前期部内控制度

PAGE前期部内控制度一、总则（一）目的为加强公司前期部的管理，规范前期部各项工作流程，防范风险，确保公司前期工作的顺利开展，提高工作效率和质量，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司前期部全体员工，包括部门负责人、各专业岗位人员等。（三）基本原则1.合法性原则：前期部的各项工作必须遵守国家法律法规和行业标准，确保公司运营合法合规。2.全面性原则：内控制度涵盖前期部工作的各个环节，包括项目信息收集、项目策划、可行性研究、规划设计、土地获取等，做到全过程、全方位控制。3.制衡性原则：明确各岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制，避免权力过度集中。4.适应性原则：内控制度应根据公司发展战略、市场环境变化及行业特点，适时进行调整和完善，以适应公司实际需求。5.成本效益原则：在保证内控制度有效执行的前提下，合理控制成本，提高工作效率，实现公司效益最大化。二、岗位设置与职责分工（一）部门负责人职责1.全面负责前期部工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。2.协调与公司其他部门的工作关系，确保前期工作与公司整体战略目标相一致。3.负责项目前期各项工作的统筹安排，审核重要文件和报告，对项目前期工作的进度、质量和风险负责。4.负责与政府相关部门、合作伙伴等进行沟通协调，维护公司良好的外部关系。5.组织部门员工培训和考核，提升团队整体素质和业务能力。（二）项目主管职责1.负责具体项目的前期工作策划和组织实施，制定项目工作计划和时间表。2.组织收集项目相关信息，进行市场调研和分析，为项目决策提供依据。3.协调项目团队成员之间的工作，确保各项工作按计划推进，及时解决项目中出现的问题。4.负责与设计单位、咨询机构等合作单位的沟通协调，跟踪项目设计进度和质量，审核设计文件。5.组织编写项目可行性研究报告、项目建议书等文件，参与项目评审和决策过程。（三）土地拓展专员职责1.负责收集土地市场信息，分析土地供应和需求情况，寻找潜在的土地资源。2.与土地所有者、政府相关部门及中介机构进行沟通联系，获取土地出让、转让等相关信息。3.参与土地项目的洽谈、谈判工作，协助制定土地获取方案，分析土地成本和收益。4.负责办理土地获取过程中的相关手续，如土地竞买、签约、过户等，确保土地获取合法合规。5.建立和维护土地资源信息库，跟踪土地项目进展情况，及时更新信息。（四）规划设计专员职责1.负责项目规划设计的前期沟通和协调工作，与设计单位对接项目需求和要求。2.参与项目规划设计方案的讨论和评审，提出专业意见和建议，确保设计方案符合项目定位和相关规范要求。3.协助设计单位进行现场勘查，提供相关基础资料和数据，配合设计单位完成设计文件编制工作。4.跟踪设计进度，审核设计图纸和文件，及时发现并解决设计过程中出现的问题，确保设计质量和进度。5.负责与相关部门沟通协调规划设计方案的审批事宜，协助办理规划许可证等相关手续。（五）造价专员职责1.负责项目前期的成本估算和预算编制工作，根据项目规划和设计要求，合理确定项目成本目标。2.参与项目可行性研究报告中投资估算部分的编制，对项目投资进行分析和评估，为项目决策提供成本依据。3.协助土地拓展专员进行土地成本核算，分析土地价格对项目成本的影响。4.跟踪项目设计变更情况，及时调整成本预算，对项目成本进行动态监控和控制。5.参与项目招标工作，审核招标文件中的造价条款，协助制定评标标准，对投标报价进行分析和评审。三、项目前期工作流程（一）项目信息收集与筛选1.信息来源政府部门发布的土地出让、项目招标等信息。房地产市场研究机构、咨询公司提供的行业报告和市场动态信息。合作伙伴、业内人士推荐的项目信息。公司内部其他部门反馈的相关项目线索。网络媒体、报纸杂志等公开渠道获取的信息。2.信息收集土地拓展专员负责定期收集各类土地信息，包括土地位置、面积、用途、规划条件、出让方式、出让价格等，并进行详细记录。项目主管关注房地产市场动态和行业趋势，收集与公司业务相关的项目信息，如项目定位、规模、销售情况等，并整理分析。