公共活动场地使用记录及审核流程表单

一、适用范围本工具模板适用于各类企事业单位、学校、社区等组织内部公共活动场地的使用申请、审核及记录管理，涵盖会议、培训、文体活动、临时展览等场景，旨在规范场地使用流程，提高场地利用效率，保证活动有序开展。二、操作流程（一）申请发起申请人（或部门）根据活动需求，填写《公共活动场地使用申请表》（见模板表格），明确活动名称、时间、地点、人数、内容及所需设施设备等基本信息，并附活动方案（含安全预案，如涉及大型人员聚集或特殊设备使用）。填写完成后，提交至场地管理部门（如行政部、后勤处或社区服务中心）。（二）受理登记场地管理部门在收到申请后1个工作日内，对申请材料进行完整性检查：材料齐全则予以受理，并唯一申请编号；材料不齐则一次性告知需补充内容（如安全预案缺失、设备清单未明确等），申请人补齐后重新提交。受理结果通过内部系统或书面方式反馈给申请人。（三）多级审核场地管理部门审核：重点审核场地可用性（如计划时间是否与其他活动冲突、场地容量是否符合需求）、设施设备支持能力（如投影仪、桌椅等是否可满足活动要求），并在2个工作日内签署审核意见。安全管理部门审核（如涉及50人以上活动或特殊设备使用）：审核安全预案的可行性，包括消防通道、应急疏散措施、人员安全责任等，在2个工作日内签署意见。分管领导审批：根据活动规模（如跨部门活动、对外开放活动）或资源占用情况，由分管领导进行最终审批，1个工作日内完成。（四）场地安排审核通过后，场地管理部门向申请人发送《场地使用确认函》，明确具体使用时段、区域、设施设备清单及注意事项（如禁止携带易燃物品、保持场地清洁等）。如需收费（如场地租赁、设备使用费），同步告知缴费方式及期限。申请人确认无误后，签字回执并按要求完成缴费（如有）。（五）活动开展活动期间，申请人需遵守场地管理规定，合理使用设施设备，维护场地秩序。场地管理部门可进行不定期抽查，保证活动按申请内容开展，如发觉违规行为（如超时使用、擅自改变场地布局），有权终止活动并记录。（六）使用反馈活动结束后1个工作日内，申请人需填写《场地使用记录表》，反馈实际使用人数、场地设施完好情况、存在问题及改进建议，提交至场地管理部门。场地管理部门在收到反馈后2个工作日内完成场地检查，确认无损坏或异常后，关闭本次使用记录。三、表单模板公共活动场地使用申请表基本信息活动名称申请日期年月日计划使用时间自年月日时分至年月日时分使用场地（如：多功能厅、会议室A、社区活动中心等）预计参与人数人活动类型□会议□培训□文体活动□展览□其他_________申请人/部门联系人联系方式*（仅内部联系用，对外不公开）活动内容简述（包括主题、流程、主要环节等，可附页）所需设施设备□投影仪□音响□桌椅（套）□白板□其他_________安全预案（如涉及特殊设备或50人以上活动，需单独说明应急疏散措施、责任人等）申请人签字_______________部门负责人签字_______________场地审核意见栏审核环节审核意见审核人签字日期场地管理部门□同意□不同意（原因：_________________）*某某年月日安全管理部门□同意□不同意（原因：_________________）*某某年月日分管领导审批□同意□不同意（原因：_________________）*某某年月日场地使用记录表使用情况反馈实际使用时间自年月日时分至年月日时分实际参与人数人场地设施使用情况□正常□损坏（损坏说明：_________________）场地清洁情况□合格□不合格（问题说明：_________________）活动效果及问题改进建议申请人签字_______________场地管理部门检查人_______________检查日期年月日四、使用说明提前申请：为保证场地安排，建议申请人至少提前3-5个工作日提交申请，紧急情况（如临时会议）需提前1个工作日申请并说明原因。信息真实：申请人需保证填写信息真实准确，活动内容与申请一致，不得擅自变更场地用途、时间或规模。责任明确：活动期间，申请人需承担场地设施保护、人员安全及现场秩序维护责任，如因人为原因造成设施损坏，需照价赔偿。规范反馈：活动结束后务必及时提交使用记录，反馈场地及设施情况，便于管理部门持续优化场地管理。特殊规定：如使用场地举