应急采购内控制度

PAGE应急采购内控制度一、总则（一）目的为了规范公司应急采购行为，确保应急物资和服务的及时供应，有效应对各类突发事件，保障公司正常运营和业务连续性，同时加强对应急采购活动的内部控制，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等各类突发事件时所进行的应急采购活动。（三）基本原则1.及时性原则应急采购应在最短时间内完成物资和服务的采购，以满足应急处置的需求，确保应急工作的顺利开展。2.有效性原则采购的物资和服务应能够切实满足应急处置的实际需要，具备相应的功能和质量，有效支持应急工作的实施。3.合规性原则应急采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及公司内部的各项规章制度，确保采购行为合法合规。4.成本效益原则在保证应急物资和服务质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组公司成立应急采购领导小组，由公司高层管理人员担任组长，成员包括采购部门、财务部门、使用部门等相关负责人。应急采购领导小组负责全面领导和决策应急采购工作，其主要职责如下：1.审批应急采购计划和预算。2.协调解决应急采购过程中的重大问题。3.监督应急采购工作的执行情况。（二）采购部门采购部门负责具体实施应急采购工作，其职责如下：1.根据应急需求，迅速制定应急采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、规格等要求。2.按照规定的采购流程，选择合适的供应商进行采购，确保采购的及时性和有效性。3.与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，包括交货时间、质量标准、价格条款等。4.跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保物资和服务按时、按质、按量供应。（三）财务部门财务部门负责应急采购资金的保障和管理，其职责如下：1.审核应急采购预算，确保资金的合理安排。2.及时支付采购款项，保障供应商的合法权益，同时加强资金监管，防止资金滥用和浪费。3.对应急采购资金的使用情况进行核算和监督，定期向应急采购领导小组汇报资金使用情况。（四）使用部门使用部门负责提出应急采购需求，配合采购部门进行采购工作，其职责如下：1.根据应急处置的实际需要，准确提供采购物资和服务的详细需求信息。2.参与供应商的选择和评估，协助采购部门确定合适的采购方案。3.负责验收采购的物资和服务，确保其符合应急使用要求，并及时反馈使用过程中出现的问题。三、应急采购的流程（一）需求提出1.在突发事件发生后，使用部门应立即对所需的物资和服务进行评估，确定应急采购需求，并填写《应急采购需求申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、用途、预计交付时间等信息。2.《应急采购需求申请表》经使用部门负责人签字确认后，及时提交给采购部门。（二）计划制定采购部门收到《应急采购需求申请表》后应立即组织人员进行审核，根据需求的紧急程度和实际情况，在[X]小时内制定应急采购计划。应急采购计划应包括采购物资和服务的具体清单、采购方式、预计采购金额、潜在供应商名单等内容。（三）审批应急采购计划报应急采购领导小组审批。应急采购领导小组应在[X]小时内完成审批工作。对于金额较大或情况较为复杂的应急采购项目，应急采购领导小组应组织相关部门进行专题研究和决策。（四）采购实施1.采购方式选择根据应急采购的特点和需求，可选择以下采购方式：单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资和服务，如专利产品、特定规格的设备等。竞争性谈判：适用于采购时间紧迫、采购数量有限或有特殊要求的物资和服务，通过与不少于三家供应商进行谈判，选择最优供应商。询价采购：适用于采购的物资和服务规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的情况，向多家供应商发出询价单，比较报价后选择供应商。2.供应商选择采购部门按照选定的采购方式，从潜在供应商名单中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应充分考虑供应商的信誉、资质、生产能力、供货能力、价格水平等因素。对于新的供应商，采购部门应进行必要的调查和评估，确保其具备提供合格物资和服务的能力。3.合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同或协议。合同或协议应明确双方的权利和义务，包括物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同或协议签订后，应及时报财务部门备案。（五）验收1.使用部门负责组织对应急采购的物资和服务进行验收。验收人员应根据采购合同或协议的要求，对物资的数量、规格、质量、性能等进行逐一核对，对服务的内容、标准、效果等进行检查评估。2.验收合格后，验收人员应填写《应急采购验收报告》，并签字确认。对于验收不合格的物资和服务，使用部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至验收合格。（六）付款1.财务部门根据采购合同或协议的约定以及验收合格的《应急采购验收报告》，及时办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误，并按照公司财务管理制度的规定进行支付。2.对于采用预付款方式的应急采购项目，财务部门应在确保供应商具备履约能力的前提下，按照合同约定支付预付款，并跟踪供应商的履约情况，防止预付款风险。四、应急采购的风险管理（一）风险识别1.供应风险由于突发事件导致市场供应紧张，供应商无法按时、按质、按量提供物资和服务，影响应急工作的开展。2.质量风险在应急采购过程中，可能因时间紧迫、供应商选择不当等原因，导致采购的物资和服务质量不符合要求，无法满足应急使用需要。3.价格风险应急采购可能因市场波动、供应商哄抬价格等因素，导致采购成本过高，增加公司经济负担。4.法律风险应急采购活动如不符合法律法规和政策要求，可能引发法律纠纷，给公司带来法律风险。（二）风险评估应急采购领导小组应定期对应急采购过程中的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并根据风险评估结果制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.供应风险应对建立应急物资储备库，提前储备一定数量的常用应急物资，以应对紧急情况下的物资短缺。与多家供应商建立长期合作关系，签订应急采购协议，确保在突发事件发生时有多个可靠的供应渠道。在采购过程中，加强与供应商的沟通协调，实时跟踪供应商的生产进度和供货情况，及时解决供应过程中出现的问题。2.质量风险应对在选择供应商时，严格审查供应商资质，优先选择信誉良好、质量可靠的供应商。加强采购过程中的质量监控，要求供应商提供产品质量证明文件，必要时可进行实地考察或抽检。完善验收环节，明确验收标准和流程，确保采购的物资和服务质量符合要求。3.价格风险应对建立应急采购价格监测机制，及时掌握市场价格动态，在采购前对价格进行比较和分析，合理确定采购价格。对于价格波动较大的物资和服务，可采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。在采购合同中明确价格调整条款，根据市场价格变化情况合理调整采购价格。4.法律风险应对加强对应急采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和合规意识。在采购过程中，严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。对于重大应急采购项目，可聘请法律顾问进行全程指导和审核，防范法律风险。五、应急采购的监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对应急采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.采购部门应定期向应急采购领导小组汇报应急采购工作进展情况，接受领导小组的监督检查。3.使用部门应积极配合内部监督工作，及时反馈应急采购过程中存在的问题和意见建议。（二）外部监督1.公司应主动接受政府有关部门的监督检查，及时报送应急采购相关信息，配合政府部门做好应急物资储备和调配等工作。2.对于涉及公共利益的重大应急采购项目，可邀请社会公众参与监督，提高采购活动的透明度和公信力。六、应急采购的信息管理（一）建立应急采购信息档案采购部门应建立应急采购信息档案，对应急采购项目的需求申请、采购计划、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料进行整理归档，确保应急采购信息的完整性和可追溯性。（二）信息共享与沟通1.建立应急采购信息共享平台，采购部门、财务部门、使用部门等相关人员可通过平台实时共享应急采购信息，及时沟通工作进展情况，提高应急采购工作效率。2