开具发票内控制度

PAGE开具发票内控制度一、总则（一）目的为了加强公司发票开具管理，规范发票开具流程，确保发票开具的真实性、准确性、完整性，有效防范税务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中涉及发票开具的相关业务。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定，确保发票开具行为合法合规。2.真实准确原则发票开具应基于真实的交易业务，如实反映经济业务内容、金额、数量等信息，保证发票内容与实际交易相符。3.及时开具原则在交易完成或符合开票条件时，应及时开具发票，不得拖延或拒开发票。4.安全保管原则加强发票的保管，确保发票存放安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。二、发票开具流程（一）业务受理与审核1.销售部门或相关业务部门在与客户签订合同或达成交易意向时，应明确发票开具的相关要求，包括发票类型、开票信息等。2.业务人员收到客户支付款项或达到合同约定的开票条件后，填写《发票开具申请单》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额、发票类型等信息，并提交给部门负责人审核。3.部门负责人对《发票开具申请单》进行审核，重点审核业务的真实性、开票信息的准确性、合同执行情况等。审核无误后签字确认，并提交财务部门。（二）财务审核与开票1.财务部门收到《发票开具申请单》后，首先核对申请单上的开票信息与合同、业务记录等相关资料是否一致。2.对业务的真实性进行再次核实，检查是否有对应的销售订单、发货记录、收款凭证等支持文件。3.审核发票开具的金额是否与实际交易金额相符，税率计算是否正确。4.确认无误后，由财务开票人员根据审核通过的《发票开具申请单》开具发票。开票人员应按照发票管理系统的操作规范进行开票，确保发票内容清晰、准确、完整，不得手工涂改发票信息。5.发票开具完成后，在发票联和抵扣联加盖发票专用章，并在发票管理系统中进行记录。（三）发票交付1.发票开具后，财务部门应及时将发票交付给客户。交付方式可根据客户要求选择邮寄、专人送达或客户自取等方式。2.若选择邮寄方式，应妥善包装发票，确保发票在邮寄过程中不受损坏，并选择正规的快递公司进行邮寄。同时，要留存快递单号等相关凭证，以便查询发票交付情况。3.如客户自取发票，应要求客户在《发票领取登记表》上签字确认领取日期、发票号码等信息。（四）发票作废与红冲1.因开票有误等原因需要作废发票的，必须在开票当月内且符合作废条件的情况下进行操作。作废发票时，应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的相关规定进行操作。由业务部门提交红字发票开具申请，说明原因及相关情况，经财务部门审核、税务机关审批后，方可开具红字发票。三、发票保管与存档（一）发票保管1.公司应设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜等安全设施，确保发票存放安全。2.发票保管人员应定期对发票进行盘点，核对发票的种类、数量、号码等信息，确保账实相符。3.对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关的规定保存期限进行妥善保管，不得擅自销毁。保存期满后，报经税务机关查验后销毁。4.如发生发票丢失、被盗等情况，应立即向当地税务机关报告，并登报声明作废。同时，查明原因，追究相关人员的责任。（二）发票存档1.财务部门应将发票开具的相关资料进行整理归档，包括《发票开具申请单》、销售合同、发货记录、收款凭证、发票记账联等。2.发票存档资料应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于查阅和核对。3.建立发票电子档案，将发票开具的相关电子数据进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。电子档案的保存期限应与纸质档案一致。四、发票开具风险防控（一）税务风险防控1.加强对税务法律法规的学习与培训，提高财务人员及相关业务人员的税务风险意识，确保发票开具符合税收政策要求。2.定期开展税务风险自查工作，对发票开具过程中的各项业务进行检查，及时发现并纠正潜在的税务风险。3.关注税收政策变化，及时调整发票开具流程和相关管理制度，确保公司的发票开具行为始终合法合规。（二）操作风险防控1.完善发票开具的内部控制流程，明确各环节的职责和操作规范，加强对发票开具过程的监督和管理。2.加强对财务开票人员的培训，提高其业务水平和操作技能，确保发票开具的准确性和规范性。3.定期对发票管理系统进行维护和升级，确保系统运行稳定，数据安全可靠，防止因系统故障导致发票开具错误或延误。（三）客户风险防控1.在与客户签订合同或开展业务前，对客户的信用状况进行评估，谨慎选择合作伙伴，降低因客户信用问题导致的发票风险。2.加强与客户的沟通与协调，及时了解客户的需求和反馈，确保发票开具符合客户要求，避免因客户投诉引发的风险。3.对于存在发票风险的客户，如长期拖欠货款、频繁要求开具发票等情况，应采取相应的风险防控措施，如加强款项催收、限制发票开具额度等。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对发票开具业务进行审计检查，重点检查发票开具流程的执行情况、发票开具的真实性和准确性、发票保管与存档情况等。2.审计人员应通过查阅相关资料、实地盘点、访谈相关人员等方式进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.财务部门应定期对发票开具情况进行自查，对发现的问题及时进行整改，并将自查情况报告公司管理层。（二）外部监督1.积极配合税务机关等外部监管部门的检查工作，如实提供发票开具的相关资料，接受监管部门的监督和指导。2.对于监管部门提出的问题和整改要求，应及时进行整改，并将整改情况报告监管部门。3.关注外部监管政策的变化，及时调整公司的发票开具管理制度和流程，确保公司的发票开具行为符合监管要求。六、责任追究（一）责任界定1.因业务人员提供虚假开票信息、未按规定及时提交开票申请等原因导致发票开具错误或延误的，由业务人员承担主要责任。2.财务开票人员因操作失误、未严格审核开票信息等原因导致发票开具错误的，由财务开票人员承担直接责任。3.部门负责人对本部门发票开具业务审核把关不严，导致出现问题的，承担管理责任。4.因发票保管不善导致发票丢失、被盗等情况发生的，由发票保管人员承担保管责任。（二）责任追究方式1.对于因发票开具问题给公司造成经济损失的，应根据责任大小，责令相关责任人承担相应的经济赔偿责任。2.对违反发票开具规定的责任人，视情节轻重给予警告、罚