釆购物品价格内控制度

PAGE釆购物品价格内控制度一、总则（一）目的为加强公司采购物品价格管理，规范采购行为，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购物品价格的控制与管理活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购价格合理公正。3.成本效益原则：在保证采购物品质量的前提下，通过合理的采购策略和价格谈判，降低采购成本，提高公司经济效益。4.风险防范原则：建立有效的风险防范机制，对采购价格波动、供应商违约等风险进行识别、评估和控制。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购物品的询价、比价、议价等工作，选择合适的供应商，并签订采购合同。2.定期收集市场价格信息，分析价格走势，为公司采购决策提供参考依据。3.对采购物品的价格进行跟踪和监控，及时发现价格异常情况并采取相应措施。（二）财务部门1.负责审核采购合同中的价格条款，确保价格的合理性和合规性。2.对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。3.监督采购资金的支付情况，确保资金使用安全。（三）审计部门1.定期对采购物品价格进行审计，检查采购价格的执行情况和内部控制制度的有效性。2.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。（四）其他部门1.根据实际需求，提出采购申请，明确采购物品的规格、数量、质量等要求。2.参与采购物品的验收工作，对采购物品的质量和价格进行评价。三、采购流程控制（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实采购物品的必要性和合理性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，并报公司领导审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购物品的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证等相关资质证明。3.采购部门从合格供应商中选择至少三家进行询价、比价和议价，确保采购价格具有竞争力。（四）询价与比价1.采购部门向选定的供应商发出询价函，要求供应商提供采购物品的报价清单，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等内容。2.采购部门对供应商的报价进行收集、整理和分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。（五）议价与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行议价谈判，争取更优惠的采购价格和条款。2.在议价达成一致后，采购部门起草采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核，再报公司领导审批。4.采购合同经审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖公司公章。（六）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、足额、保质交货。2.采购物品到货后，采购部门组织相关部门进行验收，验收内容包括数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，采购部门填写验收报告，并办理入库手续。如验收不合格，则及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（七）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，确保付款金额准确无误。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。3.采购部门负责收集和整理采购发票等相关凭证，交财务部门进行账务处理。四、价格监控与调整（一）价格监控1.采购部门定期收集市场价格信息，关注采购物品价格的波动情况，分析价格变动原因。2.建立价格监控台账，记录采购物品的采购价格、市场价格、价格变动趋势等信息，以便及时发现价格异常情况。3.对于价格波动较大的采购物品，采购部门应加强与供应商的沟通与协商，争取稳定的采购价格。（二）价格调整1.当市场价格发生重大变化或采购物品成本上升导致原采购价格不合理时，采购部门应及时与供应商协商调整价格。2.采购部门提出价格调整申请，详细说明价格调整的原因、依据和调整幅度，并附上相关市场价格信息和成本分析报告。3.价格调整申请经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核，再报公司领导审批。4.价格调整申请经审批通过后，采购部门与供应商签订价格调整协议，并按照新的价格执行采购合同。五、内部控制与监督（一）内部审计1.审计部门定期对采购物品价格进行审计，检查采购价格的执行情况和内部控制制度的有效性。2.审计内容包括采购申请的合理性、供应商选择的合规性、询价与比价的公正性、合同签订的完整性、价格调整的必要性等。3.审计部门根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）风险管理1.建立采购价格风险预警机制，对采购价格波动、供应商违约等风险进行实时监控和预警。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施，如签订长期采购合同、选择多家供应商、预留价格调整条款等。3.定期对采购价格风险进行评估和总结，不断完善风险防范机制，降低采购风险。（三）信息披露1.采购部门应定期向公司内部相关部门披露采购物品价格信息，包括采购价格、市场价格、价格变动情况等，以便各部门及时了解采购成本情况，为公司决策提供参考依据。2.对于涉及公司重大利益的采购项目，采购部门应按照公司信息披露制度的要求，及时向公司外部投资者、监管机构等披露相关信息。六、违规处理（一）违规行为界定1.在采购过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照规定进行询价、比价、议价，直接确定供应商和采购价格的；与供应商串通，抬高采购价格或谋取不正当利益的；擅自变更采购合同价格条款，未履行审批手续的；其他违反本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，审计部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重，提出相应的处理建议。2.对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人警告、批评教育等处理；对于情节较重的违规行为，给予相关责任人罚款、降职、