公司报销内控制度

PAGE公司报销内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司报销流程，加强内部控制，确保公司资金的合理使用，防范财务风险，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在履行工作职责过程中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，相关凭证应能证明业务的真实性。2.合理性原则：费用支出应符合公司的经营需要和相关规定，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规及公司的各项规章制度。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表应经部门负责人审核批准，部门负责人应对费用的必要性和合理性进行把关。（二）费用发生与凭证取得1.员工按照费用申请表的内容进行费用支出，并取得合法有效的报销凭证。报销凭证应包括但不限于发票、收据、合同等。2.报销凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。（三）报销粘贴与整理1.员工将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行粘贴，并在凭证上注明费用所属项目、金额、用途等信息。2.整理后的报销凭证应整齐、清晰，便于审核。（四）报销审批1.员工将粘贴整理好的报销凭证提交给财务部门进行初审。财务部门应对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合要求的凭证予以退回。2.初审通过后，报销申请将提交给各级审批人进行审批。审批人应根据公司的授权范围和审批标准进行审批，签署审批意见。一般费用报销：由部门负责人、财务负责人审批。重大费用报销：由部门负责人、财务负责人、公司管理层审批。（五）报销支付1.审批通过的报销申请，财务部门将按照公司的资金支付流程进行支付。2.支付方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等方式。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。市内交通费用应根据实际情况合理报销，原则上应提供发票。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据出差地点和职级标准进行报销。两人及以上同行出差，应根据实际情况安排住宿，原则上不得超过标准的两倍。3.餐饮补贴员工出差期间可享受一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区和天数确定。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，用于招待客户、合作伙伴等与公司业务相关的活动。2.业务招待费报销时应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间等信息，并经相关领导审批。3.招待费用应遵循勤俭节约的原则，不得铺张浪费。（三）办公用品费1.办公用品的采购应按照公司的采购流程进行，由专人负责。2.办公用品的报销应提供发票和清单，清单应详细列出办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。（四）通讯费1.员工的通讯费用报销应根据公司规定的标准执行，超出标准部分由员工自行承担。2.通讯费用报销应提供发票，并注明手机号码、费用所属期间等信息。四、报销凭证要求（一）发票1.发票应是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整、准确。2.发票上应加盖发票专用章，印章清晰可辨。3.发票的开具日期应与费用发生日期相符，发票号码应连续。（二）收据1.收据应是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应真实、完整、准确。2.收据上应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章清晰可辨。3.收据的开具日期应与费用发生日期相符，收据号码应连续。（三）其他凭证1.合同、协议等其他凭证应是双方真实签订的有效文件，内容应明确、具体。2.其他凭证应加盖双方单位公章或合同专用章，印章清晰可辨。五、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责审批本部门员工的日常费用报销，审批金额在[X]元以下的报销申请。2.部门负责人应对报销费用的真实性、合理性进行审核，确保费用支出符合公司的规定和部门实际情况。（二）财务负责人审批权限1.财务负责人负责审批报销金额在[X]元至[X]元之间的报销申请。2.财务负责人应对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，对报销金额的准确性进行把关。（三）公司管理层审批权限1.公司管理层负责审批报销金额在[X]元以上的报销申请。2.公司管理层应对重大费用报销进行决策，确保费用支出符合公司战略和整体利益。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证提交给财务部门。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，将报销凭证提交给财务部门。（三）其他特殊情况如遇特殊情况无法按时报销的，员工应提前向财务部门说明原因，并在规定时间内补办报销手续。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对报销业务进行审计，检查报销流程是否合规、报销标准是否执行到位、报销凭证是否真实有效等。（二）财务检查财务部门应加强对报销业务的日常检查，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。（三）员工监督公司鼓励员工对报销业务进行监督，如发现违规报销行为，可向公司管理层或相关部门举报。八、违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，骗取公司报销款项。2.报销费用不符合公司规定的标准和范围。3.未经审批擅自报销费用。4.其他违反公司报销内控制度的行为。（二）处理措施1.对于违规报销行为，公司将责令违规员工限期整改，追回违规报销款项。2.根据违规情节轻重，公司将对违规员工给予警告、罚款、降职、辞退等相应的处罚。3.对于因违规