不动产完善内控制度

PAGE不动产完善内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强公司不动产管理，规范不动产相关业务流程，防范风险，确保公司不动产的安全、完整与有效利用，提高公司资产运营效率，保障公司的稳健发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有不动产资产，包括但不限于土地、房屋建筑物、在建工程、投资性房地产等。涉及公司内部各部门及与不动产相关的业务活动，均需遵循本制度规定。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保不动产管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖不动产管理的各个环节，包括资产购置、使用、维护、处置等，实现全过程管控。3.制衡性原则：明确各部门职责权限，建立相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在保证不动产管理有效性的前提下，合理控制管理成本，提高资产运营效益。5.风险导向原则：识别、评估和应对不动产管理过程中的各类风险，确保公司资产安全。二、管理机构与职责（一）不动产管理委员会1.组成人员：由公司高层管理人员、财务部门负责人、资产管理部门负责人等组成，公司总经理担任主任。2.职责审议制定公司不动产管理战略规划和重大政策。审批不动产购置、处置、抵押等重大事项。协调解决不动产管理过程中的重大问题。监督不动产管理制度的执行情况。（二）资产管理部门1.职责负责制定不动产管理制度和操作流程，并组织实施。建立不动产台账，详细记录资产的基本信息、变动情况等。定期对不动产进行清查盘点，确保账实相符。组织不动产的购置、建设、装修等项目的实施，负责项目的进度、质量和成本控制。负责不动产的日常维护和保养，及时处理资产的维修、改造等事项。收集、整理不动产相关资料，建立档案管理制度。参与不动产处置方案的制定和实施，负责资产转让、出租等交易的洽谈、合同签订等工作。对不动产使用情况进行监督检查，及时发现和纠正违规使用行为。（三）财务部门1.职责负责制定不动产财务管理制度，规范财务核算流程。参与不动产购置、处置等重大决策，提供财务分析和风险评估。负责不动产的财务核算，准确记录资产的价值变动、折旧摊销等情况。审核不动产相关费用支出，确保费用合规、合理。定期对不动产进行财务审计，监督资产运营效益。配合资产管理部门进行不动产清查盘点，提供财务数据支持。（四）使用部门1.职责负责本部门使用的不动产的日常管理和维护，确保资产正常使用。配合资产管理部门做好资产清查盘点工作，及时反馈资产使用情况。提出不动产维修、改造等需求，协助资产管理部门实施相关项目。遵守不动产使用规定，不得擅自改变资产用途或违规使用。三、不动产购置与建设（一）需求规划1.各部门根据业务发展需要，提前编制不动产购置或建设需求计划，详细说明需求的资产类型、数量、用途、预计金额等。2.需求计划提交资产管理部门进行初步审核，资产管理部门结合公司战略规划、资产状况等因素，对需求的合理性、必要性进行评估，并提出审核意见。3.经资产管理部门审核通过的需求计划，提交不动产管理委员会审议，审议通过后纳入公司年度预算。（二）预算管理1.财务部门根据审议通过的需求计划，编制不动产购置或建设预算，明确预算金额、资金来源、支付计划等。2.预算经公司董事会审批后严格执行，不得随意调整。如因特殊原因确需调整预算，需按照公司预算调整流程进行审批。3.财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中的问题。（三）采购与建设流程1.采购方式对于不动产购置，根据资产性质、金额大小等因素，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式。对于不动产建设项目，按照国家相关规定和公司内部流程，进行项目立项、设计、招标、施工、监理等工作。2.合同签订采购或建设项目确定中标单位或承包单位后，由资产管理部门牵头，会同财务部门等相关部门与对方签订合同。合同应明确双方的权利义务、资产规格、价格、付款方式、交付时间、质量标准、违约责任等条款，确保合同合法有效。3.