鼓励全体员工积极关注项目信息，及时向部门负责人或相关岗位人员反馈有价值的线索。3.信息筛选项目主管组织对收集到的项目信息进行初步筛选，根据公司发展战略、市场定位和资源状况，评估项目的可行性和潜在价值。对于符合公司要求的项目信息，填写《项目信息登记表》，详细记录项目基本情况、信息来源、联系人等，并提交部门负责人审核。部门负责人对筛选后的项目信息进行最终审核，确定是否列为重点跟踪项目。（二）项目策划与可行性研究1.项目策划对于确定为重点跟踪的项目，项目主管组织成立项目策划小组，成员包括项目主管、土地拓展专员、规划设计专员、造价专员等相关岗位人员。项目策划小组根据项目信息和公司战略目标，对项目进行全面策划，明确项目定位、产品类型、目标客户群体、开发周期、销售策略等内容。编写项目策划报告，详细阐述项目策划思路、市场分析、产品规划、营销策略等，为项目可行性研究提供基础依据。2.可行性研究造价专员根据项目策划报告，结合市场价格水平和项目规划要求，进行项目投资估算和成本分析，编制项目投资估算表。规划设计专员协助项目主管对项目规划设计方案进行初步构思，分析项目规划指标、建筑风格、配套设施等对项目成本和销售的影响。项目主管组织项目策划小组对项目进行可行性研究，编写项目可行性研究报告，内容包括项目背景、市场分析、项目规划、技术方案、投资估算、财务评价、风险分析等。项目可行性研究报告完成后，提交部门负责人审核，部门负责人组织相关部门和专家进行评审，根据评审意见对报告进行修改完善。（三）土地获取1.制定土地获取方案根据项目可行性研究报告和公司土地储备计划，土地拓展专员制定土地获取方案，明确土地获取方式（如招标、拍卖、挂牌等）、土地价格上限、付款方式、开发进度要求等。土地获取方案需经部门负责人审核后，提交公司管理层审批。2.土地竞买与谈判土地拓展专员按照土地获取方案，组织参与土地竞买或谈判工作。在竞买过程中，严格遵守相关法律法规和交易规则，确保竞买程序合法合规。与土地所有者、政府相关部门及中介机构进行沟通协调，了解土地出让条件和各方诉求，争取有利的土地获取条件。及时向部门负责人汇报土地竞买或谈判进展情况，根据实际情况调整土地获取策略。3.签订土地出让合同土地竞买成功或谈判达成一致后，土地拓展专员负责起草土地出让合同，明确双方权利义务、土地交付条件、付款方式、违约责任等条款。土地出让合同初稿提交部门负责人审核，审核通过后提交公司法律顾问进行合法性审查。根据法律顾问意见修改完善土地出让合同，报公司管理层审批后，与土地所有者签订土地出让合同。4.办理土地相关手续土地拓展专员负责办理土地获取过程中的各项手续，如缴纳土地出让金、契税、印花税等税费，办理土地产权登记手续，领取土地使用证等。及时跟进手续办理进度，确保土地获取手续合法合规、及时完成，为项目后续开发奠定基础。（四）规划设计1.确定设计单位根据项目规模、性质和设计要求，项目主管组织进行设计单位招标或比选工作。制定设计招标文件或比选文件，明确设计任务书、设计周期、设计费用、设计质量标准等要求。组织相关人员对投标单位或参选单位的资质、业绩、设计方案等进行评审，选定中标单位或入围单位。与中标单位或入围单位签订设计合同，明确双方权利义务和设计费用支付方式。2.设计方案沟通与评审规划设计专员负责与设计单位沟通项目需求和要求，协助设计单位进行现场勘查，提供相关基础资料和数据。设计单位根据项目要求编制设计方案，项目主管组织项目策划小组、公司相关部门及专家对设计方案进行沟通和评审。评审过程中，各专业人员从项目定位、规划布局、建筑风格、户型设计、配套设施、成本控制、技术可行性等方面提出意见和建议，设计单位根据评审意见对设计方案进行修改完善。3.设计文件审核与报批设计单位完成设计文件初稿后，规划设计专员负责审核设计图纸和文件，重点审核设计是否符合项目规划要求、相关规范标准以及成本控制目标。审核通过的设计文件提交部门负责人审核，部门负责人审核后提交公司管理层审批。根据公司管理层审批意见，规划设计专员负责与设计单位沟通修改设计文件，并协助办理规划设计方案的报批手续，确保项目规划设计符合政府部门要求。