工程资料管理承包协议书

工程资料管理承包协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX房地产开发集团有限公司。

甲方地址：XX省XX市XX区XX路XX号。

甲方法定代表人/负责人：张明。

甲方联系方式

甲方系一家依法注册成立的大型房地产开发企业，具备完善的资质和丰富的项目开发经验。为保障XX项目（以下简称“本项目”）的顺利实施，甲方需对项目开发过程中产生的各类工程资料进行全面、系统的管理。基于此，甲方经审慎评估，决定委托乙方提供工程资料管理服务，以确保障资料管理的专业性、规范性和高效性。本协议的签订旨在明确双方权利义务，确保工程资料管理工作的有序开展，为项目的合规运营奠定坚实基础。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX工程咨询管理有限公司。

乙方地址：XX省XX市XX区XX街XX号。

乙方法定代表人/负责人：李强。

乙方联系方式

乙方系一家专注于工程项目管理及咨询服务的专业机构，拥有国家认可的工程咨询甲级资质，并配备一支由资深工程师、资料管理专家及行政人员组成的专业团队。自成立以来，乙方已成功为多个大型房地产项目提供工程资料管理服务，积累了丰富的实践经验，建立了完善的资料管理流程和技术标准。鉴于甲方在本项目的特定需求，乙方经充分准备，愿意以专业能力协助甲方完成工程资料的管理工作。双方基于平等自愿、互利共赢的原则，经友好协商，达成本协议，以规范合作行为，保障服务质量。

协议简介：

本协议的签订背景源于甲方开发XX项目的实际需求。本项目位于XX市核心区域，总建筑面积约XX万平方米，涉及地基工程、主体结构、机电安装、装饰装修等多个施工阶段，预计工期为XX年。在此过程中，各类工程资料（包括但不限于设计文件、施工纸、验收报告、检测数据、会议纪要等）的收集、整理、归档及保管至关重要。若资料管理不当，不仅可能影响项目的合规性，还可能引发合同纠纷、安全隐患等风险。为此，甲方选择乙方作为工程资料管理承包方，由乙方负责本项目的全过程资料管理，包括资料收集、分类、数字化、安全存储及应急调阅等。乙方将依据国家相关法律法规及行业标准，结合甲方需求，制定科学的管理方案，确保资料的真实性、完整性、保密性及可追溯性。双方通过本协议的签订，明确合作前提：甲方需提供必要的协助与支持，保障乙方顺利履行职责；乙方需按照协议约定提供服务，并承担相应的法律责任。本协议的履行将直接关系到项目资料管理的成败，是保障项目顺利推进的关键环节。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲方委托乙方对XX项目工程资料进行全面、规范、高效的承包管理，确保所有工程资料在收集、整理、存储、利用和归档等环节符合国家法律法规、行业标准及甲方内部管理要求。具体范围包括但不限于：

1.本项目从设计阶段开始至竣工验收及保修期结束期间，所有与工程建设相关的纸质及电子工程资料的收集、分类、编目、数字化扫描、索引建立、安全存储、备份管理及日常维护；

2.乙方负责建立科学、系统的资料管理台账，确保资料的完整性、准确性、可追溯性，并按照甲方要求提供资料查询、借阅及复制服务；

3.乙方需配合甲方及监理、设计、施工等第三方单位，确保工程资料与工程进度同步形成、同步收集、同步管理；

4.乙方承担资料管理期间的信息安全责任，采取必要技术手段和物理措施，防止资料丢失、损毁或泄露；

5.竣工后，乙方负责将所有工程资料按照规定进行系统性归档，并向甲方移交完整的纸质及电子档案，提供符合档案管理要求的移交清单及说明。本协议范围覆盖项目资料管理的全过程，涉及所有类型的工程文件，包括但不限于施工设计、技术方案、纸变更、会议纪要、验收报告、检测记录、往来函件等，是保障项目合规运营及后期维保的重要基础。

第二条定义

1.“工程资料”指在本项目实施过程中形成的，能够反映工程建设活动真实情况的所有文件、纸、记录、数据及其他载体信息，包括但不限于设计文件、施工纸、技术规范、会议纪要、验收报告、检测证书、监理日志、变更签证单、竣工等纸质及电子文档；

