采购内控制度审批流程

PAGE采购内控制度审批流程一、总则（一）目的为加强公司采购内部控制，规范采购审批流程，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.合规性原则：严格遵循公司内部制定的各项规章制度，确保采购流程规范、透明。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.职责分离原则：采购、审批、执行、验收等环节应相互分离，形成有效的制衡机制，防止舞弊行为。二、采购审批流程概述（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要填写采购申请表详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.特殊采购需求的说明对于紧急采购、定制化采购等特殊情况，需在申请表中注明原因及预计对业务的影响。（二）采购申请审批1.部门负责人初审对本部门提出的采购申请进行初步审核，重点审查采购需求的合理性、必要性以及预算的准确性。如审核通过，签字后提交至采购部门。2.财务部门审核财务部门根据公司预算及资金状况，对采购申请的资金来源及预算进行审核。若预算超支或资金不足，需提出调整建议或不予通过的意见，并反馈给采购部门。3.分管领导审批分管领导综合考虑业务需求、财务状况等因素，对采购申请进行审批。审批通过后，方可进入采购流程。（三）采购执行1.采购部门根据审批通过的采购申请制定采购计划选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判等，并按照规定的程序进行操作。2.采购合同签订采购部门与供应商协商拟定采购合同条款，确保合同内容符合公司利益及法律法规要求。合同初稿经法务部门审核后，提交至分管领导审批，审批通过后正式签订合同。（四）采购验收1.验收部门依据采购合同及相关标准对采购物资或服务进行验收验收内容包括数量、质量、规格、性能等方面。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。2.验收过程中发现问题的处理如发现采购物资或服务存在质量问题、数量不符等情况，验收部门应及时与供应商沟通协商解决。如无法协商一致，应按照合同约定采取相应的措施，如退货、换货、索赔等，并记录相关情况。（五）采购付款1.采购部门根据验收报告及采购合同，填写付款申请单注明付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附上相关凭证，如发票、验收报告、合同副本等。2.财务部门审核付款申请财务部门对付款申请的真实性、准确性、合规性进行审核，重点审查发票的真实性、与合同及验收报告的一致性等。审核通过后，提交至分管领导审批。3.分管领导审批付款申请分管领导根据公司资金状况及相关规定进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式及时间进行付款操作。三、采购审批流程各环节详细规定（一）采购需求提出环节1.使用部门应确保采购申请表填写准确、完整采购申请表应按照公司统一格式进行填写，不得遗漏重要信息。对于采购物资或服务的技术要求、质量标准等关键信息，应详细描述，以便采购部门准确理解需求。2.采购需求的合理性审查部门负责人应从业务实际出发，审查采购需求是否与公司业务目标相符，是否存在不必要的采购。对于重复采购、可替代物资采购等情况，应进行充分论证，并在申请表中说明理由。3.预算编制要求使用部门应根据采购需求编制合理的预算，确保采购资金的合理安排。预算应明确具体的金额，并与公司年度预算计划相衔接。如涉及预算调整，应按照公司预算管理规定办理相关手续。（二）采购申请审批环节1.部门负责人初审要点采购需求的必要性：审查采购物资或服务是否为满足部门业务正常运转所必需，是否存在其他可替代的解决方案。预算合理性：核对采购预算是否在部门可控范围内，是否与公司整体预算相匹配。对于超预算采购申请，应要求使用部门说明原因及解决方案。信息完整性：检查采购申请表中的各项信息是否完整，如物资名称、规格、数量、预计采购时间等是否明确。对于信息不完整的申请表，应退回使用部门补充完善。2.财务部门审核要点资金来源审查：核实采购申请的资金来源是否合规，是否符合公司财务管理制度。如涉及专项资金采购，应审查资金的到位情况及使用计划。预算控制：根据公司预算安排，审核采购申请是否超出预算范围。对于超预算申请，应提出调整建议或不予通过的意见，并与使用部门及分管领导沟通协调。成本效益分析：从财务角度对采购项目进行成本效益分析，评估采购物资或服务的性价比，为采购决策提供参考。3.分管领导审批要点整体业务考量：综合考虑公司业务发展战略、市场情况、资金状况等因素，对采购申请进行全面审批。确保采购项目符合公司整体利益及长远发展目标。风险评估：对采购项目可能面临的风险进行评估，如市场风险、质量风险、供应商违约风险等，并提出相应的风险应对措施。决策意见：根据审核情况，做出最终的审批决策。如审批通过，应明确采购项目的实施要求及时间节点；如不予通过，应说明理由，并反馈给采购部门及使用部门。（三）采购执行环节1.采购方式选择原则招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。