项目实施资产管理部门负责项目的组织实施，协调各方关系，监督项目进度、质量和成本控制。财务部门按照合同约定支付款项，严格审核付款申请，确保资金安全。使用部门配合做好项目验收工作，提供使用需求反馈。（四）验收与入账1.不动产购置或建设项目完成后，可以由资产管理部门组织相关部门进行验收。验收内容包括资产的数量、质量、规格、性能等是否符合合同要求。2.验收合格后，资产管理部门及时办理资产入账手续，财务部门根据验收报告和相关凭证进行账务处理，确保资产准确入账。四、不动产使用与维护（一）使用管理1.资产管理部门根据公司实际情况，制定不动产使用分配方案，明确各部门的使用权限和范围。2.使用部门应按照规定的用途使用不动产，不得擅自改变资产用途。如需临时调整用途，需报资产管理部门审批。3.资产管理部门定期对不动产使用情况进行检查，发现违规使用行为及时制止并责令整改。（二）维护保养1.建立不动产维护保养制度，明确维护保养责任人和维护周期。2.使用部门负责日常的资产维护和保养工作，及时发现并报告资产故障或损坏情况。3.资产管理部门根据资产状况和使用部门的报告，制定维护保养计划，并组织实施。对于重大维修、改造项目，按照公司规定的流程进行审批和实施。4.财务部门负责审核维护保养费用支出，确保费用合理、合规。（三）安全管理1.加强不动产安全管理，制定安全管理制度和应急预案。2.各部门应落实安全责任，做好防火、防盗、防潮、防虫等安全防范工作。3.定期组织安全检查和隐患排查，及时消除安全隐患。发生安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时报告公司相关部门。五、不动产清查与盘点（一）清查盘点计划制定1.资产管理部门每年制定不动产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、方法、人员等。2.清查盘点计划应报不动产管理委员会审批后实施。（二）清查盘点实施1.成立清查盘点工作小组，由资产管理部门牵头，财务部门、使用部门等相关人员参与。2.清查盘点工作小组按照计划对不动产进行实地清查，核对资产的数量、规格、状态等，与不动产台账进行逐一核对。3.对于清查中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应详细记录并查明原因，提出处理意见。（三）清查盘点报告1.清查盘点工作结束后，资产管理部门撰写清查盘点报告，报告内容包括清查盘点的基本情况、发现的问题、处理意见等。2.清查盘点报告经财务部门审核后，提交不动产管理委员会审议。3.根据审议结果，对清查盘点中发现的问题进行整改，调整不动产台账和财务账目，确保账实相符。六、不动产处置（一）处置原则1.符合公司战略规划和资产优化配置的要求。2.遵循公开、公平、公正的原则，确保处置过程合法合规。3.实现资产价值最大化，避免资产损失。（二）处置方式1.转让：将不动产转让给其他单位或个人。2.出租：将不动产出租给承租人使用，获取租金收入。3.报废：对已无使用价值或无法修复的不动产进行报废处理。4.置换：与其他单位进行不动产置换，以满足公司业务发展需要。（三）处置审批1.资产管理部门根据公司实际情况，提出不动产处置建议，包括处置方式、处置价格、受让方或承租方等。2.处置建议提交不动产管理委员会审议，审议通过后按照公司规定的审批权限进行审批。3.重大不动产处置事项需报公司董事会或股东会批准。（四）处置实施1.经批准的处置事项，由资产管理部门组织实施。对于转让、出租等处置方式，按照相关法律法规和公司规定进行交易洽谈、合同签订等工作。2.财务部门负责处置款项的收取和账务处理，确保资金及时足额入账。3.处置完成后，资产管理部门及时办理资产核销手续，更新不动产台账。七、风险管理与监督（一）风险识别与评估1.建立不动产风险识别与评估机制，定期对不动产管理过程中的各类风险进行识别和评估。2.风险识别与评估的内容包括市场风险、政策风险、法律风险、运营风险、财务风险等。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）内部监督1.公司内部审计部门定期对不动产管理制度的执行情况进行审计监督，检查各部门职责履行情况、业务流程合规性等。2.审计部门出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。