2.“数字化扫描”指将纸质工程资料通过专业设备转换为电子像文件，并建立索引数据库，以便于电子化存储、检索和利用；

3.“资料管理台账”指乙方为记录工程资料的形成、收集、整理、归档等全过程而建立的系统性清单及状态跟踪表，包括资料编号、名称、形成日期、责任单位、存放位置等信息；

4.“保修期”指本项目竣工验收后，根据合同约定由施工单位承担工程质量保修的期限；

5.“第三方单位”指参与本项目的所有外部合作方，包括但不限于设计单位、施工单位、监理单位、检测机构及政府主管部门等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

（1）甲方有权对乙方的资料管理工作进行监督和指导，要求乙方定期提交资料管理报告，并参与关键环节的审核；

（2）甲方需向乙方提供项目相关背景资料及管理要求，包括但不限于项目总体规划、技术标准、资料归档规范等，并确保信息准确完整；

（3）甲方应指定专门对接人员，配合乙方开展资料收集、移交及日常核对工作，确保资料来源的及时性和合规性；

（4）甲方需为乙方提供必要的办公场所及设备支持（如需），包括但不限于存储空间、扫描设备使用权限等，相关费用由甲方承担；

（5）甲方应按照本协议约定支付乙方服务费用，逾期支付需承担违约责任；

（6）甲方需确保乙方接触到的项目资料仅用于本协议约定的目的，并监督资料的保密性执行情况。

2.乙方的权力与义务：

（1）乙方有权要求甲方提供必要的项目信息及配合资料移交，甲方应积极配合，不得设置不合理障碍；

（2）乙方需组建专业团队负责资料管理工作，配备至少X名持证资料管理人员，并建立岗位责任制；

（3）乙方需制定详细的资料管理方案，明确分类标准、存储要求、备份机制及应急响应流程，并报甲方备案；

（4）乙方承担资料收集的主动权，需定期（如每月/每季度）主动对接施工单位、监理单位等第三方，确保新资料及时归档；

（5）乙方需建立双备份机制，纸质资料存档于甲方指定地点，电子资料存储在符合安全标准的云服务器或本地服务器，并提供数据加密及访问权限控制；

（6）乙方有权要求甲方对查阅、复制等资料使用行为进行登记，并监督资料的合规利用；

（7）乙方需配合甲方完成政府主管部门的资料检查及审计工作，提供必要的证明文件及操作记录；

（8）乙方需建立资料数字化标准，确保扫描像清晰度不低于300dpi，元数据录入准确率不低于98%，并定期进行数据校验；

（9）乙方需对资料管理过程中知悉的商业秘密承担保密义务，协议终止后仍需履行保密责任5年；

（10）乙方需建立应急响应预案，如遇资料丢失、损坏等情况，需在24小时内启动补救措施，并承担直接损失赔偿责任（上限为合同总价的X%）；

（11）乙方需定期（如每半年）向甲方提交资料管理工作报告，内容包括资料收集完成率、档案完整性评估、系统运行情况等，并接受甲方绩效考核。

第四条价格与支付条件

1.本协议项下的工程资料管理承包服务费用总额为人民币XX元（大写：XX元整），该费用包含乙方提供本协议第一条约定范围内的全部服务费用，以及乙方为履行本协议所发生的人工成本、设备使用费、办公费用、税收等所有相关成本。

2.费用构成明细如下：资料收集与整理费占XX%，数字化扫描与存储费占XX%，日常维护与管理费占XX%，应急响应费占XX%（如发生实际支出需另行协商）。

3.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用。乙方应在收到甲方支付款项后5个工作日内提供等额合规发票。