（五）项目前期手续办理1.项目立项项目主管组织编写项目立项申请报告，内容包括项目背景、建设规模、建设内容、投资估算、资金来源、经济效益分析等。将项目立项申请报告提交公司管理层审批后，报政府相关部门办理项目立项手续。跟踪项目立项审批进度，及时协调解决立项过程中出现的问题，确保项目立项顺利完成。2.环境影响评价根据项目特点和相关环保要求，项目主管委托有资质的环境影响评价机构编制环境影响评价报告。协助环境影响评价机构进行项目现场勘查和环境现状监测，提供相关资料和数据。组织相关部门和专家对环境影响评价报告进行评审，根据评审意见修改完善报告。将环境影响评价报告报政府环保部门审批，配合环保部门做好项目环保验收工作。3.建设工程规划许可证办理规划设计专员负责整理项目规划设计文件和相关资料，向政府规划部门申请办理建设工程规划许可证。按照规划部门要求，提供准确、完整的申报材料，配合规划部门进行现场核查和审核。跟踪建设工程规划许可证办理进度，及时领取建设工程规划许可证，确保项目建设合法合规。4.施工许可证办理造价专员根据项目投资估算和资金落实情况，编制项目资金证明文件。项目主管组织整理项目立项批复文件、建设工程规划许可证、施工图设计文件审查合格书、施工招标备案文件等相关资料，向政府建设行政主管部门申请办理施工许可证。按照建设行政主管部门要求，提交申报材料，配合进行现场核查和审核。跟踪施工许可证办理进度，及时领取施工许可证，为项目正式开工建设做好准备。四、内部控制措施（一）授权审批控制1.明确前期部各项工作的审批权限，按照不同事项的重要程度和金额大小，规定相应的审批层级和流程。2.所有涉及项目前期工作的文件、报告、合同等必须经过授权审批后方可生效执行。审批人应在授权范围内进行审批，不得越权审批。3.建立审批记录制度，对每一项审批事项进行详细记录，包括审批时间、审批人、审批意见等，以便于追溯和监督。（二）不相容职务分离控制1.合理设置前期部岗位，明确各岗位职责权限，确保不相容职务相互分离。不相容职务主要包括项目策划与可行性研究、土地获取与合同签订、规划设计与审核、造价核算与成本控制等。2.严禁同一人兼任不相容职务，避免因职责不清、权力过度集中而导致的风险。（三）文件记录控制1.建立健全前期部文件管理制度，对项目前期工作过程中形成的各类文件、报告、合同、图纸等进行规范管理。文件应分类编号、妥善保管，便于查阅和追溯。2.明确文件的起草部门、审核部门、批准部门和保管期限，确保文件的真实性、完整性和有效性。3.定期对文件进行清理和归档，对过期或无用的文件进行销毁处理，防止文件丢失或泄露。（四）预算控制1.造价专员根据项目前期工作计划和目标，编制项目前期预算，明确各项工作的费用支出范围和标准。2.项目前期预算经部门负责人审核后，报公司管理层审批。审批后的预算作为项目前期费用控制的依据。3.严格执行项目前期预算，控制费用支出，对预算执行情况进行定期监控和分析。如遇预算调整，应按照规定的审批程序进行审批。（五）风险控制1.建立项目前期风险评估机制，对项目前期工作过程中可能面临的风险进行识别、评估和分析，如政策风险、市场风险、技术风险、法律风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。3.定期对项目前期风险状况进行跟踪和监控，及时调整风险应对措施，确保项目前期工作顺利进行。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对前期部内控制度的执行情况进行审计监督，检查各项工作流程是否合规、各项内部控制措施是否有效执行。2.审计部门通过查阅文件资料、实地走访、访谈相关人员等方式，对前期部项目前期工作进行全面审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）部门自查自纠1.前期部定期开展自查自纠工作，对本部门内控制度执行情况进行自我检查和评估。2.自查内容包括岗位设置与职责分工是否合理、工作流程是否顺畅、内部控制措施是否落实到位等。3.对自查中发现的问题，及时制定整改措施，明确整改责任人，限期整改，并将整改情况上报公司管理层。（三）绩效