应按照国家相关法律法规及公司招标管理规定，组织公开招标或邀请招标活动。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购。采购部门应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价及其他交易条件，选择最优供应商。竞争性谈判：适用于采购项目具有一定的特殊性，如技术复杂、时间紧迫等，通过招标方式难以满足需求的情况。采购部门应组织成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。2.采购合同管理合同条款拟定：采购部门应根据采购项目的特点及需求，与供应商协商拟定详细合理的合同条款。合同条款应包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。法务审核：合同初稿应提交至法务部门进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。法务部门应出具审核意见，对合同条款进行修改完善。合同签订审批：经法务审核通过的合同，提交至分管领导审批。分管领导应从合同的合法性、合规性、完整性等方面进行审查，审批通过后方可正式签订合同。合同执行跟踪：采购部门应负责合同执行的跟踪管理，及时掌握供应商的供货进度、质量情况等信息。如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定采取相应措施，维护公司合法权益。（四）采购验收环节1.验收标准制定验收部门应根据采购合同及相关标准，制定详细的验收方案和验收标准。验收标准应明确物资或服务的各项质量指标、数量要求、外观要求等内容，确保验收工作有章可循。2.验收程序资料审查：验收人员首先对供应商提供的相关资料进行审查，如发票、装箱单、质量检验报告、产品说明书等，核对资料的真实性、完整性及与合同的一致性。实物验收：按照验收标准对采购物资或服务进行实物验收。验收过程中，应采用适当的检验方法和工具，对物资的数量、质量、规格、性能等进行逐一核对。对于大型设备或复杂系统，可邀请专业技术人员参与验收工作。验收记录：验收人员应如实记录验收过程及结果，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等信息，并由验收人员签字确认。3.验收问题处理一般问题处理：对于验收过程中发现的一般性问题，如数量短缺、外观瑕疵等，验收部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或补货。供应商整改或补货完成后，验收部门应进行再次验收，直至验收合格。重大问题处理：如发现采购物资或服务存在严重质量问题、与合同约定不符等重大问题，验收部门应立即停止验收工作，并及时向采购部门及分管领导报告。采购部门应按照合同约定采取相应措施，如退货、换货、索赔等，并追究供应商的违约责任。同时，应组织相关部门对问题产生的原因进行分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似问题再次发生。（五）采购付款环节1.付款申请资料要求采购部门提交的付款申请单应附齐相关凭证，如发票、验收报告、合同副本等。发票应真实有效，与采购合同及验收报告中的物资或服务内容、金额一致。验收报告应明确表明采购物资或服务已验收合格。合同副本应作为付款的依据，确保付款金额及付款方式等符合合同约定。2.财务部门审核要点发票审核：财务部门应重点审核发票的真实性、合法性、有效性。检查发票的开具日期、发票号码、发票金额、发票印章等是否符合规定，是否存在虚假发票或无效发票的情况。合同与验收报告核对：核对付款申请与采购合同及验收报告的一致性，审查付款金额是否按照合同约定执行，验收情况是否符合要求。如发现不一致情况，应及时与采购部门沟通核实。资金安排：根据公司资金状况及付款计划，审核付款申请是否在公司可支付范围内。对于资金紧张或有其他资金使用安排的情况，应合理调整付款顺序或提出延期付款的建议。3.分管领导审批要点资金统筹：分管领导应综合考虑公司整体资金状况及业务需求，对付款申请进行审批。确保付款安排符合公司财务战略及资金管理要求，不影响公司正常业务运转。风险把控：关注付款环节可能存在的风险，如供应商信用风险、资金安全风险等。对于存在风险隐患的付款申请，应要求相关部门提供风险应对措施，并进行评估审核。决策审批：根据审核情况，做出最终的付款审批决策。如审批通过，应明确付款时间、付款方式等具体要求；如不予通过，应说明理由，并反馈给采购部门及财务部门。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购内控制度审批流程的执行情况进行审计监督。审计内容包括采购申请的合理性、审批流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、采购验收及付款环节的规范性等。通过审计，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况，确保采购内控制度的有效执行。（二）日常监督检查采购部门、财