4.支付时间节点：

（1）协议签订后XX日内，甲方支付合同总价的XX%作为预付款，即人民币XX元；

（2）项目资料管理中期验收合格后XX日内，甲方支付合同总价的XX%作为进度款，即人民币XX元；

（3）项目竣工验收及资料最终归档完成后XX日内，甲方支付合同总价的XX%作为尾款，即人民币XX元；

（4）如乙方需垫付因不可抗力导致的额外损失或经甲方书面确认的必要支出，应在发生XX日内提供票据，甲方应在收到票据后30日内报销。

5.甲方逾期支付款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX%向乙方支付违约金，逾期超过XX日的，乙方有权暂停服务或解除协议，并要求甲方支付已完成工作的费用及违约金。

6.支付货币为人民币，如需以外币支付，双方应协商确定汇率及结算方式。

第五条履行期限

1.本协议有效期自XX年XX月XX日起至XX年XX月XX日止，共计XX个月。协议期满前XX日，如双方无书面异议，本协议可自动续期XX年，续期条件由双方另行协商确定。

2.乙方服务起始时间：自甲方完成首次资料移交清单确认及乙方团队进场准备就绪之日起算。

3.乙方服务终止条件：

（1）协议自然到期且双方未续签；

（2）经双方书面协商一致解除协议；

（3）因不可抗力导致协议无法继续履行；

（4）乙方因甲方原因（如资料长期无法提供）导致服务无法开展。

4.关键时间节点：

（1）资料收集完成率应达到XX%以上，且关键资料（如竣工、验收报告）收集完毕时间不晚于项目竣工验收前XX日；

（2）数字化扫描工作应在资料收集稳定后XX日内完成，电子档案系统应于项目中期验收前投入使用；

（3）乙方需在项目竣工验收后XX日内完成全部资料的最终归档及移交准备工作，并甲方进行接收确认；

（4）保修期内，如因资料缺失或管理不当导致第三方索赔，乙方应在收到甲方通知后XX小时内启动应急响应，并承担直接赔偿责任。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按本协议第四条约定的期限和金额支付服务费用的，每逾期一日，应按应付未付金额的千分之X向乙方支付违约金，违约金总额不超过合同总价XX%。逾期超过XX日，乙方有权暂停服务，并在暂停服务后XX日内仍未支付的，乙方有权解除协议，甲方除支付已完成工作的费用及违约金外，还应承担乙方因此遭受的直接损失。

（2）甲方未按时提供必要协助（如资料移交延迟超过XX日、未指定对接人员等），导致乙方工作延误的，每延误一日，甲方应向乙方支付合同总价千分之X的延误补偿金，补偿金总额不超过合同总价XX%，且乙方有权要求甲方立即纠正，逾期未纠正的，乙方可解除协议并要求赔偿。

（3）甲方因保管不善导致乙方提供的已扫描电子资料损毁或丢失的，甲方应承担修复或重做费用，费用标准不低于合同总价XX%。如损失涉及第三方索赔，甲方应先行赔付，并有权向乙方追偿。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按本协议约定履行资料管理义务，导致资料缺失、损毁或无法满足合规要求的，乙方应承担直接赔偿责任。赔偿上限为合同总价的XX%，但甲方有权根据实际损失主张更高赔偿。具体情形包括：

-未能按进度要求完成关键资料的收集整理，如竣工、验收报告等逾期XX日未提交，每逾期一日，乙方应支付合同总价千分之X的违约金；

-数字化扫描质量不符合约定标准（如像清晰度低于300dpi、元数据录入错误率超过2%），经甲方指出后XX日内未纠正的，乙方应无条件重做，且该部分费用从服务费中扣除；

-因乙方原因导致资料被非法复制或泄露，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于甲方遭受的经济损失、第三方索赔及行政处罚，且甲方有权解除协议并要求乙方支付合同总价X倍的违约金。

（2）乙方擅自将协议项下的服务转包或分包的，甲方有权单方解除协议，并要求乙方支付合同总价X倍的违约金，且乙方应承担由此给甲方造成的全部损失。

（3）乙方在资料管理过程中存在重大过失（如将不同项目的资料混淆、重要文件遗失等），导致甲方无法通过政府审计或遭受行政处罚的，乙方应承担全部责任，包括但不限于罚款、赔偿等，且甲方有权要求乙方退还全部已支付服务费并支付合同总价X倍的违约金。

