中学政府采购内控制度

PAGE中学政府采购内控制度一、总则（一）制定目的为了加强中学政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组在教学设备、办公用品、服务等方面的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开透明原则：采购过程和结果应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：确保符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正原则：采购评审应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、年级组应根据教学、办公等实际需求，在每年规定时间内编制政府采购预算。2.预算编制要科学合理，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。3.财务部门负责对各部门预算进行审核、汇总，形成学校年度政府采购预算草案，报学校领导审批后执行。（二）预算执行1.严格按照批准的采购预算执行采购项目，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性。三、采购组织与分工（一）采购决策机构学校成立政府采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成，负责审议采购政策、审定采购预算、决策重大采购事项等。（二）采购执行机构设立专门的采购工作小组，负责具体采购项目的组织实施。采购工作小组应明确分工，包括采购需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与执行等环节的责任人。（三）采购监督机构学校纪检监察部门负责对政府采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。四、采购需求管理（一）需求调研1.采购项目实施前，采购工作小组应深入各部门、年级组开展需求调研，充分了解实际需求。2.调研内容包括采购项目的功能、技术参数、质量要求、服务标准等。3.征求使用部门、专业技术人员等意见，形成详细的采购需求方案。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂的采购项目，应组织相关专家进行需求论证。2.论证内容包括需求的合理性、可行性、技术先进性等。3.根据论证意见对采购需求方案进行修改完善。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，应按照规定程序办理审批手续。2.变更后的采购需求应重新进行调研、论证，并相应调整采购文件。五、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序发布招标公告，吸引众多供应商参与投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商参与投标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并在指定媒体上公示。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。六、采购文件编制（一）招标文件1.公开招标和邀请招标项目应编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的各项要求和评审标准。（二）谈判文件1.竞争性谈判项目应编制谈判文件，谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、采购需求、谈判程序、成交标准等内容。2.谈判文件应根据谈判项目特点制定，确保谈判过程的公平、公正。（三）询价文件1.询价项目应编制询价文件，询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价要求等内容。2.询价文件应简洁明了，便于供应商准确理解报价要求。（四）单一来源采购文件1.单一来源采购项目应编制单一来源采购文件，单一来源采购文件应包括单一来源采购邀请函、采购需求、协商情况记录等内容。2.单一来源采购文件应详细说明采用单一来源采购的理由和依据。七、采购评审（一）评审小组组建1.根据采购项目特点和规模，依法组建评审小组。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数。2.评审专家应从政府采购评审专家库中随机抽取，与供应商有利害关系的不得进入评审小组。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审。2.评审过程中，评审小组可以要求供应商对投标文件进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。3.评审小组应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。（三）评审结果确定1.评审结束后，评审小组应按照评审办法确定中标、成交供应商，并出具评审报告。2.采购人应根据评审报告确定的中标、成交供应商，在规定时间内签订采购合同。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标、成交通知书发出之日起三十日内签订。2.合同内容应与采购文件一致，明确双方的权利和义务、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。2.采购人应按照合同约定支付采购资金，对供应商的履约情况进行监督检查。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如需要变更合同内容的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，应按照规定程序办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对供应商提供的货物或服务进行验收。2.验收内容包括数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求。3.验收合格后，采购人应出具验收报告。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购工作小组应负责收集采购项目全过程的相关文件资料，包括采购预算、采购需求方案、采购文件、投标文件、评审报告、采购合同、验收报告等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照采购项目类别和时间顺序进行编号、装订。2.档案整理应规范、有序，便于查阅和保管。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案资料的安全。2.档案保管期限应按照相关规定执行，重要档案应长期保存。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。2.查阅档案应在指定场所进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.纪检监察部门定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的规范性、评审过程的公正性、合同履行情况等。2.审计部门对政府采购项目进行审计监督，审