财务报销审批流程电子表单系统

财务报销审批流程通用电子表单系统使用指南一、适用业务场景本系统适用于企业内部各类常规费用的报销管理，涵盖员工因公开展业务产生的必要支出。具体包括但不限于：日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、市内交通）、业务招待费用（如客户接待餐费）、会议费用（如场地租赁、物料制作）及其他符合公司规定的经营性支出。系统支持多部门协同审批，适用于全职员工、项目负责人及授权经办人等角色，保证费用报销流程标准化、规范化。二、操作流程指引（一）申请人发起报销申请登录系统：申请人通过企业内部账号登录财务报销系统，进入“报销申请”模块。选择报销类型：根据实际费用类型选择对应报销类别（如“办公费用”“差旅费用”等），系统自动关联对应的报销规则及字段要求。填写基础信息：填写报销单号（系统自动）、申请日期、所属部门、申请人姓名（*）；填写费用归属项目（如涉及具体项目，需填写项目编号及名称）；填写报销事由（需简明描述费用发生背景、用途，如“XX项目前期调研差旅费”）。录入报销明细：逐条添加费用明细，包括费用发生日期、费用类别（如“交通费”“住宿费”）、金额（支持小数点后两位）、费用说明（如“北京-高铁二等座”“XX酒店标准间”）；若涉及多笔同类费用，可使用“批量添加”功能提高录入效率。附件材料：按要求费用相关凭证（如电子消费记录、行程单、合同扫描件等），保证图片清晰、信息完整；支持多文件，单次附件大小不超过10MB，格式为PDF/JPG/PNG。提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动流转至下一审批环节。（二）部门负责人审核接收审批任务：部门负责人*登录系统后，在“待办事项”中查看需审核的报销申请，显示申请人、报销金额、主要事由等关键信息。审核内容：核对报销事由是否符合部门业务需求及预算范围；检查费用明细是否真实、合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿是否符合公司规定的区域限额）；确认附件材料是否齐全、是否符合公司要求。审批操作：审核通过：“同意”，系统自动流转至财务部门；审核不通过：“驳回”，填写驳回原因（如“事由描述不清晰”“附件缺失”），申请将退回申请人修改。（三）财务部门复核接收复核任务：财务专员*登录系统，在“待办事项”中获取部门负责人已通过的报销申请，重点查看金额合规性及凭证规范性。复核内容：核对报销金额与附件记录是否一致（如消费总金额与明细汇总是否匹配）；检查费用是否符合会计准则及公司财务制度（如是否区分资本性支出与收益性支出）；验证附件是否符合税务及审计要求（如凭证抬头、金额、日期是否完整）。复核操作：复核通过：“通过”，系统自动流转至分管领导审批；复核不通过：“退回”，注明退回原因（如“金额计算错误”“凭证不符合规定”），可退回至申请人或部门负责人。（四）分管领导审批接收审批任务：分管领导*登录系统，查看金额较大或特定项目的报销申请（如单笔超过5000元或涉及重点项目支出）。审批内容：审核报销事项是否符合公司整体战略或年度预算规划；判断费用支出的必要性与合理性（如业务招待费是否与重要客户相关）。审批操作：审批通过：“同意”，系统报销编号，状态更新为“已审批”；审批不通过：“否决”，填写否决原因，申请终止流程，财务部门通知申请人。（五）结果反馈与财务支付状态通知：审批完成后，系统通过站内消息向申请人发送最终结果（通过/驳回），并显示报销编号及预计到账时间。财务支付：财务专员*根据审批通过的报销单，在3个工作日内完成资金支付，支付方式为工资卡转账或对公账户转账，支付状态实时更新至系统。凭证归档：财务部门将报销单及附件材料电子化归档，保存期限符合公司档案管理规定。三、表单结构设计模块字段名称填写要求基础信息报销单号系统自动，不可修改申请日期选择提交当天的日期申请人姓名填写申请人真实姓名（*）所属部门选择申请人所在部门费用归属项目涉及项目时填写，非必填报销事由简明描述费用用途，不少于10字报销明细费用发生日期精确到日，与附件凭证日期一致费用类别系统预设选项（如“办公费”“差旅费”“招待费”）金额（元）大小写一致，保留两位小数费用说明具体描述费用内容（如“XX会议场地租赁费”）附件材料附件名称自定义命名，需体现凭证类型（如“行程单_20231001”）附件文件PDF/JPG/PNG格式，单个文件不超过10MB审批意见栏部门审核意见部门负责人填写，通过/驳回及原因财务复核意见财务专员填写，通过/退回及原因分管领导审批意见分管领导填写，同意/否决及原因结果信息报销状态系统自动更新（待提交/审核中/已审批/已支付/已驳回）支付日期财务支付后自动四、使用规范与提示填写规范：报销事由需真实、清晰，避免模糊表述（如“办公费用”应具体为“采购XX部门A4纸50包”）；金额大小写必须一致，禁止涂改；费用发生日期需在费用实际产生后30日内，逾期需提交书面说明至部门负责人。附件要求：所有附件需为原始凭证的扫描件或照片，保证内容完整（如消费记录需包含商户名称、金额、日期）；若涉及多人共同费用（如团队餐费），需附上参与人员名单及费用分摊说明。时限要求：申请人需在费用产生后10个工作日内提交报销申请，避免跨月报销；各审批环节需在2个工作日内完成反馈，紧急事项可标注“加急”标识。常见问题处理：若附件失败，可检查文件大小或格式，更换网络后重新；报销被驳回后，申请人需根据驳回原因修改后重新提交，无需重复填写基础信息；如对审批流程有疑问，可联系财务部门*（系统内“帮助中心”提供咨询入