医护用品采购内控制度

PAGE医护用品采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司医护用品采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、透明高效，保障医护用品质量，满足公司业务需求，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及医护用品采购的部门和人员，包括但不限于医疗科室、后勤保障部门等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：遵循公司内部的各项规章制度，规范采购流程，确保采购过程的公正性和透明度。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的医护用品符合医疗使用要求。4.成本效益原则：在保证医护用品质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.风险防控原则：对采购过程中的各个环节进行风险识别和评估，采取有效的风险防控措施，降低采购风险。二、采购流程（一）需求申请1.各使用部门根据实际业务需求，填写《医护用品采购申请表》，详细注明所需医护用品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于紧急需求，应在申请表中注明紧急情况说明，并采取特殊审批流程。（二）采购审批1.将《医护用品采购申请表》提交至采购部门。采购部门对申请表进行初步审核，检查信息的完整性和准确性。2.根据采购金额大小，按照公司的审批权限进行分级审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批。采购金额较大的，需提交至公司管理层审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、医疗器械注册证、产品质量认证、信誉状况等。建立供应商数据库，对合格供应商进行分类管理，并定期更新供应商信息。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。采用评分制对供应商进行量化评估，根据评估结果对供应商进行排名。对于排名靠后的供应商，采购部门应与其沟通，要求其改进不足，否则考虑淘汰。3.供应商选择根据采购需求和供应商评估结果，采购部门从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重要的医护用品采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程的公平竞争。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交至法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。法务部门审核通过后，采购部门方可与供应商签订正式合同。（五）采购执行与跟踪1.采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购的具体要求和交货时间。2.采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，及时了解生产进度、质量状况等信息。对于可能影响交货期的问题，应及时协调解决。3.在交货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。（六）验收1.成立验收小组，验收小组由使用部门、采购部门、质量控制部门等相关人员组成。2.验收小组根据合同要求和相关标准，对采购的医护用品进行逐一验收。验收内容包括产品的数量、规格、型号、质量、外观等。3.对于验收合格的医护用品，验收小组应出具验收报告，并签字确认。对于验收不合格的产品，验收小组应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商更换产品或采取其他补救措施。（七）付款1.采购部门根据验收报告和合同约定，填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括合同执行情况、发票开具情况、验收报告等。审核通过后，按照公司的财务制度进行付款。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购部门应在合同签订后及时办理预付款手续，并跟踪供应商的供货情况，确保预付款的安全使用。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺等风险，可能导致采购成本增加或无法按时获取所需医护用品。2.质量风险：供应商提供的医护用品质量不符合要求，可能影响医疗使用安全，给公司带来损失。3.供应商风险：供应商信誉不佳、经营状况恶化等，可能导致交货延迟、产品质量问题或无法继续合作。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，可能引发法律纠纷，给公司带来法律责任和经济损失。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分级管理，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险事项，应采取重点防控措施；对于中风险事项，应加强监控和管理；对于低风险事项，可适当关注。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式规避价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，拓宽采购渠道，降低供应短缺风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量保证文件，定期对供应商进行质量审计。在验收环节严格把关，增加抽检频次和检验项目，确保采购的医护用品质量符合要求。3.供应商风险应对加强对供应商的信用管理，定期评估供应商的信誉状况和经营状况，建立供应商信用档案。在合同中明确违约责任条款，对于供应商出现的违约行为，按照合同约定进行处理，降低供应商风险。4.法律风险应对采购部门和法务部门应密切关注法律法规的变化，确保采购活动符合最新法律法规要求。在合同签订前，由法务部门对合同进行严格审核，避免合同中的法律漏洞。加强对采购人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范能力。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立独立的审计部门，定期对医护用品采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应制定详细的审计计划和审计程序，采用抽样审计、专项审计等方式进行审计工作。对于审计发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。3.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。同时，采购部门应建立内部自查机制，定期对采购工作进行自我检查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，及时提供采购活动的相关资料和信息，确保采购活动合法合规。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，可邀请外部审计机构进行专项审计，提高采购活动的透明度和公信力。五、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应建立完善的采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、产品质量信息等。2.对收集到的采购信息进行分类整理，建立采购信息数据库，方便查询和使用。采购信息数据库应定期更新，确保信息的及时性和准确性。（二）采购数据分析与利用1.定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面的分析。通过数据分析，总结采购规律，发现采购过程中存在的问题和潜在风险