房租内控制度

PAGE房租内控制度一、总则（一）目的为加强公司房租管理，规范房租收支行为，防范房租管理风险，保障公司资产安全，特制定本房租内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及房租收支的业务活动，包括但不限于自有房屋出租、租赁房屋使用等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：房租管理活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保公司房租业务合法合规。2.准确性原则：房租收支数据应准确记录，保证财务信息真实可靠，为公司决策提供准确依据。3.完整性原则：涵盖房租管理的各个环节，从租赁合同签订到租金收取、费用核算等，确保无遗漏。4.及时性原则：房租相关业务应及时处理，租金收取按时入账，费用支付及时安排，避免延误造成损失。5.不相容职务分离原则：明确各岗位在房租管理中的职责，实现不相容职务相互分离，防止舞弊行为发生。二、房租管理流程（一）房屋租赁决策1.需求分析各部门根据业务发展需要，提前向行政部门提交房屋租赁需求申请，说明所需房屋的面积、用途、位置、租赁期限等具体要求。行政部门汇总分析各部门需求，结合公司实际情况，制定房屋租赁初步计划。2.市场调研行政部门负责对房屋租赁市场进行调研，收集周边类似房屋的租金价格、租赁条件等信息。与多家房产中介机构或房东进行沟通洽谈，了解市场动态，为公司争取有利的租赁条件。3.租赁决策根据市场调研结果，行政部门提出房屋租赁方案，包括租赁房屋的具体情况、租金价格、租赁期限、付款方式等。将租赁方案提交公司管理层审批，经批准后签订租赁合同。（二）租赁合同签订1.合同起草与审核行政部门负责起草租赁合同，明确双方的权利义务、租金金额及支付方式、租赁期限、房屋用途、维修责任、违约责任等条款。合同初稿完成后，提交法务部门审核。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。根据法务部门审核意见，对合同进行修改完善，确保合同合法有效。2.合同签订合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与出租方签订租赁合同。签订后的租赁合同原件由行政部门妥善保管，并建立租赁合同台账，详细记录合同的签订日期、租赁期限、租金金额、付款方式等信息。（三）租金收取1.租金计算与通知财务部门根据租赁合同约定的租金金额、支付周期等，计算每月应收取的租金金额。在租金支付到期日前，财务部门向承租方发送租金催缴通知，明确租金金额、支付方式及逾期后果等。2.租金收取与入账承租方按照租金催缴通知要求，按时将租金支付至公司指定账户。财务部门收到租金后，及时进行核对确认，并按照财务核算要求进行入账处理。同时，在租赁合同台账中记录租金收取情况。3.租金逾期处理如承租方逾期未支付租金，财务部门及时与承租方沟通了解原因，并按照合同约定计算逾期违约金。对于逾期时间较长的承租方，采取进一步的催缴措施，如发送律师函等，必要时通过法律途径解决租金拖欠问题。（四）房租费用核算1.费用分类房租费用主要包括租金支出、物业管理费、水电费、维修费用等。财务部门对各项房租费用进行分类核算，确保费用清晰准确。2.费用记录与审核财务人员根据相关发票、凭证等，及时记录房租费用的发生情况。对每笔费用进行审核，检查费用的真实性、合理性、合法性，确保费用支出符合公司规定和合同约定。3.费用分摊如果涉及多个部门共同使用租赁房屋，财务部门按照一定的方法进行费用分摊，如按照使用面积、人数等比例进行分摊。费用分摊结果应及时通知相关部门，并在财务报表中准确反映。（五）房租相关资产与档案管理1.资产清查行政部门定期对租赁房屋及相关资产进行清查盘点，确保资产的安全完整。清查内容包括房屋设施设备的数量、状态、使用情况等，发现问题及时记录并报告处理。2.档案管理建立房租管理档案，将租赁合同、租金催缴通知、租金收取凭证、费用发票、资产清查记录等相关资料进行归档保存。档案管理人员负责档案的整理、保管和查阅工作，确保档案资料的完整性和可追溯性。三、岗位职责与分工（一）行政部门职责1.负责房屋租赁需求的收集、汇总和分析，制定房屋租赁初步计划。2.开展房屋租赁市场调研，与出租方进行沟通洽谈，起草租赁合同。3.组织租赁合同的签订、履行和变更工作，负责租赁房屋及相关资产的日常管理。4.定期对租赁房屋及资产进行清查盘点，及时处理资产清查中发现的问题。5.负责房租管理档案的建立、整理和保管工作。（二）财务部门职责1.根据租赁合同约定，计算租金金额，发送租金催缴通知。2.负责租金的收取、核对和入账处理，记录租金收取情况。3.对房租费用进行分类核算、审核和分摊，确保费用支出准确合理。4.定期编制房租收支报表，为公司管理层提供财务信息支持。5.协助行政部门进行房租管理相关工作，如参与租赁合同审核等。（三）法务部门职责1.审核租赁合同条款，确保合同符合法律法规要求，防范法律风险。2.对房租管理过程中涉及的法律问题提供咨询和指导，协助处理法律纠纷。四、风险评估与控制（一）风险识别1.市场风险：房屋租赁市场价格波动、供求关系变化等可能导致公司租赁成本增加或租赁房屋难以获取。2.信用风险：承租方可能出现信用问题，如逾期支付租金、拖欠费用等，给公司造成经济损失。3.合同风险：租赁合同条款不完善、存在法律漏洞等，可能引发合同纠纷，影响公司利益。4.操作风险：房租管理流程中的各个环节可能因人为疏忽、操作失误等导致管理混乱、财务数据不准确等问题。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险控制措施的制定提供依据。（三）风险控制措施1.市场风险控制持续关注房屋租赁市场动态，加强市场调研，及时调整租赁策略，以应对市场变化。与多家出租方建立长期合作关系，分散租赁渠道，降低因单一出租方问题导致的风险。2.信用风险控制在租赁合同签订前，对承租方的信用状况进行调查评估，谨慎选择承租方。加强租金收取管理，及时跟踪承租方支付情况，对逾期未付租金的承租方采取有效催缴措施。3.合同风险控制严格按照法律法规要求起草和审核租赁合同，确保合同条款完备、合法有效。加强合同执行过程中的监督管理，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。4.操作风险控制明确各岗位在房租管理流程中的职责和操作规范，加强员工培训，提高员工业务水平和风险意识。建立健全内部监督机制，定期对房租管理工作进行检查和审计，及时发现并纠正操作失误和管理漏洞。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对房租管理情况进行审计，检查房租收支业务的真实性、合法性、准确性。2.财务部门定期对房租管理数据进行核对和分析，确保财务信息准确无误。3.行政部门定期对租赁房屋及相关资产进行清查盘点，检查资产的管理情况。（二）外部监督1.接受税务部门等外部机构的监督检查，确保公司房租业务纳税合规。2.关注社会公众对公司房租管理的监督，及时处理相关投诉和建议。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，明确整改要求和期限。2.责任部门按照整改通知要求制定整改措施，认真进行整改