辽宁省采购内控制度

PAGE辽宁省采购内控制度一、总则（一）目的为加强辽宁省采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障公司/组织各项业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于辽宁省内公司/组织所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购活动的全过程，包括采购计划、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收付款等各个环节，实现全过程控制。3.制衡性原则：在采购业务流程中，合理设置岗位，明确职责权限，确保采购决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：根据公司/组织的发展战略、业务特点和实际需求，不断完善采购内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证采购质量和满足业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购计划管理（一）需求预测各部门应根据业务发展规划、生产经营计划等，结合历史采购数据和市场变化趋势，定期对本部门的采购需求进行预测。需求预测应涵盖物资、服务、工程等各类采购项目，明确采购品种、数量、规格、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。（二）采购计划编制采购部门根据各部门提交的需求预测，结合库存状况、采购周期、市场供应情况等因素，综合编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并经相关部门审核和领导审批后执行。（三）采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整、不可抗力等原因导致采购需求发生变化，相关部门应及时向采购部门提出采购计划调整申请。采购部门应根据实际情况对采购计划进行调整，并重新履行审核和审批程序。三、供应商管理（一）供应商准入1.供应商筛选：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、业绩信誉、财务状况等方面的审核，筛选出符合要求的供应商。2.实地考察：对于重要采购项目的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，评估供应商的综合实力。3.供应商准入审批：经筛选和实地考察合格的供应商，由采购部门填写供应商准入申请表，附上相关证明材料，提交至采购管理委员会进行审批。采购管理委员会根据审批标准对供应商进行审核，批准后纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.评价指标设定：采购部门应建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面的指标。定期对供应商进行评价，评价结果作为供应商考核和合作决策的依据。2.考核周期与方式：供应商考核周期分为年度考核和日常考核。年度考核每年进行一次，由采购部门组织相关部门对供应商进行全面评价；日常考核根据采购项目的执行情况，对供应商的交货期、产品质量等方面进行实时跟踪和评价。考核方式可采用问卷调查、实地检查、数据分析等多种方式。3.考核结果应用：根据供应商考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作直至淘汰等措施。（三）供应商关系维护1.沟通与协调：采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流。2.培训与辅导：对于重要供应商，采购部门可组织相关培训，帮助供应商提高产品质量、优化生产流程、提升管理水平等。同时，为供应商提供必要的技术支持和业务指导，促进供应商与公司/组织共同发展。3.合作协议管理：采购部门应与供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、产品质量标准、交货期、价格条款、售后服务等内容。定期对合作协议进行审查和修订，确保协议的有效性和适应性。四、采购流程控制（一）采购申请各部门根据采购计划和实际业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经部门负责人审核签字后生效。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购项目，应提交至采购管理委员会进行审批。采购管理委员会根据审批标准对采购项目进行审核，批准后由采购部门组织实施采购。（三）采购方式选择采购部门根据采购项目的特点、市场供应情况、预算金额等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应符合相关法律法规和公司/组织规定，并履行相应的审批程序。（四）采购执行1.招标采购：对于采用招标方式采购的项目，采购部门应按照相关法律法规和公司/组织规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。评标过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保评标结果的合理性和公正性。2.非招标采购：对于采用非招标方式采购（如竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等）的项目，采购部门应按照相应的采购程序，组织谈判小组、询价小组等与供应商进行谈判、询价等活动，确定成交供应商。3.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品质量标准、交货期、价格条款、售后服务等内容。采购合同应经法律部门审核后生效，并按照合同约定组织采购项目的执行。（五）采购验收1.验收准备：采购部门在采购项目到货前，应通知相关部门（如使用部门、质量检验部门等）做好验收准备工作。使用部门应根据采购合同和实际需求，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.验收实施：采购项目到货后，采购部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量、性能等方面。对于重要物资或服务的采购项目，质量检验部门应进行严格的质量检验，并出具检验报告。3.验收结果处理：验收合格的采购项目，由验收人员签署验收报告，采购部门办理入库手续或支付货款；验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如协商不成，可按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.付款申请：采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时填写付款申请表，附上验收报告、发票等相关证明材料，提交至财务部门审核。付款申请表应经采购部门负责人审核签字后生效。2.付款审批：财务部门收到付款申请表后，对付款金额、付款方式、付款时间等进行审核。对于金额较大的采购项目，应提交至财务负责人进行审批。财务部门审核通过后，按照公司/组织的资金支付流程办理付款手续。3.付款监督：财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，检查付款是否按照合同约定执行，防止出现逾期付款、多付款等问题。同时，加强对采购付款环节的内部审计和监督，确保资金支付的安全和合规。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购活动进行风险识别工作，通过对采购流程、供应商管理、市场环境等方面的分析，找出可能存在的风险因素，如采购价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.风险评估：采购部门应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，如涉及重大违法违规行为的采购项目，应采取风险规避措施，放弃该采购项目或终止与相关供应商的合作。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度一般的风险，如采购价格波动风险、供应商违约风险等，可采取风险降低措施，如与供应商签订长期合同、建立价格调整机制、加强供应商管理和监督等，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。3.风险转移：对于风险发生可能性较低但影响程度较大的风险，如质量风险、合同风险等，可采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保、在合同中约定风险承担条款等，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，如一些日常采购中的小风险，可采取风险接受措施，不采取特殊的风险应对措施，但应密切关注风险变化情况，及时调整应对策略。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。通过对采购数据、供应商信息、市场动态等方面的分析，跟踪风险因素的发展趋势，评估风险应对措施的有效性。2.风险预警：采购部门应设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。预警信号可采用书面报告、邮件、短信等方式通知相关部门和人员，提醒其关注风险情况，采取相应的风险应对措施。六、采购信息管理（一）采购档案管理采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购申请表、采购计划、招标文件、投标文件、采购合同、验收报告、发票等相关资料。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司/组织规定执行。（二）采购数据分析采购部门应定期对采购数据进行收集、整理和分析，通过采购数据分析，了解采购活动的执行情况、采购成本、采购效率、供应商表现等方面的信息。采购数据分析结果可为采购决策、供应商管理、采购流程优化等提供依据，帮助公司/组织提高采购管理水平。（三）采购信息系统建设公司/组织应建立采购信息系统，实现采购业务流程的信息化管理。采购信息系统应涵盖采购计划管理、供应商管理、采购执行、采购验收、采购付款、采购风险管理等各个环节，实现采购信息的实时共享和动态监控。通过采购信息系统，提高采购工作效率，减少人为失误，加强采购内部控制。七、监督与检查（一）内部审计监督公司/组织内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购内控制度的执行情况，评估采购活动的合法性、合规性、效益性。内部审计部门应重点关注采购计划的执行情况、供应商选择与管理、采购流程控制、采购合同签订与履行、采购付款等环节，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督公司/组织纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。纪检监察部门应重点关注采购人员的廉洁自律情况，防止出现贪污受贿、利益输送、滥用职权等问题。对于发现的违规违纪行为，应依法依规进行严肃处理，并追究相关人员的责任