企业行政工作处理流程手册办公用品管理到活动组织

企业行政事务处理流程手册一、日常办公物资管理规范（一）适用范围本规范适用于企业内部各部门办公用品、耗材的申领、采购、库存管理及领用全流程，涵盖纸张、笔、文件夹、办公设备配件等常规办公物资。（二）操作流程1.需求提报部门员工根据实际工作需要，填写《办公用品申领表》（表1），明确物品名称、规格型号、申领数量、用途及预计使用时间。申领需遵循“按需申领、避免浪费”原则，非紧急需求应于每周五17:00前提交至行政部，紧急需求可即时提交并注明“紧急”。2.审核与审批部门负责人*对申领需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部。行政主管*核对申领物品与部门配置标准（如新员工入职可申领基础办公用品，常规物资按月度消耗量控制），审批通过后进入采购或领用流程。3.采购与入库库存充足：直接从行政部仓库领用，仓库管理员更新《办公用品库存台账》（表2）。库存不足：行政部根据审批后的《办公用品申领表》制定采购计划，填写《采购申请单》（表3），注明供应商、单价、数量及预算，经财务部*审核后执行采购。物资到货后，行政部与仓库管理员共同验收，核对数量、质量及规格，无误后在《入库登记表》（表4）签字确认，同步更新库存台账。4.领用与发放员工凭审批通过的《办公用品申领表》至仓库领用，仓库管理员核对信息后发放，领用人签字确认。部门集中领用的由部门助理统一办理，分发至个人时做好记录。5.定期盘点行政部每月末组织一次库存盘点，核对台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》（表5），保证账实相符。对盘盈、盘亏情况分析原因，属于管理漏洞的及时整改，属于自然损耗的报行政主管*审批后处理。（三）常用表单表1：办公用品申领表申领部门申领人申领日期物品名称规格型号申领数量审核意见部门负责人*：日期：审批意见行政主管*：日期：表2：办公用品库存台账日期物品名称规格型号入库数量领用数量结存数量管理员表3：采购申请单申请部门申请人申请日期物品名称规格型号需求数量供应商报价供应商名称：单价：总价：报价日期：审核意见财务部*：日期：审批意见行政主管*：日期：表4：入库登记表入库日期物品名称规格型号数量供应商验收人经手人表5：月度库存盘点表盘点日期盘点人物品名称账面数量实际数量差异差异原因（四）管理要点严格执行“先入库、后领用”原则，杜绝未经审批的自行采购或领用。办公用品按类别分区存放，易燃、易潮物资需单独保管，保证存储安全。推行“绿色办公”，鼓励使用环保再生纸，减少一次性用品消耗，控制办公成本。紧急采购（如突发办公设备故障需立即更换配件）需经行政主管*口头审批后，24小时内补办书面手续。二、会议室预订与使用指南（一）适用场景适用于企业内部各部门、项目组及外部合作单位对企业各类会议室（普通会议室、视频会议室、大型培训室等）的预订、使用及后续管理。（二）操作流程1.会议室查询与预订预订人通过企业内部系统或行政部查询会议室实时使用状态（包括日期、时间段、容纳人数、设备配置）。确认可用后，填写《会议室预订申请表》（表6），注明预订部门、会议主题、时间、人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统）及特殊需求（如茶歇、摆放席卡）。提前至少2个工作日提交预订，紧急预订（如临时会议）需提前4小时联系行政部协调。2.审核与确认行政部核对会议室资源与预订需求，无冲突后确认预订，并在1小时内反馈结果；若冲突，与预订人协商调整时间或更换会议室。预订成功后，行政部提前1天发送会议室使用提醒至预订人及参会人员。