学校装备采购内控制度

PAGE学校装备采购内控制度一、总则（一）目的为加强学校装备采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高资金使用效益，确保学校装备采购活动合法、合规、公开、公正、公平，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类教学设备、实验仪器、办公设备、后勤保障设备等装备的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正原则：采购决策应公正，维护学校和供应商的合法权益。5.效益原则：在保证装备质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校指定专门的部门（如后勤管理部门、教学设备管理部门等）作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，明确采购岗位职责，确保采购工作顺利进行。（三）采购相关部门职责1.需求部门：提出装备采购需求，负责对采购装备的技术参数、性能要求等进行审核和确认，参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。4.纪检监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校教学、科研、管理等工作需要，结合学校发展规划和财力状况，提出装备采购预算申请。2.采购执行部门对各需求部门的预算申请进行汇总、审核，会同财务部门编制学校年度装备采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后，将年度装备采购预算草案报学校决策机构批准。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。需求部门提出预算调整申请，经采购执行部门审核、财务部门复核后，报采购领导小组审议，由学校决策机构批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组报告预算执行情况。2.审计部门对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保预算的严格执行。四、采购计划管理（一）计划制定1.采购执行部门根据学校年度装备采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等。2.采购执行部门将年度采购计划报采购领导小组备案，并根据采购计划组织实施采购活动。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、学校工作调整等原因需要调整采购计划，采购执行部门应及时提出调整申请。2.调整申请经采购执行部门审核、财务部门复核后，报采购领导小组审议批准。采购执行部门根据批准的调整计划组织实施采购活动。（三）计划执行监督1.采购执行部门应定期对采购计划的执行情况进行检查，及时解决执行过程中出现的问题。2.财务部门对采购计划执行情况进行跟踪监督，确保采购资金按照计划使用。五、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.采购执行部门应按照规定的程序组织公开招标活动，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。3.开标、评标过程应严格按照招标文件规定的程序进行，确保公开、公平、公正。评标委员会应按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。4.采购执行部门根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的开标、评标等程序参照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的程序进行谈判，确定成交供应商。3.采购执行部门向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。论证通过后，报采购领导小组批准。3.采购执行部门与单一供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。六、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购装备的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购执行部门，采购执行部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。（二）采购审批1.采购执行部门将审核通过的采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，必要时可组织相关人员进行论证。2.采购申请表经采购领导小组审批通过后，采购执行部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购执行部门按照批准的采购方式和采购程序组织采购活动。如采用公开招标方式，应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作；如采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，应按照相应规定组织实施。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购执行部门应建立采购档案，对采购活动中的相关文件、资料进行整理、归档，包括采购申请表、采购审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等。（四）合同签订1.采购执行部门根据评标结果或谈判、询价结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购装备的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门审核，审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性，采购资金的支付方式、支付时间等。财务部门审核通过后，采购执行部门方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购装备到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.采购执行部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照合同约定的支付方式和支付时间，审核无误后支付采购款项。3.如采购装备验收不合格，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购预算超支、采购质量不达标、采购进度延迟、供应商违约等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.预算风险应对：加强采购预算管理，严格控制预算执行，避免预算超支。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购过程中的质量监督，要求供应商提供质量保证文件，对采购装备进行严格验收。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，必要时可追究供应商的违约责任。3.进度风险应对：合理安排采购时间，制定详细采购进度计划，加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购进度按时完成。如因供应商原因导致采购进度延迟，应按照合同约定追究供应商的违约责任。4.供应商违约风险应对：在选择供应商时，对供应商的信誉、资质、业绩等进行严格审查，要求供应商提供履约保证金或签订履约担保合同。如供应商出现违约行为，应按照合同约定追究供应商的违约责任，采取相应的补救措施，减少损失。（三）风险监控与预警1.采购执行部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购预算偏差率、采购质量合格率、采购进度延迟天数等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性。3.采购执行部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整