某政府采购内控制度

PAGE某政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织在政府采购活动中的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织进行的各类政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在确保采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务需求和工作计划，在规定时间内编制政府采购预算。预算编制应详细、准确，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应结合市场价格行情和公司/组织实际情况进行编制，确保预算的合理性和可行性。对于重大采购项目，应进行充分的市场调研和成本分析。（二）预算审核1.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核。审核内容包括预算的合规性、合理性、准确性等。2.对于不符合规定或不合理的采购预算，财务部门应及时与相关部门沟通，提出修改意见，确保采购预算符合公司/组织整体发展战略和财务状况。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购部门应根据预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。同时，应严格控制采购成本，避免超预算采购。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务需要提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购项目的功能、技术要求、服务标准等内容。2.采购需求应符合国家法律法规和相关政策要求，不得含有歧视性、排他性条款。（二）需求审核1.采购部门负责对各部门提交的采购需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、合规性、完整性等。2.对于复杂或专业性较强的采购项目，采购部门应组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和准确性。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要变更采购需求，应按照规定的程序进行审批。变更后的采购需求应重新进行审核和论证。2.采购部门应及时将采购需求变更情况通知相关供应商，确保供应商能够及时调整报价和供货方案。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.公开招标应邀请不特定的供应商参加投标，确保招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大。2.邀请招标应邀请三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商参加投标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，确保采购过程的合规性和合理性。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件管理（一）招标文件编制1.采购部门应根据采购项目需求和采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目要求、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件应明确、详细，确保供应商能够准确理解采购项目要求和评标标准。同时，招标文件应符合法律法规和相关政策要求，不得含有歧视性、排他性条款。（二）招标文件审核1.采购部门编制的招标文件应提交相关部门进行审核。审核内容包括招标文件的合规性、合理性、完整性等。2.对于复杂或专业性较强的采购项目，采购部门应组织相关专家进行论证，确保招标文件的科学性和准确性。（三）投标文件接收与保管1.采购部门应按照招标文件规定的时间和地点接收投标文件。接收投标文件时，应检查投标文件的密封情况，并做好记录。2.采购部门应妥善保管投标文件，确保投标文件的安全和完整。投标文件在开标前不得启封。（四）采购文件存档1.采购活动结束后，采购部门应将采购文件进行整理、归档。采购文件包括招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等。2.采购文件应按照规定的期限进行保存，以便日后查阅和审计。六、采购活动组织与实施（一）采购计划制定1.采购部门应根据采购预算和采购需求，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应报经公司/组织领导审批后实施。（二）采购信息发布1.采购部门应按照规定的程序和渠道发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购需求、供应商资格条件、采购文件获取方式等内容。2.采购信息应及时、准确、完整地发布，确保供应商能够及时获取采购信息。（三）供应商资格审查1.采购部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况等。2.对于不符合资格条件的供应商，采购部门应拒绝其参与采购活动。（四）开标、评标与定标1.开标应按照招标文件规定的时间和地点进行。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。2.评标应按照招标文件规定的评标标准进行。评标委员会由采购单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.定标应根据评标委员会推荐的中标候选人，按照规定的程序确定中标供应商。中标供应商确定后，采购部门应及时向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的供应商。（五）合同签订与履行1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订政府采购合同。政府采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购部门应督促中标供应商按照合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。同时，采购部门应及时支付采购资金，确保合同的顺利履行。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购部门应及时组织验收。验收前，采购部门应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.采购部门应通知相关部门和人员参加验收，包括采购项目使用部门、质量检测部门、财务部门等。（二）验收实施1.验收人员应按照验收方案和验收标准对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求、服务标准等。2.验收人员应认真填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购部门应及时办理结算手续，支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，采购部门应及时与中标供应商沟通，要求其限期整改或退换货物。如中标供应商拒绝整改或退换货物，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。八、采购监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的监督检查。监督检查内容包括采购预算执行情况、采购需求管理、采购方式选择、采购文件管理、采购活动组织与实施、采购验收管理等。2.财务部门、审计部门等应定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督。公司/组织应积极配合外部监督部门的工作，如实提供采购活动相关资料。2.对于外部监督部门提出的问题和意见，公司/组织应认真整改，确保采购活动合法、合规、公正、透明。九、责任追究（一）违规行为界定1.在政府采购活动中，如出现下列违规行为，应追究相关人员的责任：违反法律法规和相关政策要求进行采购活动；采购过程中存在歧视性、排他性条款；与供应商串通谋取不正当利益；擅自调整采购预算或变更采购需求；泄露采购活动相关信息；其他违反采购内控制度的行为。2.对于因违规行为给