合同纠纷处理内控制度

PAGE合同纠纷处理内控制度一、总则（一）目的为有效预防、及时化解合同纠纷，规范公司合同纠纷处理流程，维护公司合法权益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在合同签订、履行过程中发生的各类合同纠纷处理活动。（三）基本原则1.依法合规原则：合同纠纷处理应严格遵守国家法律法规和相关政策，确保处理结果合法有效。2.预防为主原则：加强合同管理，从合同签订、履行等环节入手，预防合同纠纷的发生。3.及时处理原则：对发生的合同纠纷，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化。4.责任追究原则：对因故意或重大过失导致合同纠纷的相关责任人，依法依规追究责任。二、合同纠纷的定义与分类（一）定义合同纠纷是指公司在合同签订、履行过程中，与合同相对方之间因合同权利义务的履行产生的争议。（二）分类1.合同效力纠纷：主要涉及合同是否有效、可撤销、无效等问题。2.合同履行纠纷：包括合同标的交付、质量、价款、履行期限、履行地点等方面的争议。3.违约责任纠纷：指合同一方或双方未按照合同约定履行义务，应承担违约责任而引发的纠纷。4.合同变更与解除纠纷：关于合同变更、解除的条件、程序及后果等方面的争议。三、合同纠纷处理的职责分工（一）法务部门1.负责合同纠纷处理的法律事务咨询，提供法律意见和建议。2.参与合同纠纷的协商、调解工作，起草相关法律文书。3.代表公司参加仲裁、诉讼活动，维护公司合法权益。（二）业务部门1.负责合同纠纷的前期调查，收集与纠纷相关的证据材料。2.参与合同纠纷的协商、调解工作，提出解决方案和建议。3.协助法务部门处理合同纠纷的后续事宜，如执行判决、裁定等。（三）财务部门1.负责提供与合同纠纷相关的财务数据和资料，协助分析纠纷对公司财务状况的影响。2.根据合同纠纷处理的需要，合理安排资金，确保纠纷处理工作的顺利进行。（四）其他相关部门根据合同纠纷的具体情况，配合法务部门、业务部门等做好相关工作，如提供技术支持、人员信息等。四、合同纠纷的预防（一）合同签订阶段1.加强合同审查：业务部门在签订合同前，应将合同文本提交法务部门进行审查，重点审查合同条款的合法性、完整性、明确性等，避免因合同条款漏洞或歧义引发纠纷。2.明确双方权利义务：合同条款应清晰界定双方的权利义务，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等，确保双方对合同内容有明确的理解和预期。3.严格合同审批程序：按照公司规定的合同审批流程，对合同进行层层审批，确保合同签订符合公司利益和相关规定。（二）合同履行阶段1.建立合同履行跟踪机制：业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决履行过程中出现的问题，确保合同按时、按质、按量履行。2.加强沟通协调：在合同履行过程中，与合同相对方保持密切沟通，及时了解对方的需求和意见，积极协调解决可能出现的争议，避免矛盾激化。3.做好证据收集工作：在合同履行过程中，注意收集与合同履行相关的各类证据，如合同文件、往来信函、送货单、验收单、发票等，为应对可能出现的合同纠纷做好准备。五、合同纠纷的处理流程（一）纠纷发生后的报告1.业务部门在发现合同纠纷后，应立即向本部门负责人报告，并同时通知法务部门。报告内容应包括纠纷的基本情况、涉及的合同名称、纠纷产生的原因、目前的处理进展等。2.法务部门接到报告后，应及时了解纠纷详情，评估纠纷的性质和可能产生的后果，并向公司分管领导汇报。（二）纠纷调查与分析1.法务部门会同业务部门等相关人员，对合同纠纷进行调查，收集相关证据材料，包括合同文本、往来函件、履行记录、证人证言等。2.对收集到的证据进行分析，确定纠纷的事实和争议焦点，并根据法律法规和合同约定，评估公司在纠纷中的责任和可能的处理结果。（三）纠纷协商与调解1.根据纠纷调查与分析的结果，由法务部门和业务部门共同制定协商与调解方案。2.与合同相对方进行协商，通过友好沟通，寻求解决纠纷的最佳途径。在协商过程中，应保持冷静、理智，充分听取对方的意见和诉求，同时坚持公司的合法权益。3.如协商不成，可根据合同约定或双方意愿，申请第三方进行调解。调解机构应选择具有专业资质和良好信誉的机构，调解过程应遵循公正、公平、合法的原则。（四）仲裁与诉讼1.若协商与调解无法解决合同纠纷，且符合仲裁或诉讼条件的，应及时启动仲裁或诉讼程序。2.法务部门负责起草仲裁申请书或起诉状，准备相关证据材料，并按照法律规定的程序向仲裁机构或人民法院提交申请。3.在仲裁或诉讼过程中，应积极配合仲裁机构或人民法院的工作，按时参加庭审，提供充分的证据和合理的辩论意见，维护公司的合法权益。（五）纠纷处理结果的执行1.若仲裁或诉讼结果对公司有利，应及时督促合同相对方履行生效的仲裁裁决或法院判决。2.如合同相对方不履行义务，应依法申请强制执行，通过法律手段维护公司的合法权益。在执行过程中，应密切关注执行进展情况，及时与执行机构沟通协调，确保执行工作顺利进行。六、合同纠纷处理的监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对合同纠纷处理情况进行审计监督，检查纠纷处理过程是否符合公司规定的流程和程序，处理结果是否合法合规。2.法务部门应定期向公司管理层汇报合同纠纷处理工作的进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）考核指标1.合同纠纷发生率：考核合同纠纷发生的数量与合同签订数量的比例，反映公司合同管理水平和纠纷预防能力。2.纠纷处理成功率：考核通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式成功解决合同纠纷的比例，体现公司纠纷处理能力和效果。3.因合同纠纷给公司造成的经济损失：考核合同纠纷导致公司直接经济损失的金额，衡量纠纷对公司经济效益的影响程度。（三）奖惩措施1.对在合同纠纷处理工作中表现突出，为公司挽回重大经济损失或维护公司合法权益的部门和个人，给予表彰和奖励。2.对因故意或重大过失导致合同纠纷发生，给公司造成经济损失或不良影响的部门和个人，依法依规追究责任，并视情节轻重给予相应的处罚。七、合同纠纷处理的档案管理（一）档案收集1.在合同纠纷处理过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、往来函件、调查记录、证据材料、法律文书等，均应及时收集整理。2.业务部门和法务部门应指定专人负责合同纠纷处理档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.对收集到的合同纠纷处理档案资料进行分类整理，按照时间顺序、重要程度等进行排列编号。2.将整理好的档案资料装订成册，编制档案目录，建立电子和纸质档案，确保档案资料便于查阅和保存。（三）档案保管与查阅1.合同纠纷处理档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，