3.使用前准备预订人或指定人员提前30分钟到达会议室，检查设备（投影仪、空调、灯光）是否正常运行，确认桌椅摆放、白板笔、纸巾等物资是否齐全。如需视频会议，提前测试网络及设备连接，保证与参会方沟通顺畅。4.会议期间管理与会人员需保持会议室安静，爱护设备设施，禁止吸烟、饮食（除特殊安排茶歇外）。预订人负责会议期间秩序维护，如遇设备故障，立即联系行政部处理（紧急联系方式：内线XXX）。5.会后整理会议结束后，预订人组织人员清理会场（垃圾入桶、桌椅复位、设备关闭），并在《会议室使用登记表》（表7）记录使用情况及设备状态。如发觉设备损坏或物品丢失，需立即向行政部报备，按企业相关规定处理。（三）常用表单表6：会议室预订申请表预订部门预订人联系方式预订日期会议主题会议时间人数会议室需求所需设备□投影仪□麦克风□视频会议系统□白板□其他：特殊需求□茶歇□席卡□鲜花□其他：审核意见行政部*：日期：表7：会议室使用登记表使用日期使用部门会议主题开始时间结束时间使用人设备使用情况□正常□故障（故障说明：）会场整理情况□合格□不合格（问题说明：）管理员签字日期：（四）注意事项会议室仅限与企业工作相关的会议使用，禁止用于私人活动或商业宣传。预订后如需变更或取消，需提前1个工作日告知行政部，否则将影响部门后续预订权限。大型会议（50人以上）需提前3个工作日提交专项方案，包含安保、消防等应急预案。视频会议室优先安排跨区域沟通需求，如遇设备调试问题，行政部需在30分钟内响应。三、员工差旅事务处理流程（一）适用范围适用于企业员工因公出差（含市内、国内、国际）的交通、住宿、补贴申请及报销管理，涵盖出差申请、审批、行程安排、费用结算等环节。（二）操作流程1.出差申请员工因公出差需提前填写《出差申请单》（表8），注明出差人、部门、出差事由、时间、地点、往返交通方式（需标注“高铁/飞机/汽车”）、预计费用（交通、住宿、补贴）及出差目标。市内出差（当天往返）需提前1天申请，跨城市出差需提前3天申请，国际出差需提前10天申请。2.审批与备案部门负责人*审核出差必要性及出差目标，签字后提交至行政部。行政部核对出差行程与部门工作计划一致性，审批通过后报备人力资源部；出差时间超过5天或涉及大额费用的（单次交通费用超5000元），需经分管领导审批。3.行程与资源安排员工凭审批通过的《出差申请单》至行政部办理差旅资源预订：交通：优先选择公共交通，高铁二等座、经济舱为标准；因紧急事务需乘坐飞机/高铁一等座的，需在申请单中注明理由并经分管领导*审批。住宿：行政部根据出差地标准（一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚）预订协议酒店，员工不得擅自提高标准。国际出差：需提前办理护照、签证等手续，行政部协助联系境外合作方接机、住宿安排。4.出差执行与记录员工出差期间需保持通讯畅通，每日简要汇报工作进展；如需变更行程，需提前向部门负责人*及行政部报备。出差结束后，员工需在3个工作日内整理出差票据（交通、住宿、餐饮等发票），粘贴在《差旅费用报销单》（表9）上，并注明出差事由及对应票据。5.费用报销员工填写《差旅费用报销单》，附《出差申请单》复印件及原始票据，经部门负责人*审核后提交至财务部。财务部核对票据真实性、合规性及费用标准，符合要求的在5个工作日内完成报销；不符合要求的退回员工补充说明。差旅补贴按企业标准发放（市内80元/天，国内120元/天，国际200元/天），出差天数含首日不含末日，不足24小时按1天计算。