行业合同审核及签订流程表

适用范围与应用场景本流程表适用于各类企业、组织在对外合作中涉及的合同审核与签订环节，包括但不限于服务采购、产品供应、项目外包、租赁协议、技术开发等商业场景。无论是长期战略合作框架协议，还是单次业务执行合同，均可通过标准化流程保证合同条款的合规性、严谨性，降低履约风险，保障双方权益。合同审核与签订全流程操作指南第一步：合同需求发起与初步对接责任主体：业务部门需求方操作说明：业务部门根据合作需求，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（服务内容、产品规格、项目范围等）、合作期限、预算金额及核心诉求（如付款方式、交付标准等）。填写《合同需求申请表》（见模板附件），附上合作方初步沟通记录、需求背景说明等材料，提交至法务部门及财务部门备案。与合作方进行初步接洽，确认合作意向，获取对方主体资格证明文件（如营业执照复印件、授权委托书等），并核实文件的真实性与有效性（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查验，避免直接要求提供敏感信息）。输出成果：《合同需求申请表》、合作方主体资格证明文件、初步沟通纪要。第二步：合同草案起草责任主体：业务部门（主导）、法务部门（协助）操作说明：业务部门根据需求及合作方反馈，参考公司标准合同模板，起草合同初稿，内容需包含以下核心条款：合同主体双方全称、法定代表人、地址、联系方式；合作标的、数量、质量标准、履行期限与地点；价款或报酬、支付方式与期限（如分期付款需明确节点）；双方权利义务、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围等）；保密条款、知识产权归属（如涉及）、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）；合同生效条件、变更与解除条款。法务部门对合同条款的合法性、逻辑性、风险点进行审核，重点核查是否存在显失公平条款、法律禁止性规定，以及违约责任是否对等、争议解决方式是否明确。输出成果：合同草案（含修订痕迹）、法务审核意见书。第三步：内部多部门联合审核责任主体：法务部（主审）、财务部、业务部、分管领导操作说明：法务审核：重点审查合同主体资格、条款合法性、法律风险（如不可抗力、免责条款是否完备）、争议解决方式是否符合公司规定。财务审核：核对价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度（如大额支付是否需分期）、发票类型（如增值税专用发票）及开票时间是否明确，评估资金风险。业务部门复核：确认合同内容是否完全覆盖合作需求，履行期限、交付标准等是否与业务实际匹配，避免因条款遗漏导致履约障碍。分管领导审批：综合各部门意见，对合同的整体可行性、成本效益及战略匹配度进行最终审批。输出成果：各部门审核意见表、审批通过的合同终稿。第四步：合同谈判与最终确认责任主体：业务部门（谈判主导）、法务部门（支持）、管理层（决策）操作说明：业务部门与合作方就合同条款进行谈判，重点沟通存在分歧的条款（如违约金比例、付款周期、保密范围等），形成谈判纪要。法务部门根据谈判结果，对合同文本进行最终修订，保证修改后的条款表述清晰、无歧义，且双方权利义务对等。重大合同（如金额超过XX万元或涉及核心业务）需提交公司管理层最终决策，确认合作方案与合同文本无误后，进入签署环节。输出成果：谈判纪要、双方确认的合同最终版本（纸质版+电子版）。第五步：合同签署与用印管理责任主体：行政部（用印管理）、法务部（监督）、签署人操作说明：保证合同文本为最终版本，双方各持正本（或按约定份数），且每份合同均加盖骑缝章（多页合同）。签署人需为法定代表人或其合法授权人（需提供授权委托书，明确授权范围），签署时需核对身份信息，保证签字与印章一致。行政部根据审批流程用印，用印后登记《合同用印登记表》，记录合同名称、编号、签署日期、份数、保管人等信息。输出成果：签署生效的合同正本、《合同用印登记表》。第六步：合同归档与履约跟踪责任主体：行政部（归档）、业务部（履约跟踪）、财务部（付款管理）操作说明：行政部将签署完成的合同正本统一归档，建立合同台账，记录合同编号、名称、签署方、期限、金额、关键条款摘要等信息，便于后续查询。业务部门负责合同履约跟踪，按约定节点督促合作方履行义务（如交付成果、提供服务），并留存履约证据（如验收单、沟通记录）。财务部根据合同约定付款条款，审核履约凭证后安排付款，保证资金支付与合同进度一致。输出成果：合同档案（纸质+电子）、合同台账、履约跟踪记录、付款凭证。合同审核签订流程表模板步骤编号流程环节责任部门/人操作说明完成时限输出文档备注1需求发起与初步对接业务部门需求方明确合作需求，收集对方主体资格文件，提交《合同需求申请表》需求提出后1-2个工作日《合同需求申请表》、主体证明文件需核实对方信息真实性2合同草案起草业务部门、法务部起草合同初稿，法务审核条款合法性需求确认后3-5个工作日合同草案、法务审核意见书参考标准合同模板3内部联合审核法务部、财务部、业务部、分管领导法务（合法性）、财务（资金风险）、业务（需求匹配度）、领导（决策）依次审核草案完成后2-3个工作日各部门审核意见表、审批通过终稿重大合同需增加管理层审批4合同谈判与确认业务部门、法务部、管理层与合作方谈判修订条款，管理层决策最终版本审核通过后3-5个工作日谈判纪要、合同最终版本谈判需留存书面记录5合同签署与用印行政部、签署人核核签署人身份，加盖骑缝章及公章，登记用印信息最终版本确认后1-2个工作日签署合同正本、《用印登记表》签署人需提供授权委托书6归档与履约跟踪行政部、业务部、财务部归档合同，建立台账，业务跟踪履约，财务按约付款签署后3个工作日内合同档案、台账、履约记录定期更新履约状态关键风险点与操作提示主体资格审核：合作方必须为合法存续的法人或组织，需查验营业执照、经营范围是否与合同内容匹配，避免与无资质主体签约（如涉及特殊行业，需提供相应许可证）。核心条款明确性：标的、数量、质量、价款、履行期限等关键条款需具体量化，避免使用“大约”“尽快”等模糊表述，防止履约时产生争议。法律合规性：法务审核需重点关注《民法典》《公司法》等法律法规对合同效力的要求，如格式条款需提示对方注意，避免因条款无效导致合同风险。签署权限管理：非法定代表人签署时，必须提供加盖公章的授权委托书，明确授权