内蒙古采购内控制度

PAGE内蒙古采购内控制度一、总则（一）目的本采购内控制度旨在规范内蒙古公司/组织的采购行为，加强采购管理，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序，提高采购资金使用效益，保障公司/组织各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于内蒙古公司/组织内所有涉及物资采购、服务采购等相关活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及内蒙古地区相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现公司/组织利益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部相关部门的检查。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购活动的公正性。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，严禁欺诈、不正当竞争等行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行宏观决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项支付，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和风险预警。3.质量部门：参与采购物资的验收工作，对物资质量进行检验和评估，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：为采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同条款，防范法律风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据业务发展需要和实际库存情况，定期编制采购需求计划。采购需求计划应详细列出所需采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购部门收到需求部门的采购需求计划后，进行汇总和分析。结合市场供应情况、采购周期、库存水平等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的优先级，合理安排采购时间和预算。3.采购计划需提交采购决策委员会审议通过。如遇重大采购项目或特殊情况，需报公司/组织高层领导批准。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商筛选与入围根据采购需求和供应商评估结果，采购部门筛选出符合要求的供应商，邀请其参与投标或报价。对供应商提交的投标文件或报价进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，确定入围供应商名单。3.供应商考核与评价建立供应商考核评价机制，定期对入围供应商进行考核。考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。4.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题。建立良好的合作关系，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购部门向预先选定的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价采购：适用于采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。2.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求说明书、投标文件格式、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购评审组织相关人员对供应商的投标文件或报价进行评审。评审人员应包括采购部门代表、技术专家、财务人员、法务人员等。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准进行，确保评审结果客观公正。4.采购合同签订确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同需经法务部门审核后签订，确保合同合法有效。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量部门按照采购合同约定的质量标准进行检验。检验内容包括物资的规格、型号、数量、外观质量等方面。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业机构或专家进行检验。3.如果验收合格，需求部门应在验收报告上签字确认。验收报告应包括物资名称、规格、数量、验收情况等信息。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等处理方式。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单。付款申请单应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.付款申请单需经需求部门确认、财务部门审核、相关领导审批后，方可办理付款手续。财务部门应严格按照合同约定和审批意见进行付款，确保付款安全。3.对于预付款项，采购部门应跟踪供应商的供货进度，及时督促供应商按时交货。对于货到付款的项目，在验收合格后按照合同约定及时付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生概率和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况。通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商信用档案。对供应商进行定期考核和评价，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。对于重要物资的供应商，可要求其提供履约保函或保证金，降低供应商违约风险。3.质量风险应对严格采购物资验收程序，加强质量检验。在采购合同中明确质量标准和违约责任，要求供应商提供质量合格证明文件。对于质量不合格的物资，及时与供应商协商处理，确保公司/组织利益不受损失。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款。合同签订前，由法务部门对合同进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。在合同执行过程中，密切跟踪合同履行情况，及时处理合同变更、违约等问题。5.付款风险应对建立健全付款审批制度，严格控制付款流程。加强对供应商的信用管理，避免提前付款或逾期付款。对于大额采购项目，可采用分期付款方式，降低付款风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.建立采购内部监督机制，定期对采购活动进行检查和监督。采购监督小组由公司/组织内部审计人员、纪检监察人员、财务人员等组成，负责对采购计划制定、供应商选择、采购实施、采购验收、采购付款等环节进行监督检查。2.采购监督小组应定期向公司/组织管理层汇报采购监督情况，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。对于违规行为，应按照公司/组织相关规定进行严肃处理。（二）审计监督1.定期开展采购审计工作，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行审计评价。采购审计内容包括采购计划执行情况、采购合同签订与执行情况、采购资金使用情况、采购物资质量情况等方面。2.审