部队集中采购内控制度

PAGE部队集中采购内控制度一、总则（一）目的为加强部队集中采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规和军队采购政策制度，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于部队各级机关、部队、院校及其他事业单位组织实施的集中采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和军队采购政策规定，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购活动应公平、公正对待所有参与供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受监督，保障各方知情权。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。5.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制约的机制，防止权力滥用。（四）定义与解释1.集中采购：指纳入集中采购目录以内或采购限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，由部队集中组织实施采购的活动。2.采购当事人：包括采购人、供应商和采购代理机构等。3.采购文件：包括采购预算、采购需求、招标文件、谈判文件、询价通知书等。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立部队集中采购领导小组，负责审定集中采购政策、制度、计划和重大采购项目决策等。领导小组由部队首长、相关业务部门负责人等组成。其职责包括：1.研究制定集中采购工作方针、政策和发展规划。2.审议集中采购制度、办法和操作规程。3.审定集中采购计划和采购预算。4.决策重大采购项目，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构设立集中采购机构，负责具体实施集中采购活动。集中采购机构应具备相应的采购专业能力和资质，其职责包括：1.编制集中采购计划和采购文件。2.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.对供应商进行资格审查和信用评价。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.整理、归档采购文件和相关资料。（三）采购监督机构成立采购监督小组，负责对集中采购活动进行全程监督。监督小组由纪检、审计、财务等部门人员组成。其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和军队采购政策制度。2.审查采购文件的合法性、合规性和公正性。3.监督采购程序的执行情况，纠正违规行为。4.受理对采购活动的投诉举报，进行调查处理。（四）采购人职责1.提出采购需求，编制采购预算。2.参与采购文件编制和采购活动组织。3.配合集中采购机构进行供应商资格审查和信用评价。4.负责采购项目的验收工作。5.对采购项目的质量、进度等负责。（五）供应商职责1.遵守国家法律法规和军队采购政策制度，诚实守信，履行采购合同。2.按照采购文件要求提供合格的货物、工程和服务。3.接受采购监督机构和采购人的监督检查。（六）采购代理机构职责1.接受采购人委托，依法依规组织采购活动。2.按照采购文件要求进行开标、评标、定标等工作。3.协助采购人签订采购合同，并负责合同的跟踪管理。4.向采购人提供采购活动相关报告和资料。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据事业发展需要和实际工作需求，科学合理编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循真实性、完整性、准确性和合理性原则，不得虚报、漏报或随意调整预算。3.采购预算应按照规定程序进行审核、审批，确保预算的严肃性。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。3.集中采购机构应加强对采购预算执行情况的监控，及时发现和纠正预算执行中的问题。（三）预算监督1.采购监督机构应加强对采购预算编制、执行情况的监督检查，确保预算合法合规使用。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算安排支付采购资金。四、采购需求管理（一）需求提出1.采购人应根据实际工作需要，准确、完整地提出采购需求。采购需求应明确采购项目的功能、性能、质量、服务等要求。2.采购需求应进行充分论证，广泛征求相关部门和人员的意见，确保需求的合理性和可行性。（二）需求审核1.集中采购机构应对采购人提出的采购需求进行审核，重点审核需求的合法性、合规性、完整性和明确性。2.对于重大采购项目的需求，应组织专家进行论证，确保需求科学合理。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，采购人应提出书面申请，说明变更理由和变更内容。2.集中采购机构应组织相关部门对需求变更进行审核，必要时重新组织采购活动。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购计划制定：集中采购机构根据采购需求和预算安排，制定采购计划，明确采购项目名称、采购方式、采购时间等内容。2.采购文件编制：集中采购机构根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。3.信息发布：采用公开招标、邀请招标方式采购的，应在军队采购网等指定媒体发布采购公告；采用竞争性谈判、询价、单一来源采购方式采购的，应在一定范围内发布采购信息。4.供应商报名与资格审查：供应商按照采购公告或采购信息要求报名，集中采购机构对供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。5.采购活动组织：集中采购机构按照采购文件要求组织采购活动，包括开标、评标、谈判、询价等。6.中标（成交）供应商确定：根据评审结果，确定中标（成交）供应商，并发布中标（成交）公告。7.合同签订与履行：采购人、中标（成交）供应商按照采购文件和中标（成交）结果签订采购合同，并按照合同约定履行各自义务。8.验收与付款：采购人负责组织采购项目的验收工作，验收合格后，按照合同约定支付采购资金。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照法律法规和军队采购政策制度规定签订，明确双方权利义务。2.采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同合法有效。（二）合同履行1.采购人、供应商应按照采购合同约定履行各自义务，确保合同顺利履行。2.集中采购机构应加强对采购合同履行情况的跟踪管理，及时协调解决合同履行中的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除应按照规定程序办理相关手续，确保合同变更或解除合法合规。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中发生纠纷的，双方应首先协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。七、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动中形成的采购文件、采购合同、供应商资料、评审报告、验收文件、付款凭证等各类文件资料。（二）档案整理1.集中采购机构应按照档案管理要求，对采购档案进行分类整理、编号装订。2.采购档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，确保档案安全。档案保管期限应按照国家和军队有关规定执行。2.采购档案应存放在专门的档案库房，配备必要的保管设备，防止档案损坏、丢失。（四）档案查阅与利用1.因工作需要查阅采购档案的，应履行审批手续，经批准后方可查阅。2.查阅采购档案应在指定地点进行，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案材料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督机构应定期对集中采购活动进行监督检查，重点检查采购程序执行情况。2.审计部门应加强对采购项目的审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金使用合法合规。（二）投诉举报处理1.设立采购投诉举报信箱和电话，接受对采购活动的投诉举报。2.采购监督机构应及时受理投诉举报，并按照规定程序进行调查处