因病缺勤员工记录表填写规范

因病缺勤员工记录表填写规范员工因病缺勤涉及劳动权益保障与企业考勤管理的合规性，因病缺勤员工记录表作为考勤管理与医疗事实的重要凭证，其填写规范直接影响薪资核算、病假待遇落实及劳动纠纷风险防控。以下从填写原则、核心要素及特殊场景处理三方面，梳理专业填写要求，供企业管理者、HR及员工参考。一、填写原则：真实、完整、合规填写需以客观医疗事实为依据，杜绝虚假填报（如虚构病症、伪造证明）；信息维度需覆盖“请假事由-时段-证明-审核”全流程，确保逻辑闭环；同时需符合《劳动法》《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》等法规要求，保障员工医疗期权益与企业管理边界的平衡。二、核心要素填写规范（一）基础信息栏：精准匹配档案信息员工身份信息：姓名、部门、岗位、工号需与劳动合同/员工档案完全一致，避免因简称、错别字导致身份混淆（例如“张珊”误填为“张姗”，或工号“005”漏填为“5”）。考勤周期/日期：明确填写请假起始日与截止日（如“X年X月X日-X年X月X日”），若为单日请假，需标注时段（如“上午”“下午”）；跨自然月请假需分阶段标注，避免日期断层。（二）病症与医嘱记录：医疗事实为核心病症描述：需填写临床诊断名称（如“急性上呼吸道感染”“腰椎间盘突出症”），避免模糊表述（如“感冒”“腰疼”）；若为初诊待查，可注明“待查（症状：持续发热38.5℃伴咳嗽）”，后续凭确诊证明补充。医嘱要求：需记录医生明确的休息建议（如“卧床休息5天，避免久坐”“每日复诊，连续治疗7天”），若医嘱包含“必要时续假”，需同步标注“复诊后凭新医嘱调整”，为后续续假留依据。（三）证明材料附件：有效性与关联性必备材料：需附二级及以上公立医院（或企业指定医疗机构）的诊断证明（含医院公章、医生签字、诊断结论、建议休息时长）；若涉及住院，需补充出院小结或住院病历摘要。材料时效：诊断证明日期需与请假起始日逻辑关联（如请假起始日为周一，诊断证明日期应为上周六/周日或周一当日），避免“先请假后补证明”的时间矛盾。复印件规范：若提交复印件，需在表格“证明材料备注”栏标注“本复印件与原件一致，原件存放于XXX处”，并由员工签字确认。（四）请假时段与医疗期的匹配单次请假时长需与医嘱建议时长严格对应（如医嘱“休息3天”，请假时段不得填“5天”）；若因病情变化需续假，需在原请假截止日前提交新的诊断证明，并在表格“续假说明”栏注明“因病情未愈，遵医嘱续假X天，附新诊断证明”。医疗期累计计算：若员工短期内多次因病请假，需在表格“历史缺勤关联”栏简要备注“X年X月已累计病假3天，本次为第4次，累计时长需结合医疗期政策评估”（医疗期时长依员工工龄与企业工龄确定，需参考法规或企业制度）。三、特殊场景填写指引（一）突发疾病临时请假员工因急诊、突发不适临时请假（如凌晨突发急性肠胃炎），可先通过线上/电话报备，2个工作日内补填记录表；补填时需在“请假方式”栏注明“临时突发，事后补填”，并附急诊病历、诊断证明（需体现“急诊”标识或就诊时间为请假当日）。（二）长期病假与康复期管理若病假超15天（或企业规定的“长期病假”阈值），需在表格“病情进展”栏定期（如每两周）更新“症状改善情况”“复诊结论”，便于企业评估岗位适配性与医疗期剩余时长。康复期需复工的，需附“康复证明”（医生注明“可恢复工作，建议逐步增加工作量”等），并在表格“复工说明”栏填写复工日期、岗位调整建议（如“自X月X日复工，前3天每日工作4小时”）。（三）跨部门/项目员工的填写协同若员工同时参与多项目或跨部门协作，需在“所属部门/项目”栏注明“主部门：XX部；协作项目：XX项目”，避免考勤责任主体混淆；请假审批需由主部门与项目负责人共同确认（或在表格“审批意见”栏分栏签字）。四、审核与存档要求填写人责任：员工本人（或委托代理人）需在“填表人签字”栏确认信息真实，代理人需附“授权委托书”（注明“代XX填写因病缺勤记录表，对内容真实性负责”）。审核层级：部门负责人需核查“请假事由与证明的关联性”（如“诊断证明为‘膝关节扭伤’，请假时段为‘需卧床休息’，逻辑合理”）；HR需复核“医疗期合规性”“证明材料有效性”，并在“HR审核意见”栏标注“材料齐全，医疗期内”或“需补充XX材料”。存档管理：记录表需与诊断证明、病历等材料一并归档，按“年度-部门-员工姓名”分类存放，保存期限不低于3年（或依企业档案管理制度），便于劳动仲裁、审计等场景调取。结语规范填写因病缺勤员