（三）常用表单表8：出差申请单出差人部门职位申请日期出差事由出差时间出差地点往返交通预计费用交通：住宿：补贴：总计：审核意见部门负责人*：日期：审批意见行政部*：日期：分管领导*：日期：表9：差旅费用报销单报销人部门出差日期报销日期出差地点出差事由申请单编号费用明细交通费用（票据张数：金额：）住宿费用（票据张数：金额：）补贴（天数：标准：金额：）其他费用（票据张数：金额：）报销总额审核意见部门负责人*：日期：审批意见财务部*：日期：（四）管理要点严格执行“先审批、后出差”原则，禁止未经批准的自行出差或超标准消费。差旅票据需为正规发票，抬头为企业全称，项目名称需与出差事由一致（如“交通费”“住宿费”），不得虚开、拆分发票。因个人原因延误行程或产生的额外费用（如改签费、升舱费）由员工自行承担。出差结束后5个工作日内未提交报销的，需向行政部说明原因，逾期超过15天的，不予报销。四、企业活动组织执行手册（一）适用范围适用于企业内部各类活动（如年会、培训、团建、节日庆祝、客户接待等）的策划、执行、反馈全流程，涵盖小型活动（20人以下）、中型活动（20-100人）、大型活动（100人以上）。（二）操作流程1.活动策划与立项需求提出：活动发起部门（如行政部、人力资源部、业务部）根据企业年度计划或实际需求，明确活动主题、目标（如团队建设、客户维护、文化宣传）、时间、规模及初步预算。方案制定：成立活动筹备小组（含策划组、执行组、后勤组、宣传组），制定《活动策划方案》（表10），详细说明活动流程、人员分工、物资清单、应急预案、宣传计划及预算明细。审批立项：方案提交至部门负责人审核，大型活动（100人以上）需经分管领导审批，审批通过后正式立项。2.资源协调与准备场地与物资：行政部根据活动规模预订场地（内部会议室/外部酒店/活动基地），协调设备（音响、投影仪、灯光、舞台），采购或租赁物资（如背景板、礼品、签到用品、餐饮）。人员与宣传：人力资源部协调内部讲师、主持人及参演人员；宣传组设计活动海报、邀请函、流程手册，通过企业内部系统、公众号等渠道发布活动通知。嘉宾与接待：如需外部嘉宾（客户、合作伙伴、行业专家），提前发送邀请函，确认行程并安排接送、住宿；重要嘉宾需指定专人对接，制定《嘉宾接待方案》（表11）。3.活动执行与监控现场布置：活动前1天完成场地布置（如桌椅摆放、设备调试、物料陈列），筹备组现场检查，保证符合方案要求。流程管控：活动当天，各小组按分工执行：策划组统筹全场进度，把控各环节时间节点；执行组负责签到、引导、互动环节组织，处理突发情况；后勤组保障物资供应、餐饮服务、医疗应急（配备急救箱）；宣传组拍摄照片、视频，实时记录活动亮点。应急处理：制定应急预案（如设备故障、人员突发疾病、恶劣天气），明确责任人及处理流程，保证活动安全有序。4.活动总结与反馈物资清点：活动结束后，后勤组清点剩余物资，登记入库或归还，整理费用票据。效果评估：筹备组收集活动反馈（通过《活动反馈表》（表12）调研参会人员意见），统计活动数据（如参与率、满意度、目标达成率），编制《活动总结报告》（表13），提交至行政部及分管领导*。资料归档：将活动方案、照片、视频、总结报告等资料整理归档，作为企业活动档案留存。（三）常用表单表10：活动策划方案活动名称活动主题活动时间活动地点主办部门参与人员活动目标预算总额活动流程时间环节内容负责人应急预案突发情况处理措施责任人表11：嘉宾接待方案嘉宾姓名单位职位联系方式到达时间交通方式接待安排接待人车辆住宿安排用餐安排行程对接表12：活动反馈表活动名称参与日期参与人部门评价维度非常满意满意一般活动主题与目标□□□□流程安排与时间控制□□□□场地与设备□□□□服务与后勤保障□□□□改进建议表13：活动总结报告活动名称活动时间参与人数目标达成情况费用明细场地：物资：餐饮：