、清分质量管理（一）质量标准1.全额清分的现金应达到“五好钱捆”标准，即点准、挑净、墩齐、捆紧、盖章清楚。2.清分后现金中假币零容忍，残损币比例应控制在规定范围内。（二）质量控制措施1.定期对清分人员进行质量培训，提高清分人员质量意识和操作技能。2.在清分过程中，加强对清分质量的实时监控，通过清分设备的自检功能、人工抽检等方式，及时发现和纠正质量问题。3.建立清分质量考核机制，对清分人员的清分质量进行量化考核，考核结果与绩效挂钩。4.定期对清分质量进行统计分析，总结质量问题产生的原因和规律，采取针对性措施加以改进。（三）质量监督与检查1.清分管理小组定期对清分工作质量进行监督检查，检查内容包括清分流程执行情况、清分设备运行状况、清分记录完整性等。2.财务部门、运营部门等相关部门按照职责分工，不定期对清分工作进行专项检查，发现问题及时督促整改。3.接受外部监管机构和客户对清分工作质量的监督检查，对提出的意见和建议及时进行整改落实。六、风险防范与控制（一）假币风险防范1.加强清分人员假币识别技能培训，提高假币鉴别能力。2.严格执行假币收缴、鉴定程序，对清分发现的假币要及时收缴，送缴有权鉴定机构进行鉴定，并按照规定进行处理。3.定期对清分设备进行升级和维护，确保设备能够准确识别假币。4.建立假币风险应急预案，一旦发现假币数量异常或出现假币案件，立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时报告上级领导和相关部门。（二）现金安全风险防范1.加强清分工作场所的安全保卫措施，安装监控系统、报警装置等安全设备，确保清分过程安全。2.严格执行现金出入库管理制度，现金缴存、支取过程要双人核对、双人签字，确保现金数量和金额准确无误。3.清分人员要妥善保管清分工具和用品，防止丢失或被盗用。4.定期对清分人员进行安全培训，提高安全意识和应急处置能力，如发生现金丢失、被盗等安全事故，要及时报告并采取措施进行处理。（三）操作风险防范1.制定完善的清分操作规程和业务流程，明确各环节操作要求和风险控制点，确保清分工作规范有序进行。2.加强对清分人员的操作培训和考核，使其熟悉操作规程和业务流程，严格按照规定操作。3.定期对清分业务进