3.协商解决：违约方在收到守约方书面违约通知后XX日内未纠正或未提供有效补救措施的，守约方有权采取进一步措施（如委托第三方评估损失、解除协议等），违约金不足以弥补损失的，违约方应补足差额。

4.不可抗力免责：本协议双方因不可抗力（如战争、自然灾害等）导致无法履行义务的，根据不可抗力影响程度，部分或全部免除责任，但应在不可抗力发生后XX日内书面通知对方，并提供证明文件。不可抗力消除后，应立即恢复履行义务。因不可抗力造成的已发生费用仍需支付。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：

（1）地震、台风、洪水、海啸等自然灾害；

（2）战争、动乱、恐怖袭击等社会事件；

（3）政府行为，如法律法规变更、政策调整或行政强制措施；

（4）疫情或公共卫生事件导致政府实施的封锁、隔离等防控措施；

（5）网络攻击、系统故障等不可归责于任何一方技术原因。

2.通知义务：任何一方因不可抗力不能履行本协议全部或部分义务的，应在不可抗力发生后XX日内书面通知对方，说明不可抗力情况及其影响，并提供相关证明文件。通知内容包括但不限于不可抗力发生时间、持续时间、影响范围及预计恢复时间。

3.责任免除：

（1）因不可抗力导致本协议任何一方不能履行或不能完全履行的，根据不可抗力影响程度，部分或全部免除责任，但法律另有规定的除外；

（2）如不可抗力持续超过XX日，双方均有权书面协商解除本协议，已发生的服务费用按实际履行比例结算，多退少补；

（3）因不可抗力导致的资料损坏或丢失，双方各自承担本方过错责任，如损失属于共同风险，则按比例分摊。

4.协商恢复：不可抗力消除后，双方应协商确定是否继续履行本协议，及履行方式调整方案。如不可抗力导致协议目的无法实现，双方可协商变更协议或解除协议，并按实际损失承担赔偿责任。任何一方不得仅因不可抗力主张免责而不履行基本义务。

5.证明责任：主张不可抗力的一方应承担举证责任，需在XX日内提供权威机构出具的证据材料（如气象部门报告、政府公告等），否则视为非不可抗力事件。

第八条争议解决

1.争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于协议解释、权利义务履行、违约责任等，双方应首先通过友好协商解决。协商应指定专门联系人，在合理期限内（不超过XX日）就争议事项达成一致，并形成书面协议。

2.协商不成处理：如协商未能在XX日内解决争议，双方应提交XX仲裁委员会（地点：XX市）按照其仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，仲裁费用由败诉方承担，但双方另有约定的除外。

3.诉讼选择：除本协议明确约定仲裁外，任何一方均有权在协议签订地（XX市XX区）有管辖权的人民法院提起诉讼。如一方选择诉讼，另一方不得再以相同理由申请仲裁或诉讼，但已支付的仲裁费用不予退还。

4.证据规则：双方在争议解决过程中应遵守法律证据规则，提供的证据需真实有效，并按对方要求在XX日内提交。如一方逾期未提供，对方可视为该主张成立。

5.争议前置：任何一方在争议解决前，未经对方书面同意，不得擅自单方委托第三方评估、鉴定或采取财产保全措施，否则对方有权请求排除该行为效力并要求赔偿损失。双方同意在争议解决期间，继续履行协议项下的核心义务（如资料管理服务），以减少争议影响。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于专人递送、挂号信、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前XX日书面通知对方。通过电子邮件发送的，发出时视为送达；通过专人递送的，送达时视为送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方授权代表签署书面文件方能生效。口头约定或未按约定形式进行的变更，均不产生法律效力。

3.法律适用与管辖：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方因本协议产生的或与本协议有关的任何争议，适用本协议第八条约定的争议解决方式。

4.独立性：本协议各项条款为相互独立的部分，任何条款的无效或不可执行不影响其他条款的效力。双方应努力使本协议条款不相互冲突，如发生冲突，以书面形式优先约定的为准。

5.转让限制：未经对方事先书面同意，